У нас всегда много дел, ведь жизнь состоит из соперничающих за внимание требований. Мы решаем множество задач, принимаем множество решений, перезваниваем, завершаем проекты, начинаем новые. При этом ведем домашнее хозяйство и не теряем голову. Разве это не круто? Не это ли доказывает, что мы мастера многозадачности. Мы привыкли выполнять множество задач одновременно, но так ли это хорошо?
Когда в начале 60-х годов прошлого века создали первую операционную систему IBM, пользователей поразила возможность компьютера выполнять несколько функций одновременно. То есть процессор легко переключался с одной задачи на другую, постепенно доводя их все до логического завершения. Впечатлившись таким эффектом, многозадачность попробовали перенести в сферу человеческой деятельности. Тогда показалось, что умение выполнять несколько дел одновременно – это очень полезный навык, овладев которым можно кратно повысить эффективность в работе при этом сэкономив уйму времени.
В применении к человеческой деятельности многозадачность - миф, основанный на способности некоторых людей умело определять приоритеты и быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.
Невозможность сконцентрироваться на решении сложной задачи, требующей серьезного погружения. Что бы там ни писали ученые о безграничности человеческого мозга, чаще всего интеллектуальный ресурс как раз таки ограничен. А это значит, что для решения главной задачи придется «отключить» часть второстепенных.
Негативные последствия многозадачноcти:
При работе в многозадачном режиме время необходимое для завершения дел значительно возрастает.
По этой причине у многих людей в конце рабочего дня возникает чувство, когда они ощущают себя измотанным: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.
- Качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, качество работы снижается из-за очень высокой вероятноси допустить ошибку в каждой их задач, выполняемых параллельно.
- Многозадачный режим повышает уровень стресса. Повышенный уровень стресса актуален в последнее время в больших городах и больших офисах (open space, которые набирают моду у нас и от которых запад уже отказался или стремится это сделать). Даже если вы выполняете очень простые дела или решаете простые задачи, уровень стресса значительно возрастает.
- Поверхностная обработка информации. Когда много всего, то мозг скользит по верхушках, не вникая в суть процессов. Такой человек берет общее изо всех сфер, но ни в одной не является профи.
- Потеря способности сохранять сосредоточенность. Умение сосредоточиться на одном деле более пяти секунд - почти утраченный навык.
Преимущества многозадачности:
- При надлежащем планировании действительно можно эффективно решать несколько задач одновременно. То есть, выполняя дела, вы должны четко понимать, каких результатов должны достичь.
- Многозадачность помогает развить пластичность мышления и способность удержать в поле внимания несколько задач. Это неплохой тренажер для мозга.
- Способность делать несколько дел одновременно и делать это хорошо, помогает быстро реагировать на форс-мажорные обстоятельства, улучшает стратегическое мышление и видение ситуации. В некоторых нишах действительно полезно сразу охватить несколько направлений одновременно, проанализировать их перспективность и только потом принимать решения по каждому из них.
Интересные цифры
25 минут. Именно столько нужно нашему мозгу, чтобы полноценно включиться в прерванную задачу с тем же уровнем внимания, что и до отвлечения. Например, вы писали отчет, или формировали идею и вас кто-то прервал. Это может быть звонок, сообщение, или просто кто-то подошел. Тогда ваш мозг полностью восстановит работоспособность на том уровне, на каком работал до помехи, только через 25 минут. Если нас прерывают часто (чаще, чем раз в 25 минут), то мы не сможем глубоко вникнуть в свою тему. Мы не сможем закончить работу качественно потому что у нас постоянно не дорабатывается та мысль, о которой думаем.
В 40 % случаев человек после того, как прервался, начинает рассматривать тему, немного в другом ключе. И даже рекомендуется в середине рабочего дня специально делать несколько пауз. Это нужно чтобы переключать внимание и потом возвращаться к задаче уже с новыми силами.
Но эта цифра имеет еще и негативное последствие. Если часто прерывают, то мы не доводим до конца начатую мысль. В итоге, в современном обществе возникает синдром хронически незавершенных дел.
Только 4 процесса может одновременно выполнять мозг человека. Эту цифру нельзя увеличить ни долгими тренировками, ни специальными упражнениями. Например, чешется левая пятка и под ухом разговаривает о чем-то соседка. Еще есть переживания о том, что имеется конфликт в семье. Это уже три процесса. Соответственно, остается один процесс, который можно потратить на интеллектуальную деятельность для нужной задачи. Объем нашего внимания подобен компьютеру. Если перегружена оперативная память, то на компьютере медленно выполняются все процессы и возникают сбои.
Что все-таки делать?
Чтобы найти баланс между положительными и отрицательными аспектами многозадачности, люди могут предпринять несколько шагов. Один из подходов заключается в определении приоритетности задач и сосредоточении на самых важных из них. Это поможет избежать перегруженности и обеспечить максимальную эффективность выполнения задач.
Кроме того, люди могут постараться свести к минимуму отвлекающие факторы. Это может включать в себя отключение уведомлений на телефоне или электронной почте, работу в тихой обстановке или использование инструментов продуктивности, таких как приложения для отслеживания времени или таймеры, чтобы оставаться сосредоточенным.
Другой подход - делать перерывы и практиковать внимательность. Перерывы могут помочь людям восстановить силы и перефокусироваться, а практика осознанности, такая как медитация или глубокое дыхание, поможет снизить стресс и повысить концентрацию внимания.
Также важно, чтобы человек осознавал свои границы и не перегружал себя слишком большим количеством задач. Это может означать делегирование задач или отказ от дополнительных обязанностей, когда это необходимо.
Многозадачность можно использовать для тренировки пластичности мозга, однако в рабочей среде полезнее развивать навык последовательного выполнения дел.
Мнение экспертов
Наши бизнес-тренеры Владислав Злобин и Алина Терехова поделились своим опытом работы в многозадачном режиме
Владислав Злобин
Что делать, если вы вынуждены работать в режиме многозадачности?
Работа в режиме многозадачности для многих людей действительно может стать вызовом и потребовать хорошей организации и планирования. Что и как делать?
Расставить приоритеты. Запишите основные задачи и дела, которые станут приоритетными. Приоритетные задачи выполняйте в первую очередь, а затем переходите к менее важным. Важная задача - это такая, которую нужно выполнить обязательно. У важной задачи всегда определён срок выполнения: сегодня, завтра, во вторник на следующей неделе. Степень важности задачи легко оценить по последствиям - что будет, если я не сделаю это дело?
Создать расписание. Составьте расписание дел на каждый день, в котором есть время для каждой задачи. Важно реалистично распределять время между задачами и предусмотреть перерывы на отдых, чтобы предотвратить перегрузку и избегать срыва сроков. Крайне рекомендую группировать задачи по схожести. Например, в течение определённого времени только делать звонки, а потом только отвечать на письма. И не смешивать эти два разнородных дела!
Использовать современные инструменты. Установите и начните использовать приложения и инструментами для управления задачами, списками дел или календарями, чтобы организовать свою работу. Это может помочь вам видеть все свои обязанности и контролировать прогресс выполнения. Обязательно удаляйте выполненные задачи и переносите срок, если задача не выполнена. Так она не потеряется и будет "висеть" перед глазами.
Делегировать. При всякой возможности просите знакомых, коллег или команду о помощи с некоторыми задачами. Разделите ответственность, чтобы снизить нагрузку и сосредоточиться на более важных задачах.
Фокусироваться. В режиме многозадачности крайне желательно сохранять высокий уровень концентрации. Поэтому избегайте отвлекающих факторов: социальные сети, непрерывные уведомления, любителей поболтать, чтобы сосредоточиться на своих задачах. Рекомендую делить время на большую задачу на "кусочки". Например, по 20-30 минут. Но эти 20 минут вы ответственно занимаетесь только этой задачей.
Отдыхать. Давайте себе время для отдыха и перезарядки. Регулярно делайте короткие перерывы, чтобы расслабиться и восстановить концентрацию.
Быть гибким. Реалистично оценивайте свои возможности и легко меняйте приоритеты, если ситуация требует этого. Гибкость и адаптивность помогут эффективно реагировать на изменения внешних условий. А они всегда меняются! Проверьте себя на ригидность. Ригидность - главный враг гибкости и многозадачности. Тест на ригидность https://testometrika.com/personality-and-temper/test-for-rigidity/
Как многозадачность может навредить рабочему процессу?
У многозадачности есть несколько очевидных и не очень очевидных "вредных" сторон.
Во-первых, многозадачность вредит человеку, поскольку она противоестественна для нашего мозга. Мозг может решать только одну интеллектуальную задачу в один момент времени. Это не относится к чисто механическим навыкам - например, можно одновременно бежать по тропинке в парке и думать над предстоящей завтра презентацией. Но размышлять о презентации и одновременно говорить по телефону по важному вопросу не получится.
Во-вторых, многозадачность неизбежно приводит к снижению качества. Причём, во всём. Страдает качество выполняемой работы, не получается качественно отдохнуть. Не удаётся уделить внимание многим вопросам, особенно при общении с людьми. Слушать "в пол-уха", фоном - это как раз про минусы многозадачности, когда мы пытаемся одновременно написать письмо и выслушать кого-то. В большинстве случаев люди только поддакивают, но не улавливают смысла сказанного собеседником.
В-третьих, накапливается стресс и неудовлетворённость. И человек даже не понимает - откуда этот стресс, ведь нет никаких негативных событий, всё нормально. Ресурс нашей психики не безграничен. Какое-то время мы можем выдерживать перегрузку, но потом "ломаемся", как перенапряжённый механизм. Постоянная работа в режиме многозадачности - это именно такая перегрузка!
Алина Терехова
Почему мы вообще беремся за несколько дел одновременно? Почему мы вырабатываем у себя привычку хвататься за все сразу?
Причин, по которым мы работаем в режиме многозадачности, несколько.
Во-первых, это действительно большое количество задач и вообще разных дел, связанное с лавинообразным увеличением объёма информации. Мы больше знаем, нам хочется узнать и успеть всё больше, а время в сутках ограничено. На "помощь" приходит возможность делать несколько дел одновременно: вести автомобиль и смотреть новое интервью, бегать и слушать полезный подкаст... (список можете продолжить сами).
Во-вторых, это неумение планировать. Нам кажется, что пресловутые техники тайм-менеджмента в современном мире не работают, потому что "теперь ничего нельзя планировать". В какой-то момент мы все оказались в ситуации, когда хорошо, если утренние планы на вечер сумели сбыться, но с течением времени адаптировались. Да, планирование стало более сложным, но и в тайм-менеджменте один из принципов - "гибкость". Техник планирования много, надо подобрать ту, которая поможем именно вам.
Список можно долго продолжать. И всё же главной причиной, по которой мы хватаемся за всё и сразу, я бы выделила то, что нам это нравится. Иначе, мы бы так не жили.
Какие чувства испытывает человек в условиях многозадачности?
С одной стороны - ощущение азарта, высокой производительности, чувства незаменимости - "кто, если не я?".
С другой стороны - часто появляется чувство опустошённости и бессмысленности действий, т.к. в большом потоке задач мы забываем фиксировать результаты этих задач. И получается, что изо дня в день в нашем ежедневнике или календаре одинаково большое количество дел.
На тренинге по многозадачности мы с участниками всегда учимся не только планировать, приоритизировать и управлять вниманием, но и обязательно визуально фиксировать результаты своих действий. Этот нехитрый приём позволяет поддерживать высокую мотивацию в большом потоке задач, как на работе, так и в личной жизни.
Заключение
Многозадачности не существует. Мы не можем одновременно выполнять задачи, требующие умственных усилий, и вынуждены постоянно переключаться между ними. Тут-то и возникает иллюзия, что мы делаем их параллельно. Но из-за очень быстрого переключения между несколькими задачами кажется, что выполнение осуществляется одновременно. На самом деле, мы тратим огромные ресурсы на переключения между задачами.
Проблема многозадачности кроется в том, что многозадачность стала своеобразным элементом современной культуры и спокойно принимается людьми как норма. В настоящее время принято считать, что чем больше одновременных задач вы решаете - тем более продуктивными вы выглядите в своих глазах и глазах окружающих вас людей и коллег.
Многозадачность - режим, в котором далеко не все люди способны эффективно работать без потери результата и вреда для своего мозга. Если вы по каким-либо причинам не можете отказаться от многозадачности минимизируйте вред от работы в таком режиме. Однако, если вы все-таки хотите достигать высоких результатов и выполнять задачи максимально эффективно, постарайтесь отказаться от многозадачности в своей жизни и работе и решайте дела последовательно.