Из Компании увольняется один-единственный сотрудник, и бизнес погружается в хаос: пропадают документы, теряются контакты Клиентов, некому передать приоритетные задачи… Знакомая ситуация?
Незаменимых работников быть не должно! Как избежать подобных ситуаций, расскажет опытнейший эксперт — генеральный директор OCC Group Скулина Елена Юрьевна.
Ситуация, в которой после ухода ключевого сотрудника рушатся львиная доля бизнес-процессов, встречается часто. Эта проблема может возникнуть как в небольшой Компании со штатом 5-10 человек, так и в крупной Корпорации.
Основных причин две:
- отсутствие высококвалифицированных кадров на замену;
- слабая организация внутренних процессов, когда важные задачи ставятся устно, а ценные данные фиксируются чуть ли не вручную в блокноте.
Как быть с кадрами?
Чтобы избежать «замыкания» бизнеса на 1-2 сотрудниках, важно организовать четкую иерархию в штате.
У любого руководителя среднего звена должен быть заместитель, обладающий аналогичными навыками и опытом.
В случае форс-мажора ему будет достаточно ознакомиться с должностными инструкциями и включиться в новые процессы. И спустя несколько дней отдел или Компания смогут функционировать в относительно штатном режиме.
Что делать, если сотрудников с релевантным опытом и навыками на роль заместителя просто нет?
Уделить больше внимание обучению персонала на ранних этапах. В большинстве случаев наставничество в организациях сводится к тому, что новичку кратко объясняют, что делать и показывают, к кому обратиться с вопросами. Так вы никогда не получите сильного спеца — если, конечно, перед вами не самородок со сверхъестественным талантом к самообучению.
Разработайте инструкции, выстройте и визуализируйте схемы рабочего дня, проработайте процесс постановки задач, и так вы сможете постепенно превратить вчерашнего соискателя в надежного и компетентного члена команды. В кризисной ситуации это сыграет вам на руку.
Как сделать процессы более сильными?
Даже слаженная команда не сможет эффективно работать, если задачи ставятся устно, важные данные зафиксированы где попало, а чтобы выяснить нужную информацию, приходится бегать за другими сотрудниками и спрашивать.
В идеале абсолютно все процессы Компании должны быть интегрированы в единую автоматическую систему. Таким образом рядовые работники смогут оперативно узнавать все, что им нужно, руководители — ставить четкие задачи и получать подробные отчеты об их выполнении, собственники — полностью контролировать свой бизнес и принимать стратегические решения, не отвлекаясь на рутину.
Выводы
Автоматизация бизнеса, включающая процесс обучения и адаптации новых сотрудников — залог того, что дела Компании не пойдут прахом при уходе ключевых специалистов. Мы не раз проверяли это на практике: сначала на примере OCC Group, после — реализуя услугу «автоматизация бизнес-процессов» для наших Клиентов. И можем с уверенностью сказать, что это действительно работает.