Правовые риски КЭДО. Как в суде доказать правоту работодателя при конфликте с работником?

Плюньте в лицо тому, кто вам расскажет, что в КЭДО нет таких рисков. Вот насколько они больше или меньше по сравнению с бумажными документами - это второй вопрос. Такие правовые риски точно есть и они в какой-то части те же самые, что и при применении бумажного документооборота, но в определенной части специфические и очень важно их учитывать!

Трудовые конфликты с работниками есть и будут. Применяете вы КЭДО или не применяете – никак не влияет на это. Вопрос только в том, как компания, применяющая КЭДО будет предоставлять в суд «документальные доказательства»?

С самими документами, особой проблемы нет, если эти документы фактически есть.
Они могут быть представлены:
• на флеш-носителе,
• в виде распечатанных и заверенных копий,
• в оригинале, предоставлены в порядке, установленном судом (если запросят именно оригиналы, например, для технической экспертизы).

С чем возникают проблемы в суде при наличии КЭДО?
1. С тем, что прописано в самих документах. Но это проблема есть и с бумажными документами.
2. С тем, что работник подписал документ. Таких проблем не возникает с УКЭП, но они возникают не только с ПЭП, но и с УНЭП, который формируется в информационной системе работодателя.
3. Со сроками подписания документов. Тут с электронными документами в одних спорах бывает проще, в других сложнее, все зависит от сути спора и что именно доказывает работодатель.

Дополнительно нужно будет доказывать:
1. Соблюдение процедуры внедрения КЭДО по ст. 22.2. ТК РФ,
2. Использование только тех электронных подписей, которые установлены для работника и работодателя в ст. 22.3. ТК РФ (если для определенного кадрового документа такие требования есть),
3. Обеспечение возможности доказать отправку, получение работником конкретного документа.

Конечно, рассмотрение трудового спора в суде при применении в компании КЭДО сложнее, чем при наличии бумажного документооборота, часто требуются дополнительные доказательства по процедуре, технические экспертизы и др.
Но и с бумажными документами такие проблемы тоже есть. Работник также может утверждать, что несмотря на наличие подписи на документе, это не его подпись, или он поставил ее не в те сроки, что утверждает работодатель и т.д.

А самые главные проблемы в судебной практике, которые сейчас набирают все большие и большие обороты:
1. это доказывание наличия ВОЛИ работника на конкретные действия,
2. доказывание того, что его действия, в том числе подпись, в том числе под электронным документом, является ВЫРАЖЕНИЕМ ЕГО ВОЛИ.
• Что на работника не оказывалось давление.
• Что его не ввели в заблуждение.
• Что он отдавал себе отчет в правовых последствиях его действий.

Недостаточно прописать в локальных актах каких-то общих фраз, что работник должен заходить раз в день в личный кабинет и открывать там документы, и если он открыл, но не подписал, то это значит, что он подписал и др.

При отсутствии трудовых конфликтов такое содержание ЛНА имеет место на существование, но при возникновении любого трудового спора это все выйдет боком для работодателя.
При внедрении КЭДО недостаточно сделать формальные локальные акты.
Порядок информирования, разъяснения, прописания прав и обязанностей, правовых последствий будет иметь ВАЖНЕЙШЕЕ значение при любом конфликте.

А самое главное, что будет иметь значение – НАСКОЛЬКО ДЛЯ РАБОТНИКА ПРИМЕНЯЕМОЕ КЭДО В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БЫЛО ПОНЯТНО И ОСОЗНАВАЛ ЛИ РАБОТНИК ПОСЛЕДСТВИЯ СВОИХ ДЕЙСТВИЙ.
И это придется доказывать!