Сложно представить себе современную компанию, в которой нет отчетов, системы учета движения товаров или аналитики. Такие массивы данных удобно обрабатывать в таблицах. А чтобы этот процесс был максимально эффективным, стоит знать несколько полезных лайфхаков.
Сразу отметим, что инструкции написаны для пользователей ОС Windows. Если вы пользуетесь macOS, вместо клавиши Ctrl нужно нажимать Cmd (command).
Поехали!
Окно быстрых действий
Представьте, что вы заполнили таблицу продаж за месяц и теперь хотите визуализировать показатели. Выделите диапазон данных и нажмите сочетание клавиш Ctrl + /. Откроется окно быстрых действий и строка поиска. Например, вы можете ввести слово «диаграмма» и выбрать, какой именно вид графика вам необходим. Там же можно задать область печати и быстро найти другие популярные функции.
Подстрочные и надстрочные знаки
Если вы работаете с такими параметрами, как площадь и объем, вам регулярно требуется проставлять степени: км², м³. Чтобы вставить эти и другие знаки над основным текстом, нажмите сочетание клавиш Ctrl + Shift + =. Если нужно вставить подстрочный знак (например, в формуле H₂O), нажмите Ctrl + =.
Шаблоны файлов
Допустим, вы регулярно составляете отчеты по одной и той же принятой в компании структуре. Чтобы не копировать готовый документ и не редактировать его содержимое, можно один раз создать шаблон. Заполните таблицу необходимыми данными, которые не должны меняться, и настройте формулы. Затем выберите в меню «Сохранить шаблон». В следующий раз вы просто создадите файл через пункт «Создать по шаблону».
Замена формулы на ее результат
Формулы облегчают работу. Но составление формул иногда само по себе представляет сложную задачу. Для удобства можно преобразовать сложную формулу, введенную в ячейку, или ее часть на вычисленное значение. Для этого выделите нужную часть формулы и нажмите клавишу F9. Теперь создавать составную функцию будет проще.
Имена в формулах и функциях
Ячейкам и диапазонам можно давать имена. Например, «продажи», чтобы не писать каждый раз D2; D20. Для этого выделите необходимые ячейки, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Задать имя».
Оформление гиперссылок в виде текста
URL далеко не всегда выглядит аккуратно. Чтобы отображать ссылку словами, поставьте курсор в нужную ячейку, а затем кликнете по символу ссылки в верхнем меню или нажмите сочетание клавиш Ctrl + K. В открывшемся меню введите адрес и название, которое будет отображаться в ячейке.
Межсимвольный интервал
Так называется расстояние между символами в тексте. Этот интервал может быть уплотненным, обычным или разреженным. Чтобы его изменить, выберите пункт командного меню Формат > Шрифты > Межсимвольный интервал.
Надеемся, эти советы помогут вам в ежедневной работе!
***
Больше полезных материалов о функциях в табличном приложении МойОфис ищите на нашем канале.
А скачать приложения МойОфис можно здесь. Это бесплатно, быстро и не требует регистрации.