На что обратить внимание и как подойти к выбору программного продукта 1С для автоматизации управленческого учета.
Задачи управленческого учета
Каждая компания сталкивается с необходимостью регулярного мониторинга финансового состояния для оперативного принятия управленческих решений.
До определенного момента анализировать финансы можно в электронных таблицах или даже на бумаге. Но когда масштаб бизнеса увеличивается и появляются новые направления деятельности, простые способы ведения учета оказываются сложными: занимают много времени и увеличивают вероятность ошибок. Здесь и возникает потребность в автоматизации.
Автоматизация управленческого учета решает задачи:
- Оценка рентабельности бизнеса
- Оценка эффективности новых направлений
- Оценка капиталовложений и долгосрочных инвестиций
- Планирование финансирование всех затрат с учетом условий оплаты, наличия задолженностей и т.п.
- Обоснование потребностей в привлечении кредитных средств
- Контроль финансовых показателей, отслеживание их изменений
- Формирование управленческих отчетов
- Контроль деятельности дочерних организаций
- Консолидация управленческой отчетности
Критерии выбора программы для управленческого учета
Исходя из нашего опыта, мы рекомендуем ориентироваться на следующие критерии выбора программы для управленческого учета.
Функциональные критерии – вытекают из задач компании:
- Необходимость строить отчеты для оценки финансового состояния компании: Бюджет доходов и расходов (БДР), Бюджет движения денежных средств (БДДС), Бюджет по балансовому листу (ББЛ).
- Выбор финансовых показателей деятельности для анализа. В перечисленных выше отчетах можно отслеживать различные показатели и делать выводы о финансовой устойчивости компании.
- Решение дополнительных задач финансовой службы.
Архитектурные критерии – вытекают из особенностей построения учета в компании:
- Структура компании
Важно понимать, кто попадает в периметр подготовки бюджета. Для этого бюджетный процесс должен быть описан. Как готовится бюджет в вашей компании: снизу-вверх или сверху-вниз, какие сотрудники задействованы в подготовке бюджетов и мастер-бюджета? От этих данных может зависеть выбор программного продукта.
- Используемые системы автоматизации
Скорее всего, учетные системы в компании уже есть. Например, 1С:Бухгалтерия, какие-то управленческие системы или системы оперативного учета. Эту информацию необходимо собрать для грамотного построения бюджетной модели. Статьи бюджетной модели зависят от аналитик, а получить факт по аналитикам мы можем, в том числе, из уже используемых в компании систем. Также это пригодится для понимания, какие аналитики у вас уже есть, а каких не хватает.
- Определение нужных вам аналитик для получения финансовой отчетности.
Программы для управленческого учета
Когда встает вопрос об автоматизации управленческого учета на платформе 1С:Предприятие, мы можем довольно быстро найти такие системы:
- 1С:Управление холдингом
- 1С:ERP. Управление холдингом
- 1С:ERP. Управление предприятием
- 1С:Комплексная автоматизация
- Финансы 360° и другие специализированные решения
Какой же продукт выбрать? Самый простой на первый взгляд критерий выбора – цена.
Но мы не рекомендуем при выборе продукта ориентироваться на цену: это очень непоказательный критерий. Во-первых, стоимость проекта внедрения будет отличаться, во-вторых, цена не отражает функционал.
Рассмотрим ключевые возможности перечисленных программных продуктов 1С.
Система "1С:Управление холдингом"
"1С:Управление холдингом" – это большая система бухгалтерского и финансового учета.
Подойдет, если ваша компания территориально распределена, а финансовый учет должен решать следующие задачи:
- Получение БДР, БДДС и БЛЛ.
- Централизованное финансовое управление для оценки деятельности всей компании
- Централизованное казначейство, если компания хочет каждый платеж контролировать, согласовывать и вести в разрезе БДДС
- Централизованная закупка для их укрупнения, в результате чего можно получить более выгодные цены или сэкономить на логистике
- Подготовка операционных бюджетов на местах, их централизация и согласование в центре
- Подготовка консолидированной отчетности
- Управление инвестиционными проектами
- Ведение учета по МСФО
- Налоговый мониторинг
- Корпоративные налоги
Система "1С:ERP. Управление холдингом"
Если у вас все те же самые задачи, что описаны выше, но при этом вы понимаете, что вам необходима автоматизация оперативного учета – производство, торговля и т.д., то тогда имеет смысл рассматривать "1С:ERP. Управление холдингом".
Решает такие задачи:
- БДР, БДДС и ББЛ
- Централизованное финансовое управление
- Централизованное казначейство
- Централизованная закупка
- Подготовка операционных бюджетов на местах, их централизация и согласование в центре
- Подготовка консолидированной отчетности
- Управление инвестиционными проектами
- МСФО
- Налоговый мониторинг
- Корпоративные налоги
- Автоматизация оперативной работы компании
Система "1С:ERP. Управление предприятием"
"1С:ERP. Управление предприятием" подходит локальным компаниям или компаниям без централизованного управления. Также позволяет получать стандартные финансовые отчеты. Может автоматизировать МСФО и необходимые задачи оперативного контура, в том числе производственные процессы (заказы на производство, планирование производства и т.д.).
Решает такие задачи:
- БДР, БДДС и ББЛ
- Автоматизация оперативной работы компании
- МСФО
- Автоматизация производства
Система "1С:Комплексная автоматизация"
Если же у вашей локальной компании нет производства и МСФО, то вам может подойти "1С:Комплексная автоматизация".
Решает такие задачи:
- БДР, БДДС и ББЛ
- Автоматизация оперативной работы компании
Финансы 360°
Ещё один вариант – система бюджетирования Финансы 360°. Особенность этого продукта в том, что он может выступать самостоятельным решением для финансового учета, а может быть встроен в вашу систему оперативного учета.
Продукт подойдет тем компаниям, которые хотят управлять финансами и уже ведут оперативный учет в "1С:Управление торговлей" или "1С:Управление нашей фирмой". В случае, если по ряду других критериев переход на "1С:Комплексная автоматизация" или "1С:ERP Управление предприятием" не планируется, компания может внедрить и использовать Финансы 360°, чтобы расширить функционал привычных систем.
Для территориально-распределенных компаний решение Финансы 360° тоже подойдёт. Например, если ведется учет в нескольких организациях/юридических лицах, а финансами необходимо управлять консолидировано. Скорее всего в каждой организации есть "1С:Бухгалтерия 8", которую можно использовать совместно с решением Финансы 360°.
Финансы 360° можно встроить в специализированное отраслевое решение и даже самописные конфигурации.
Продукт решает такие задачи:
- БДР, БДДС и ББЛ
- Встраивается в "1С:Управление торговлей", "1С:Управление нашей фирмой"
- Работает с одной или несколькими базами "1С:Бухгалтерия 8"
- Используется даже в специализированных решениях
Выводы и рекомендации
- Все перечисленные системы умеют строить необходимые отчеты.
- Во всех системах есть казначейство. Отметим, что казначейство – отличный способ начать автоматизацию финансового учета. Если к бюджетам подступиться достаточно сложно, то казначейство, как правило, нужно и понятно всем, а запустить его можно в короткие сроки.
- Бюджетный процесс позволяет нам настроить процесс подготовки бюджета таким образом, чтобы каждый пользователь знал, в какое время какую форму бюджета он должен заполнить и с кем ее согласовать.
- Задачи по подготовке форм бюджета, согласованию, дальнейшему объединению и номинации – все они прописываются в бюджетном процессе. Бюджетный процесс поддерживается всеми названными системами, кроме "1С:Комплексная автоматизация" – это её основное отличие в части бюджетирования от "1С:ERP Управление предприятием".
- Системы "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:ERP Управление предприятием" используют для финансового учета данные, которые есть внутри конфигураций, поэтому консолидировать показатели для отчетности они не могут.
Данные критерии, конечно, субъективны, и с их выбором можно поспорить.
Например, у компании есть два завода и офис. На каждом заводе стоит "1С:ERP Управление предприятием", в системах происходит оперативное управление производством. В офисе же ведется только централизованное финансовое управление.
В таком случае у нас есть разные варианты для автоматизации: мы можем использовать для централизации "1С:Управление холдингом", "Финансы 360", а можем взять третью базу "1С:ERP Управление предприятием", в которой будут только данные, необходимые для финансового учета.
Чтобы не ошибиться в выборе, мы рекомендуем начинать внедрение с обследования. Также перед проектом внедрения необходимо:
- Сформулировать требования к системе. Каких целей вы хотите достичь?
- Уточнить бюджетную модель, проанализировать, какие аналитики из какого источника могут быть взяты.
- Смоделировать спорные места на реальных данных в реальных системах.
Только пройдя все эти этапы можно сделать обоснованный выбор в пользу того или иного программного продукта для автоматизации управленческого учета.
