Ведение переписки по электронной почте — неотъемлемая часть повседневной рутины , как сотрудника офиса, так и фрилансера. В статье вы найдете свод простых и эффективных правил ведения деловой переписки по электронной почте, которые помогут вам доказать свой профессионализм и добиться поставленных целей.
1. Одно письмо- одна тема.
Некоторые люди полностью игнорируют тему письма и оставляют это поле пустым или обозначают далекими от содержания письма словами, чем доставляют немало хлопот, тем получателям писем, которые любят в своей работе все структурировать и «раскладывать по полочкам». Обязательно лаконично и ёмко обозначайте тему своего делового письма. Пишите одно письмо на одну тему, так получателю будет проще вам отвечать, а необходимую информацию, всегда легко найти в истории переписки.
2. Всегда здоровайтесь и обращайтесь по имени.
Никогда в качестве приветствия не используйте выражение «Доброго времени суток». Это дурной тон. Используйте универсальные «Здравствуйте!» или «Добрый день!». Если адресат у вас один — обязательно обратитесь к нему по имени, если письмо адресовано к нескольким людям, то можно написать: «Добрый день, коллеги».
Избегайте уменьшительно-ласкательных вариаций имен, даже если коллега является вашим давним другом. Помните, что это деловая переписка и, всегда есть шанс, что к ней подключатся коллеги или ее придется показать руководству.
3. В каждом письме должны быть: суть, просьба, срок.
После того как изложите суть дела, пропишите, что именно вы хотите от собеседника, какие конкретные действия он должен предпринять, обозначьте сроки. Дурным тоном считается торопить собеседника словами «СРОЧНО», «ГОРИТ» — это неуважение ко времени и усилиям сотрудника.
4. Постарайтесь соблюдать график работы
По правилам делового этикета поддерживать коммуникацию с коллегами лучше в рабочее время. Если вы не успели отправить ответ до конца рабочего дня, лучше сохраните его в черновиках, а отправку запланируйте на 9-10 утра. Более того, отправка писем в рабочее время повышает скорость ответа.
5. Следите за орфографией и пунктуацией
Очевидно, что наличие в тексте ошибок и опечаток может раз и навсегда погубить вашу деловую репутацию. Присутствие в тексте просторечных слов, равно как излишне усложненной лексики и непонятных терминов также не приветствуется. Стиль изложения должен быть простым и ясным.
6. Проверяйте вложения перед отправкой
Сколько раз мы получали пустые письма с отметкой “во вложении”? Будьте внимательны при отправке файлов коллегам — извиниться и отправить вложение следующим письмом, конечно, можно, но лучше сделать это сразу. В тексте письма обязательно сообщите о вложении и дайте имя файла. Кто-то может не заметить вложения, кто-то воспримет его как вирус и удалит.
