Реализация мер, связанных с оптимизацией деятельности государственных внебюджетных фондов, в частности ПФР и ФСС, привела к кардинальному обновлению форм, применяемых в кадровом учете. В отдельных случаях применение обновленных форм вызывает вопросы как у работодателей, так и у работников. На один из таких вопросов, связанных с выдачей сведений о трудовой деятельности работнику при увольнении, разъяснение дало Минтруда России в письме 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661.
Базовые нормы
Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) возлагает на работодателя обязанность формировать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. Такаю информацию нужно формировать в электронном виде, поскольку в дальнейшем она составляет основу индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования (ОПС) и обязательного социального страхования (ОСС). Сведения хранят в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Порядок хранения установлен Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
Другая норма ТК РФ (ч. 4 ст. 84.1) обязывает работодателя в день увольнения работника выдать ему:
- трудовую книжку (при условии ее ведения в бумажном виде) или
- сведения о трудовой деятельности (в случае перехода на ведение таких сведений в электронном виде).
Один из работодателей озадачился вопросом: по какой форме (СТД-Р или ЕФС-1 (подраздел 1.1)) правильно выдавать такие сведения? Отвечая на этот вопрос, Минтруд дал следующие разъяснения.
Сведения по форме СТД-Р
С 01.01.2023 сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем работнику, выдают по обновленной форме СТД-Р (приведена в приложении 1 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).
Напомним, что ранее применялась форма с аналогичным названием, которая была приведена в приложении 1 к приказу Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Необходимость обновлений была обусловлена началом функционирования с 01.01.2023 СФР (п. 1 ст. 18, п. 2 ст. 20 Федерального закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ).
Одно из отличий новой формы от прежней – это изменение названия строки, в которой страхователь - работодатель отражает регистрационный номер. Для работодателей, которые начали деятельность до 01.01.2023, действует правило преемственности: в этой строке они отражают регистрационный номер, присвоенный в ПФР. В связи с объединением фондов закон не предусматривал процедуры перерегистрации. А раз форма посвящена сведениям о трудовой деятельности, то указывать в этой форме нужно номер, присвоенный именно ПРФ (а, например, не регистрационный номер ФСС, с которым объединились пенсионщики).
Работодатели-новички, которые прошли регистрацию после 01.01.2023, в рассматриваемой строке указывают регистрационный номер, присвоенный им в качестве страхователя уже СФР.
Минтруд также напомнил, что до 31.10.2020 включительно работодатель обязан был уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Каждому работнику до конца 2020 года предлагалось подать работодателю письменное заявление:
- о продолжении ведения им трудовой книжки в силу статьи 66 ТК РФ (в бумажном варианте) или
- о представлении сведений о трудовой деятельности работника в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (при переходе на электронный вариант).
В отношении «молчунов» (тех, работников, которые не подали работодателю ни одно из указанных заявлений), законодатель (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) указал работодателю на необходимость продолжать вести их трудовые книжки на бумажном носителе.
Работник, который в свое время в 2020 году подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (равно как и «молчун»), при увольнении может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Минтруд в письме № 14-6/ООГ-2661 констатировал, что в отношении таких работников у работодателя нет обязанности предоставлять сведения по форме СТД-Р. При ведении бумажной трудовой книжки в случае увольнения работник получает именно ее. Поэтому дополнительно выдавать сведения по форме СТД-Р закон не требует.
В обновленной с 2023 года форме сохранено поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Его заполняют те работодатели, у которых есть работники, подавшие такое заявление (абз. 2 п. 7 порядка заполнения форм СТД-Р и СТД-СФР (приложение 3 к приказу № 713н)).
Если работодатель решил не выдавать сведения работникам с бумажными трудовыми книжками, ТК РФ (ст. 66.1) предоставляет таким работникам возможность получить сведения о трудовой деятельности:
- в МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в СФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа (СТД-СФР), подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- с использованием ЕПГУ в форме электронного документа, подписанного УКЭП.
Форма СТД-СФР со сведениями о трудовой деятельности, предоставляемыми из информационных ресурсов СФР, также обновлена с начала текущего года (приложение 2 к приказу № 713н).
Что касается перешедших на ведение электронной трудовой книжки работников, то при увольнении по их заявлениям, работодатели обязаны выдавать сведения об их трудовой деятельности. Такие сведения выдают за период работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ, п. 10 порядка заполнения формы СТД-Р (приложение 3 к приказу № 713н)). В заявлении увольняющийся указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП (при ее наличии у работодателя)). Не являющийся юридическим лицом работодатель обязан заверить документ личной подписью. Позиции «Должность уполномоченного лица», «Расшифровка подписи» (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) обязательны к заполнению.
При увольнении заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подают в письменной форме или направляют в порядке, установленном работодателем, по адресу его электронной почты. Работнику при увольнении сведения нужно выдать в день прекращения трудового договора. Во избежание претензий со стороны уволившегося работника в дальнейшем работодателям рекомендуют зафиксировать дату и способ выдачи сведений, которые должны быть подтверждены подписью работника (можно в журнале учета выдачи сведений).
Единая форма ЕФС-1
Отчетность по ОПС в части индивидуального (персонифицированного) учета и по ОСС от НСП и ПЗ в текущем году работодатели формируют по единой форме ЕФС-1 (приложение 1 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Форму ЕФС-1 работодатели подают в территориальные отделения СФР по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В форму ЕФС-1 входит в частности подраздел 1.1. В нем отражают сведения о трудовой (иной) деятельности, которые являются частью отражаемых в разделе 1 сведений (о трудовой (иной) деятельности, о страховом стаже, о зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию). Подраздел 1.1 с титульным листом страхователю следует оформлять в случаях:
- перевода застрахованного лица на другую постоянную работу, подачи указанным лицом заявления о продолжении ведения страхователем его трудовой книжки;
- приема, увольнения работника, заключения договора гражданско-правового характера с застрахованным лицом.
Представлять в территориальное отделение СФР указанную отчетную документацию (подп. 1, 2 п. 5, п. 6 ст. 11 закона № 27-ФЗ) необходимо:
- в первом случае - не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение) о переводе работника на другую постоянную работу;
- во втором – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения с застрахованным лицом трудового договора или договора ГПХ.
Сведения, вносимые в графы таблиц формы СТД-Р и подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, в основном идентичны. Разница состоит в необходимости указания в графе 4 таблицы подраздела 1.1 данных о работе в районах Крайнего Севера (работе в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера). Учитывая это, Минтруд в письме № 14-6/ООГ-2661 отметил, что подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 заменяет форму СТД-Р. Сама же форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета, который необходим СФР (п. 1.1, 1.2 порядка заполнения ЕФС-1 (приложение 2 к постановлению № 245п)).
Выдавать ЕФС-1 не требуется при увольнении как работникам, перешедшим на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, так и работникам, трудовые книжки которых работодатели продолжают вести в бумажном виде.
