Недавно мы встретились с нашими друзьями из проекта «Умная логистика» и записали подкаст. Эксперты из области грузоперевозок и электронного документооборота обсудили самые важные вопросы, связанные с цифровыми технологиями в логистике. Что такое ЭДО? Какая от него выгода перевозчикам и грузовладельцам? Как использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН) и другие электронные передаточные документы (ЭПД)?
Предлагаем вам ознакомиться с небольшими выдержками из нашего подкаста.
Что такое ЭДО?
Для начала разберёмся с понятием электронного документооборота (ЭДО). Если рассматривать его с позиции рабочей эффективности, то это способ упрощения рутинных задач за счёт их автоматизации. Если бумажный документ нужно заполнить, распечатать, внести исправления, снова распечатать и так далее, то с электронным всё намного практичнее и проще. Благодаря средствам автоматизации большая часть необходимых данных уже находится в системе, куда каждый из участников загружает свои данные в электронном виде. При этом каждый документ имеет юридическую значимость, а подделка невозможна благодаря криптозащите информации.
Концепция безбумажного документооборота была сформулирована ещё в 50-х кодах, а первые попытки внедрения – в 70-х. Уже тогда было понятно, что эффективность экономики повысится при масштабировании использования автоматизированных систем управления в рутинных однотипных операциях, таких как обмен товаросопроводительными и бухгалтерскими документами.
ЭДО в том виде, в котором мы его активно используем сегодня, разработан с использованием современных технологий. Он сыграл особую роль в годы пандемии: многие компании были вынуждены перейти на удалённый формат работы, и это подтолкнуло использование цифровых технологий в документообороте.
На данный момент Правительством утверждены электронные форматы для многих видов документов, то есть формализованы структурированные файлы обмена (в виде файлов с расширением xml) и утверждены порядки обмена такими документами. Юридическую значимость можно подтвердить с применением электронной подписи. Она также регулируется нормативными актами, имеет несколько разновидностей, применяемых в различных областях, и высокий уровень защищённости от подделок. Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) гарантирует защиту документа от изменений и подтверждает личность подписанта.
Наряду с формализованными документами используются и неформализованные. Стороны приходят к соглашению об обмене такими документами в электронном виде с использованием электронной подписи уполномоченных сотрудников. Например, клиенты сервиса ГК «Астрал» при обмене электронными перевозочными документами в системе «Умная логистика» отправляют в неформализованном виде следующие документы:
- доверенности на приём груза (НПА по машиночитаемой доверенности вступят в силу с 01.09.23);
- реестр перевозок;
- сертификаты соответствия (и иные сопроводительные документы).
Также в неформализованном виде может быть подписан договор с юридическим лицом, созданный в формате pdf или напечатанный на бумаге и отсканированный. Каждая из сторон ставит на нём цифровую электронную подпись, и обменивается с применением сервиса ЭДО ГК «Астрал».
ЭДО и грузоперевозки
Применение сервисов обмена данными в системах автоматизации транспорта более чем оправдано. Это наиболее короткий путь для внедрения безбумажных технологий в действующие и привычные процессы.
Автоматизированные системы оперируют данными, которые формируются в документы по заданной структуре, а затем передаются в системы контрагентов, где их можно использовать в различных процессах. Юридическая значимость таких данных позволяет с большей точностью обеспечить оказание услуг и поставку товаров информацией о количестве и статусе груза, о стоимости услуги перевозки и других особенностях.
Что в конечном счёте повышает эффективность труда и рентабельность отрасли.
Министерство транспорта приступило к реализации стратегии цифровой трансформации транспортной отрасли, включающей прогноз развития вплоть до 36 года. Бесшовная грузовая логистика – часть этой стратегии.
На данный момент уже утверждена нормативная база для промышленной эксплуатации в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов). По сути, она устанавливает стандарты обмена данными во всех транспортных сферах, в том числе и грузоперевозках.
«Сейчас мы проводим большую работу по внедрению цифровых документов в рамках межотраслевой рабочей группы при Минтранс на базе Ассоциации «Цифровой Транспорт и Логистика» (АЦТЛ).
Иногда мы сталкиваемся с ситуациями, когда формат документа, на первый взгляд, не полностью отвечает запросам отдельных компаний, поскольку их бизнес-процессы изначально были построены по-другому. В таком случае задача нашей команды – собрать обратную связь от бизнеса и донести её экспертам рабочей группы, чтобы они оперативно приняли решение о доработке формата или же предоставили обратная связь о том, как корректно оформить перевозку с использованием ЭПД».
Сейчас технологии развиваются стремительно. По планам Министерства транспорта, к 2024 году уже 30% автомобильных грузоперевозок перейдут на электронный обмен юридически значимыми данными.
Чем выгоден ЭДО для бизнеса грузоперевозок?
Теперь поговорим о выгодах. Что получит бизнес от этого перехода?
Если грузоотправитель автоматизирует свои бизнес-процессы с помощью соответствующего сервиса, и перевозчик делает то же самое, то между ними сразу реализуется обмен данными о перевозке. Не нужно ничего оформлять, печатать и штамповать. Длинная цепочка работы с документами заменяется простым действием с УКЭП. Таким образом, все транзакции, происходящие между контрагентами на базе общей системы обмена ЭПД, автоматизируются и сохраняются в базе.
«При оценке экономического эффекта значение имеет не только отказ от бумаги и скорость обмена, но также эффективность труда и безопасность хранения данных. Если потеряется транспортная накладная, то из-за временных затрат на её восстановление может случиться кассовый разрыв, поэтому в восстановлении оригинала документа иногда участвует генеральный директор. Кроме того, документы нужно хранить в течение 5 лет. Большие коробки, доверху заполненные бумагами, требуют организации архива со всеми вытекающими затратами. Экспертная оценка стоимости бумажного документооборота варьируется от 150 до 700 рублей за каждый документ».
В ЭДО все документы хранятся 5 лет на серверах в цифровом виде без риска оказаться утерянными или испорченными. Также они передаются в государственную информационную систему, где по прошествии 5 лет переносятся в долговременное хранилище, откуда их можно в любой момент запросить по специальной процедуре.
С 2024 года ЭТрН может стать обязательной для некоторых отраслей. Планируется, что Минтранс начнёт вводить «отраслевой императив». Кого именно это затронет, пока неясно, но к возможным изменениям лучше подготовиться заранее. Внедрить новые технологии в свои процессы можно, подключившись к ГИС ЭПД через оператора электронного документооборота.
В ГК «Астрал» есть аккредитованный Минтранс оператор ИС ЭПД. Его сервис встроен в решение «Умная логистика», а также в сервис «1С-ЭПД».
Последний работает в составе большинства популярных программных продуктов Фирмы 1С. «1С-ЭПД» подойдёт всем компаниям, использующим программные продукты 1С для организации логистических процессов и документооборота.
Как водитель участвует в обмене ЭПД?
Говоря о возможности водителя подписывать ЭТрН и предъявлять документы инспектору, следует ответить на три вопроса:
- какие у водителя есть средства (смартфон, планшет, терминал сбора данных, простой телефон);
- готов ли работодатель предоставить водителю возможность подписания электронных документов;
- есть ли у компании своё мобильное приложение или готовность использовать стороннее ПО.
Исходя из ответов на эти вопросы, мы получаем три основные стратегии:
- водитель в смартфоне формирует документ, а диспетчер подписывает его на своём рабочем месте;
- водитель формирует документ и подписывает его в своём устройстве;
- диспетчер заполняет документ со слов водителя и подписывает его на своём рабочем месте.
Процесс предъявления документов инспекторам МВД и Ространснадзора реализуется также в зависимости от ответов на эти вопросы: QR-код, PDF со штампом подписи или проверка по номеру транспортного средства в ГИС ЭПД.
В большинстве случаев перевозчики хотят, чтобы водитель сам подписывал документы по одной или нескольким причинам:
- высокий уровень автоматизации;
- желание зафиксировать материальную ответственность (хотя она и ограничена одним окладом);
- грузы оформляются в разных часовых поясах и нет возможности обеспечить круглосуточного диспетчера.
Мы помогаем сделать лучший выбор для развития и масштабирования бизнес-проектов.
В ГК «Астрал» сформирована технологическая платформа с полным набором необходимых сервисов. С её помощью организация юридически значимого электронного обмена данными возможна в любых системах. Наши партнёры могут обеспечить своим клиентам и сотрудникам широкие возможности:
- Выдача и использование электронной подписи (УКЭП, УНЭП, Госключ).
- Создание и проверка Машиночитаемой доверенности.
- Организация любого вида документооборота (перевозочные документы, кадры, бухгалтерия).
Главное, чтобы пользователь получил необходимую функциональность там, где ему это удобно!
Сегодня многие решения по автоматизации транспорта имеют в составе программных продуктов мобильное приложение для водителя. Мы помогаем реализовать такой бизнес-процесс и способ подписания документов, который в первую очередь будет удобен для пользователя.
Смотрите запись нашего подкаста и задавайте вопросы эксперту в комментариях, он обязательно на них ответит.
https://www.youtube.com/watch?v=bP0rskQgChI
