В 2019 году я написал статью про 8 советов, как сделать крутую отчетную презентацию. Пришло время углубить тему и поделиться новыми знаниями.
Итак, вам нужно сделать итоговую отчетную презентацию по проекту или за год, но у вас серьезные проблемы с показателями, допустим, их не удалось достичь 🤷🏻♀️.
Меня зовут Евгений Ли. Я эксперт по презентациям и контент-маркетингу. В этой статье я постараюсь помочь справиться с этой ситуацией. В конце статьи будет пример.
1. Не паникуйте, но основательно подготовьтесь
Я занимаюсь презентациями уже более 10 лет. За это время приходилось работать даже с самыми провальными ситуациями на первый взгляд. Но с любыми случаями можно работать.
Главное соблюдать несколько принципов:
- Не врать и не манипулировать фактами. Любая ложь на раз вскрывается, потому что всегда найдется заинтересованный и компетентный «доброжелатель»
- Не пытаться скрыть проблемы. Часто интуитивно хочется скрыть проблемы за ярким «ворохом побед». Поэтому в такой презентации сначала идут условные достижения, а потом в конце про проблемы. Однако, при плохих раскладах достижения выглядят блекло и их люди проматывают, чтобы быстрее добраться до сути.
- Отойти от стандартных шаблонов. Все шаблоны презентаций делают под стандартные же ситуации, когда все хорошо. А у вас нехорошо, поэтому шаблоны не подходят по определению. Придется подумать и пособирать сценарий и наполнение с нуля.
Материал в этой статье оригинальный, ничего подобного вы не найдете в книгах про презентации, поверьте.
2. Опишите ситуацию «До»
Хорошо ли вы помните, что лично с вами происходило в начале 2021 года? А как вообще прошел тот год для вас? А если задать вопрос вашим трем близким или знакомым, как они считают, что с вами происходило в начале 2021 года и как вообще прошел для вас тот год? Совпадут ли их ответы между собой? Уверен, что нет.
Примерно точно также люди на работе по-разному помнят ситуацию на начало вашего проекта или отчетного периода. У каждого из них своя картина в голове, причем, чем больше людей, тем более контрастной будет картина.
Один будет считать, что все было нормально, другой скажет, что были проблемы, третий вспомнит какую-то конкретную проблемную ситуацию, четвертый – вообще ничего не вспомнит.
Отчетная презентация начинается с начальной точки отсчета.
Рассказ в презентации возникает между двумя точками: до и после
Если у вас нет ЕДИНОЙ начальной точки, то вы НЕ сможете собрать аудиторию к единой финальной точке. У всех читателей должен быть в голове единый контекст на момент начала презентации. Иначе вся логика развалится по дороге к финишу.
Чтобы начать правильно структурировать отчетную презентацию, в начале опишите ситуацию на момент старта проекта или отчетного периода.
Вот несколько подсказок, как это можно сделать:
- Что было с результатами? Насколько они были хорошими? Был ли тренд на падение или на рост?
- Какие были главные проблемы или барьеры, с которыми надо было справиться? Какие были риски и в чем они состояли?
- В какие гипотезы все верили и почему? На что делали ставку?
- Что было с рынком, с регулированием и внешними факторами?
Это только часть вопросов. Сделайте 3-4 и более слайдов для погружения в контекст. Это крайне важная часть презентации, не экономьте слайды, они бесплатны.
3. Определите продукт вашего отчета или по-другому полезное изменение
Принято результат оценивать в показателях, но не только цифры показывают реальный прогресс. Колумб плыл в Индию, а приплыл в Америку. Причем как и в случае с Колумбом, далеко не всегда очевидна ценность полученного результата.
Точно также часто бывает так, что в процессе реализации проекта финальные показатели получились хуже, чем планировалось. Однако, позитивное изменение между начальной и конечной точкой может быть намного ценнее.
Результаты важны, но позитивное изменение системы важнее!
Ваша задача на этом шаге подумать вот на тему изменений:
- Как было на момент моего старта и как стало после?
- Чего мы не умели или не знали и теперь умеем и знаем?
- Чего не было, а теперь есть?
- Какими были процессы и какими они стали?
- Какой была команда и какой она стала?
- На что мы делали ставку тогда и на что делаем сейчас?
- Каких возможностей у нас не было и какие есть сейчас?
- Какое главное позитивное изменение произошло за это время? В чем оно состоит?
Все эти вопросы – подсказки. Ваша задача нащупать ценное позитивное изменение от начальной точки к конечной. Это и будет продуктом вашей презентации, про это и надо будет рассказывать.
4. Определите главное ограничение или главный барьер
Вот теперь внимательно следите за логикой:
- Вы нашли позитивное изменение, которое ценно само по себе.
- Но любое позитивное изменение – это прорыв, который случился после преодоления какого-то ограничения или барьера.
Теперь ваша задача найти это ограничение и сформулировать его:
- Что было НЕ ТАК в начальной точке? То нам мешало?
- С чем мы столкнулись, прежде чем получилось сделать позитивное изменение?
- Какую проблему ранее не получалось решить, а нам удалось? За счет чего?
- Какой главный барьер нам удалось преодолеть? Какую инерцию победить?
Сформулируйте как можно точнее – это ваша проблематика, которую вы используете в сценарии. Подробно распишите.
5. Опишите, что вы на самом делали, чтобы преодолеть это ограничение
Опять следите за логикой:
- Вы смогли добиться качественного изменения от начальной точки к конечной за ваш проект или выбранный период времени
- Чтобы добиться этого изменения, вам пришлось победить главное ограничение или барьер
- Чтобы победить этот барьер, вы совершали определенные ДЕЙСТВИЯ. Вы находитесь сейчас в этой точке размышления
Теперь опишите, какие действия вы совершали, чтобы победить ограничения, которые привели в результате к позитивному изменению?
Подсказка: эти действия и есть то, чем вы занимались в этом проекте или за год. Просто надо правильно расставить акценты. Сначала показывайте действия, которые устраняли ограничение.
6. Всю собранную информацию соберите в сценарий
Теперь изложите все в правильной последовательности:
- Какова была ситуация на момент старта?
- Что было НЕ так с этой ситуацией?
- В чем состояла проблема и главный барьер? Какое главное ограничение?
- Как вы преодолели это ограничение? Какие действия совершали?
- Какие результаты были достигнуты?
- Какое главное позитивное изменение произошло в итоге?
- Каковы были показатели? Почему не удалось их выполнить?
- Какие новые возможности открываются в будущем? Как можно использовать текущие результаты и позитивное изменение?
- Что нужно сделать, чтобы развить успех?
Вот вам шаблон проблемного отчета, который я показываю на корпоративных тренингах
Если вам интересно получить пример подобной презентации, напишите мне на почту start@fastvisuals.ru. Также я провожу корпоративные тренинги, где подробно разбираем различные виды отчетов, а также продуктовые презентации и презентации для выступлений
