- Нужен ли контроль узкопрофильных специалистов?
- Как провести квалифицированный аудит деятельности транспортного хозяйства?
- Что-то большее…
Кто у руля?
Кого чаще всего назначают на пост СЕО, Генерального или Исполнительного директора? В большинстве случаев, учредители отдают предпочтение кандидатам из числа руководителей коммерческих и производственных подразделений.
Такой выбор вполне оправдан. Он гарантирует, что организация не потеряет курс. Такие кандидаты, безусловно, ориентируются на профильных рынках, в экономике основного производства и обладают глубоким знанием ОСНОВНЫХ процессов.
Однако, вместе со штурвалом целой организации, компании или холдинга, под управление нового директора попадает масса других жизненно важных бизнес-процессов. При этом, не исключено, что часть из этих процессов осуществлялись функцией, которая объективно находится в производственном конфликте с ранее возглавляемой им функцией.
Естественно, что наш новый руководитель обладает сильными личными компетенциями и отточенными навыками управления. Тем не менее, нельзя быть квалифицированным специалистом во всём. Поэтому, в узкопрофильных вопросах ему придётся опираться на знания и опыт линейных руководителей.
Здесь важно, чтобы линейные руководители действительно соответствовали требованиям занимаемой должности. И не только по уровню профессиональных знаний и навыков. Не менее важно, чтобы линейный руководитель обеспечивал руководство подразделением, не имел конфликта интересов, не имел признаков выгорания, поддерживал политику постоянных улучшений и прочее.
В случаях, когда эти условия не выполняются, подразделение, за парадным фасадом может иметь весьма хлипкую основу. Именно поэтому, для нового СЕО недостаточно провести установочное совещание с подчинёнными и получить с них отчёты по работе подразделений. Следует провести функциональный аудит деятельности в разрезе ВСЕХ бизнес-процессов.
К примеру, на сколько глубоко может быть знаком с бизнес-процессами мехколонн и транспортных подразделений руководитель отдела продаж (если, конечно прежде не имел другого опыта)? Смею предположить, что с точки организации работы – в рамках учебной программы курса «менеджмент организации» ВУЗа или МВА. А знания по организации ремонтов, содержания и эксплуатации транспорта ограничены объёмом опыта содержания личного авто.
Но, на мой взгляд, ситуация гораздо хуже, когда мнение нового СЕО было сформировано на искажённом примере. В случае, когда кандидат перенимал опыт на прежней должности у руководителя транспортного подразделения, где организация процессов оставляла желать лучшего…
Не так давно, в одном Холдинге на должность Исполнительного директора был назначен директор одного из обособленных подразделений. Конечно, он имел высшее профильное образование по специальности «Менеджмент организации». Пришёл с посылом, что его знания в области организации транспортного хозяйства являются исчерпывающими. Естественно, все практические знания были почерпнуты от начальника транспортного цеха предприятия.
Однако, случилось так, что сразу после ухода директора на повышение, на предприятие пришла инспекция Гостехнадзора, которая выявила массу нарушений в деятельности транспортного подразделения, и наложила весьма ощутимые взыскания.
Этого можно было избежать, подойдя объективно к оценке работы подразделения и критически оценивая слова подчинённых с самого начала.
Вот и возникает вопрос: насколько корректно может оценить работу подчинённых руководитель, который не может адекватно и критически оценить собственные компетенции?
Чтобы не попасть в плен стереотипов и убеждений, сформированных на нерелевантном опыте, лучше всего следовать рекомендациям и методическим указаниям функциональных руководителей (если таковые есть) или независимых экспертов.
Сами с усами?
А что делать, если нет в штате функционального управления и не предусмотрено бюджетом привлечение внешних экспертов (такое бывает)? Тогда сами! Нужно будет погрузиться в тему, готовить и задавать правильные вопросы.
Как говорится: «лиха беда – начало». Представьте себе, на предприятие назначили молодого директора, имеющего весьма общие познания по организации работы с собственным транспортом. Как не позволить опытным и матёрым линейным руководителям, которые давно «у руля», не напустить пыли в глаза?
Могу предложить, в качестве практикума, несколько рекомендаций, на основе которых вы, уважаемые руководители, сможете разработать свои собственные методические указания по проведению внутреннего аудита транспортных подразделений.
Итак, для начала определитесь, будете проводить аудит единолично или в составе комиссии. Комиссионно работа пойдёт быстрее. И если в парке предприятия больше 20 (двадцати) единиц техники, лучше собрать группу из трёх – четырёх человек. Назначьте в комиссию сотрудника СБ и бухгалтерии, а также возьмите с собой секретаря для фиксации результатов.
Кроме того, работа комиссии минимизирует возможности сотрудников ревизуемого подразделения скрыть какие-либо негативные факторы в работе.
К аудиту необходимо подготовиться. Поручите секретарю или руководителю транспортного подразделения предоставить списочную ведомость основных средств с инвентарными номерами.
На основании списочной ведомости по данным бухгалтерского учета, на каждое транспортное средство предварительно составить Акт осмотра.
Акт осмотра может иметь вид по примеру того, который заполняется в любом техцентре при приёмке автомобиля на ремонт и обслуживание. В нём обязательно должны быть поля для отражения состояния транспортного средства:
- внешнее состояние ЛПК, видимые повреждения (сколы/царапины/вмятины)
- состояние подкапотного пространства на предмет масляных образований, подтеков
- уровень ГСМ и технических жидкостей по контрольным щупам (ДВС, тормозной системы, системы охлаждения)
- состояние АКБ по наличию или отсутствию окислений, плотности электролита, контрольному запуску ТС
- состояние приборов освещения и сигнальных ламп
- работоспособность стояночного тормоза
- агрегатная и имущественная комплектность на дату осмотра согласно указанного опросника.
В назначенную дату, комиссия приступает к аудиту, имея на руках все необходимые документы: Акты осмотра транспортных средств, чек-листы и ведомости.
В ходе аудита проверяется:
- Состояние транспортных средств
- Порядок закрепления транспортных средств за водителями
- Организация гаражного хранения транспортных средств, наличие гаражной нумерации, организация стояночных мест
- Организация ТО и ППР, внеплановых ремонтов
- Организация контроля за выходом автомобилей на линию и возвращением их в парк
- Внешний осмотр состояния транспортных средств.
Это одна из самых важных и трудоёмких частей аудита. Кроме того, что вы воочию увидите реальное состояние своего хозяйства, ещё и покажете сотрудникам на сколько для компании важно поддерживать хорошее состояние основных средств. А также маркируете их личную ответственность за состояние вверенного им имущества.
Механик, либо водители лично представляют комиссии все транспортные средства, которые числятся на предприятии по данным бухгалтерского учёта. В случае непредоставления авто к осмотру, Руководителем транспортного подразделения составляется служебная записка с перечнем и описанием причин отсутствия автомобиля (ремонт в сторонней ремонтной зоне, работа на линии и т.п).
Внешний осмотр производится таким образом, чтобы в Акте осмотра были заполнены все поля. Указываются все имеющиеся повреждения, и описывается комплектность как конструктивная, так и имущественная – аптечка, огнетушители и пр.
- Закрепление транспортных средств за водителями.
Персональная ответственность за транспортное средство обеспечивает его сохранность и соответствующий требованием режим его эксплуатации. Поэтому аудиту подлежит процесс закрепления транспортных средств за личным составом.
Каждая машина должна быть закреплена приказом по предприятию за ответственным сотрудником. В случае эксплуатации ТС водителем, незакрепленным за данным автомобилем по приказу, при передаче машины водителю должен составляться Акт приема-передачи.
В случае использования ТС в сменном режиме сменным экипажем, оно закрепляется приказом за одним водителем, а при передаче между сменами составляется Акт приема-передачи.
- Организация гаражного хранения транспортных средств, наличие гаражной нумерации, организация стояночных мест.
Хранение транспорта должно быть организовано на специально отведённых местах стоянки. На территории гаражно-паркового комплекса размещается схема стоянки с указанием стояночных мест каждого автомобиля. Место фактической стоянки должно соответствовать месту, указанному на схеме. Непосредственно само место стоянки также следует обозначать либо собственным уникальным номером, либо бортовым номером приписанного к нему транспортного средства.
В ходе аудита осматриваются организованные стояночные места, на предмет их соответствия требованиям к условиям содержания транспорта (крытое/открытое, тёплое/холодное и т.д.) и противопожарной безопасности (наличие использованной ветоши, следы подтеков ГСМ и т.д.)
И не забывайте оценить общий порядок на территории транспортного хозяйства, включая стоянки, ремонтные зоны и бытовые помещения – это важно!
ТО и ППР, внеплановые ремонты.
Безусловно, процесс организации технического обслуживания и ремонтов является одним из самых важных в транспортном хозяйстве. И вот по каким признакам в режиме экспресс-аудита мы можем определить нормальное состояние дел:
- На каждое ТС разработан график ТО с перечнем работ, рекомендованных заводом изготовителем.
- График рассчитан на каждую дату с учетом межсервисного интервала по пробегу, наработке мото-часов или времени (сезонное обслуживание).
- Плановый график может отличаться от фактической даты прохождения планового ТО, но строго в установленный интервал по наработке или пробегу.
- Внеплановые ремонты проходят в обязательном порядке через Журнал регистрации заявок на ремонт.
- Журнал регистрации заявок на ремонт ведет механик ответственный за выпуск ТС на линию. Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен подписью начальника транспортного подразделения.
- В журнале регистрации заявок на ремонт водитель отражает перечень неисправностей, на которые, по его мнению, необходимо обратить внимание выпускающего механика.
- После отработки замечаний водителя механик отражает факт выявленных в ходе диагностики неисправностей и перечень работ/мероприятий, которые были выполнены.
- По факту закрытия заявки на ремонт Начальник транспортного подразделения проверяет заявку и ставит свою подпись.
Если данные условия не соблюдаются, поручите службе безопасности перепроверить выборочно несколько актов выполненных работ, а также несколько машин по всей истории ремонтов за последние 1-2 года.
При проведении проверки, обратите внимание СБ на выявление повторных ремонтов, выполненных за счёт предприятия, а также на выявление фактов выполнения дорогостоящих и частых ремонтов. По возможности, надо оценить остаточный ресурс недавно замененных деталей для исключения факта установки деталей, бывших в употреблении под видом новых.
- Организация контроля за выходом автомобилей на линию и возвращением их в парк.
Хорошо, если помимо утверждённых унифицированных форм на предприятии отдельно ведётся управленческая отчётность. Если в ERP установлен блок УАТ, то основные показатели можно выгрузить оттуда. Если нет, то поручите Начальнику транспортного подразделения собрать их вручную.
Механик по выпуску должен вести и предоставить отчётность по контролю:
ВАЖНО! Проверку работы транспортного подразделения лучше проводить не реже двух раз в год. В идеале, одну из них совмещать с инвентаризацией основных средств. Также, рекомендую назначать время проведения аудита в преддверии высокого сезона, чтобы иметь возможность внести коррективы в работу ДО повышения напряжённости на подразделение.
Используя в качестве своего инструмента методы экспресс-аудита, новый руководитель может не только компетентно оценивать работу опытных сотрудников транспортных подразделений, но достаточно быстро развивать свои знания в этой узко специализированной области.
Ярославль 2022 г.
