Антикризисное управление проектом. Что это и как организовать?

Юлий Минькин, руководитель проектного офиса

Антикризисное управление проектом — это специальные меры, направленные на предотвращение или устранение негативных последствий возникшего кризиса в ходе выполнения проекта.

Кризисы в проектах – это неизбежная реальность, с которой сталкиваются практически все руководители проектов в своей карьере. Независимо от того, насколько грамотно планировался и контролировался проект, ситуации, когда что-то идет не так, могут возникнуть в любом проекте, и чем дольше продолжается проект, тем больше вероятность возникновения кризиса.

Причин, которые могут привести к кризису в проекте великое количество. При этом, в силу множества причинно-следственных связей, эти самые причины и следствия, могут представлять сложную и запутанную картину, разобраться в которой бывает довольно сложно. И в этом случае, как в борьбе с эпидемией, следует найти нулевого пациента, т.е. первопричину, которая потянула за собой всю цепочку кризисных событий в проекте.

В этой статье рассмотрим основные причины возникновения кризисов, возможные способы их преодоления и навыки руководителя проекта, полезные в антикризисном управлении.

Возможные причины возникновения кризиса в проекте

1. Неправильное планирование. Один из наиболее распространенных факторов, приводящих к кризисам в проектах – это недостаточное или неправильное планирование. По моему наблюдению, многие руководители проектов предпочитают работать либо без плана, либо со слишком общими планами. Ну, т.е. планы есть, но как говорят такие руководители проектов "они у меня в голове". Как по мне, если нет планов проекта, то нет и управления.
2. Неэффективное управление рисками. Если в проекте не учтены возможные риски и варианты их преодоления, то они могут привести к кризису. Работа с рисками – особая тема, здесь даже уместно говорить и о том, что многие руководители просто не умеют распознавать (идентифицировать) риски и тем более ими управлять.
3. Ошибки в оценке бюджета и времени. Отчасти эта причина относится к ошибкам планирования, но в данном случае, речь идет об ошибке в оценках основных параметров проекта. Неправильное определение сроков выполнения работ и бюджета может привести к проблемам и кризисам в проекте.
4. Неправильно подобранный персонал и не сбалансированная по компетенциям и опыту команда проекта. Эта причина, как правило, связана с дефицитом специалистов, либо халатным отношением к подбору проектной команды.
5. Неэффективные коммуникации с заинтересованными сторонами проекта. Это большой пласт возможных ошибок, начиная от непонимания ожиданий клиента, до плохо выстроенных каналов коммуникаций в проектных командах. Большое количество кризисов в проекте может быть связано с взаимным непониманием сторон, конфликтами интересов, сложностью обмена информацией и пр.
6. Внешние факторы, такие как экономический кризис, изменения законодательства, войны и конфликты и др.

Это не весь перечень возможных первопричин возникновения кризиса на проекте.

Способы преодоления кризиса в проекте

1. Срочные меры. В случае возникновения кризиса необходимо в первую очередь принимать срочные меры по его преодолению. Чтобы определиться с такими мерами, следует составить перечень антикризисных мероприятий и приоритизировать его по одному или нескольким критериям. Какие критерии влияют на срочность мер? Таких может быть два: 1) степень воздействия на основные параметры проекта (сроки, бюджет); 2) степень воздействия на заинтересованные стороны и проектную команду. Среди срочных мер, например, может быть приостановка проектных работ, до момента оценки последствий кризиса. Или проведение срочных рабочих совещаний на уровне оперативного или управляющего комитетов проекта.
2. Оценка ситуации, причин кризиса и его последствий. Необходимо быстро оценить причины кризиса, его возможные последствия и влияние на текущее состояние проекта. С этой целью, следует: 1) ознакомиться с доступной коммерческой, договорной и технической документацией проекта, перепиской участников проекта, протоколами встреч и пр; 2) провести необходимые встречи и совещания для сбора информации; 3) провести анализ собранной информации, выявить причины и составить оценку текущего состояния проекта.
3. Поиск решений. Проводится поиск наиболее эффективных решений по преодолению кризиса и сокращению потерь. Для поиска и выбора возможных решений целесообразно использовать проверенные инструменты и методы: мозговой штурм, совещания, экспертные оценки.
4. Составление плана действий. На основе оценки ситуации нужно разработать план действий для урегулирования кризиса. План должен включать конкретные шаги, которые необходимо предпринять для решения проблемы, а также сроки выполнения этих шагов и ответственных.
5. Формирование команды. Важно создать (изменить) команду, которая будет заниматься урегулированием кризиса. Команда должна быть составлена из опытных и квалифицированных сотрудников, которые имеют соответствующий опыт в разрешении проблем.
6. Корректировка плана проекта. Кризис может потребовать изменений в плане проекта. Поэтому необходимо пересмотреть план работ и внести соответствующие изменения и согласовать изменения с заинтересованными сторонами.
7. Переоценка рисков. Необходимо предпринять меры по переоценке рисков и планированию мер по снижению вероятности наступления или смягчению их негативного воздействия на проект.
8. Коммуникация. В период кризиса необходимо увеличить объем коммуникации с командой проекта, заинтересованными сторонами и стейкхолдерами. Это поможет обеспечить прозрачность и понимание ситуации.

Ключевые навыки антикризисного руководителя проекта

Антикризисное управление проектом может быть очень сложной задачей, требующей от руководителя проекта высокой квалификации и навыков в различных областях управления проектами.

Ниже перечислены некоторые требования к проектному менеджеру, которые могут помочь успешно выполнить антикризисное управление проектом:

1. Знание процессов управления проектами. Понимание процессов управления проектами, включая планирование, выполнение, контроль и закрытие проекта.
2. Опыт управления проектами поможет руководителю проекта быстро принимать решения и реагировать на изменения в проекте.
3. Коммуникативные навыки. Способствуют эффективному общению со всеми заинтересованными сторонами проекта, включая команду проекта, клиентов, поставщиков и руководство.
4. Лидерские качества. Помогают поддерживать положительную атмосферу на проекте и принимать решения в сложных ситуациях.
5. Гибкость и адаптивность – быстро приспосабливаться к изменяющимся условиям проекта, способным быстро принимать решения и менять стратегии, если это необходимо.
6. Умение управлять рисками. Навык идентификации и оценки рисков, знание о том, как минимизировать негативные последствия рисков на проекте.
7. Технические знания. В зависимости от типа проекта, руководитель проекта может нуждаться в технических знаниях, чтобы лучше понимать проект и принимать эффективные решения.
8. Опыт работы в кризисных ситуациях – это нестандартный опыт управления проектами, руководитель проекта должен иметь опыт работы в кризисных ситуациях и знать, как быстро реагировать на изменения в проекте и управлять кризисом.

Как не допускать проект до кризисного состояния?

В этом вопросе особых секретов нет, просто необходимо правильно управлять проектом. Тема правильности управления довольно неоднозначная и обширная, но тем не менее есть общие рекомендации по тому, что надо делать, чтобы не допустить кризисных явлений в проектах:

1. Хорошо спланировать проект и корректировать план на всем его протяжении. Разработайте детальный план проекта, включая расписание, бюджет, ресурсы, риски и качество, чтобы убедиться, что проект имеет четкие цели и находится на правильном пути. Своевременно вносите необходимые корректировки в план, например, связанные с согласованными запросами на изменение.
2. Определить роли и ответственности. Убедитесь, что у каждого участника проекта есть ясно определенные роли и ответственности, чтобы избежать дублирования работ или пропусков задач.
3. Установить четкие коммуникационные каналы. Создайте эффективные коммуникационные каналы для всех участников проекта, чтобы каждый знал, что происходит в проекте, и мог своевременно сообщать о любых изменениях или проблемах.
4. Оценить риски. Проведите анализ рисков, чтобы определить потенциальные угрозы для проекта и разработать планы по управлению рисками. С рисками необходимо работать постоянно.
5. Найти и использовать лучшие практики. Лучшие практики управления проектами позволят вам оптимизировать процессы и повысить качество управления.
6. Обучение и развитие команды. Предоставьте обучение и поддержку для всех членов команды проекта, чтобы убедиться, что у них есть необходимые навыки и знания для выполнения задач проекта. При необходимости, вносите изменение в состав проектной команды - “рожденный ползать, летать не сможет”.
7. Мониторинг и контроль. Регулярно мониторьте прогресс проекта и принимайте меры по контролю и корректировке, если проект не идет по плану.

Все эти меры помогут избежать многих проблем, связанных с проектами, снизить риск возникновения кризиса на проекте. Кроме того, они могут помочь проектному менеджеру быстро реагировать на любые проблемы, которые все же могут возникнуть, и предотвратить развитие кризиса.

Если статья была полезна, ставьте пальцы вверх поделитесь ею со своими коллегами.