Что такое управление знаниями и как оно используется?

Управление знаниями (Knowledge Management, KM) – это процесс систематического сбора, использования, распространения и сохранения знаний внутри организации. Для управления знаниями применяется множество методов и технологий.

Ключевая особенность управления знаниями – способствование росту производительности и качества работы внутри компании. Управление знаниями помогает сократить время на поиск и анализ информации, снижает риски, связанные с неправильным использованием знаний, и повышает эффективность командной работы.

Какие преимущества дает управление знаниями

Управление знаниями имеет множество преимуществ, включая:

• сокращение времени, которое сотрудник затрачивает на поиск и анализ информации;
• снижение рисков, связанных с неправильным использованием знаний;
• повышение эффективности командной работы;
• увеличение производительности и качества работы;
• создание культуры знаний в организации, которая способствует развитию сотрудников;
• сохранение знаний при уходе сотрудников из организации.

Типы управления знаниями

Управление знаниями представляет собой непрерывный цикл получения скрытых или неявных знаний и их превращение в доступные, явные. Чтобы понять, о чем идет речь, рассмотрим основные типы знаний.

• Неявные знания, полученные на основе личного опыта, контекста или практики. Такие знания спрятаны в наших головах, и поэтому их трудно передать другим. К неявным знаниям относится, например, управление сложным оборудованием, поскольку такой тип знаний трудно передать при помощи стандартных способов записи или личного объяснения. Внедряя системы управления знаниями, за счет неявных знаний вы получаете большое конкурентное преимущество.
• Явными знаниями считаются те, которые уже подверглись систематизации, они задокументированы и легко доступны. Простая природа явных знаний делает проще их хранение и извлечение. Главное — обновлять их и проверять актуальность.

Неявные знания прочно вписываются в рамки действий, процедуры или культуру организации. Такие знания могут быть закреплены в виде формальной документации: инструкциях и рекомендациях, но сами по себе они неявны.

Рекомендации по управлению знаниями

Для успешного управления знаниями необходимо следовать нескольким рекомендациям:

• Начните с определения стратегии управления знаниями для вашей организации. Определите цели и задачи, а также единицу измерения для показателей производительности.
• Создайте процессы управления знаниями в вашей организации. Определите, как вы будете собирать, оценивать, хранить и распространять знания. Разработайте процедуры, чтобы обеспечить, что знания будут доступны тем, кто в них нуждается.
• Используйте технологии, чтобы обеспечить доступ к знаниям в вашей организации. Найдите подходящую систему управления знаниями, которая подходит для ваших потребностей, и обучите ваших сотрудников ее использовать.
• Развивайте культуру организации, которая поддерживает управление знаниями. Ваша организация должна поощрять сотрудников делиться знаниями, а также стимулировать их личный и профессиональный рост.
• Определите ключевые показатели производительности для измерения успеха вашей стратегии управления знаниями. Оценивайте эти показатели регулярно и вносите изменения в вашу стратегию управления знаниями в соответствии с полученными результатами.
• Обучайте сотрудников, чтобы они могли лучше понимать, как управлять знаниями. Разработайте программы обучения и проводите регулярные тренинги, чтобы сотрудники могли улучшить свои навыки.

Разработка успешной стратегии управления знаниями

Эффективное управление знаниями требует хорошо проработанной стратегии, которая будет выступать в качестве руководства для всей организации. Вот несколько шагов, которые помогут вам создать успешную стратегию:

• Выявите цели и задачи, которых вы хотите достичь с помощью управления знаниями. Это может быть повышение качества продуктов или услуг, сокращение времени на решение проблем или ускорение процессов внутри компании.
• Определите, какие типы знаний будут наиболее полезны для вашей компании: технические знания, знания о продуктах, процессах или практиках.
• Определите, какие методы будут использоваться для сбора знаний: проведение опросов, внедрение системы управления знаниями или создание базы знаний.
• Рассмотрите, как эти знания будут храниться, организовываться и распространяться по всей организации: с помощью онлайн-библиотеки, путем обучения сотрудников или использования социальных сетей.
• Выясните, какие инструменты и системы управления знаниями будут наиболее полезны для вашей организации: базы данных, системы управления документами или системы онлайн-обучения.

Выбор системы управления знаниями

Существует множество систем управления знаниями, и выбор правильной может быть сложным процессом. Вот несколько аспектов, которые помогут вам выбрать подходящую систему:

• Рассмотрите функции системы управления знаниями, которые будут наиболее полезны и актуальны для вашей компании. Например, вам могут потребоваться использование и обновление базы знаний, возможность поиска и фильтрации информации, создание совместных проектов и взаимодействие между участниками.
• Оцените стоимость системы управления знаниями. Это поможет вам избежать расходов и выбрать решение, наилучшим образом отвечающее вашим потребностям.
• Убедитесь, что у вас есть доступ к поддержке от разработчиков системы управления знаниями. Это может быть техническая поддержка, обучение и дополнительные ресурсы, которые помогут вам использовать систему наилучшим образом.
• При выборе системы управления знаниями важно обратить внимание на меры безопасности, такие как авторизация и защита данных. Убедитесь, что система соответствует стандартам безопасности вашей организации.
• Рассмотрите возможность расширения системы управления знаниями, если ваша компания растет и выходит на новые рынки.
• При выборе системы управления знаниями воспользуйтесь тестовым периодом и оцените, насколько хорошо система соответствует вашим потребностям. Важно также обучить сотрудников использованию новой системы и убедиться, что они понимают, как она работает и какие преимущества предоставляет.

Управление знаниями – необходимый компонент любой организации, которая стремится сохранить свой конкурентный и инновационный потенциал. Эффективное управление знаниями может привести к множеству преимуществ, включая повышение производительности, улучшение качества продуктов и услуг, сокращение затрат и улучшение клиентского опыта. Чтобы успешно управлять знаниями, необходимо разработать стратегию и выбрать подходящую систему управления, а также обучить сотрудников использованию новых инструментов.