Эффективная организация работы в командах — новый тренд. Чтобы групповая работа дала нужный результат, важно правильно настроить процесс. Команда Точки кипения — Томск разработала «Атлас форматов совместной работы» для организаторов мероприятий. Мы выбрали 11 форматов для этого поста. Пусть он станет вашей шпаргалкой, когда нужно обсудить сложную тему, решить задачу, объединить людей или подсветить экспертов.
Воркшоп
Позволяет решить задачу бизнеса, обучить людей новым навыкам, выбрать экспертов для проекта или специалистов на вакансии. Воркшопы популярны в технологическом секторе и занимают важное место в разработке новых продуктов.
В основе воркшопа — решение практических бизнес-задач. Участники работают в небольших группах под руководством фасилитатора. Команды получают знания и сразу отрабатывают их на практике, а в конце презентуют результаты.
Важно: работать над практической задачей, найти заказчика и потребителя результата, сформулировать измеримый результат, подобрать участников, разработать сценарий и методологию.
Дизайн-сессия
Этот формат поможет найти свежие идеи и решить сложную задачу. В основе — дизайн-мышление, то есть творческий подход и ориентация на клиента.
В дизайн-сессии пять этапов: исследования — анализ исследований — мозговой штурм — прототипирование — тестирование продукта.
Важно: собрать команды участников с междисциплинарными компетенциями, заранее провести кабинетные исследования по теме, разогреть участников командными играми на сплочение, работать в рамках темы и лимита времени, фиксировать все результаты и провести финальную рефлексию.
У этого формата свободная рассадка.
Круглый стол
В этом формате каждый участник высказывает свое мнение по теме. Проводят как отдельное событие или часть крупного мероприятия. Бывают круглые столы со зрителями.
Может быть два типа механики: 1) участники выступают с докладами и затем обсуждают услышанное, 2) модератор выдвигает тезисы и просит участников прокомментировать.
Важно: найти модератора, который хорошо разбирается в теме, поможет сфокусироваться на ней и уложиться в два часа, заранее подготовить вопросы, определить тайминг и порядок выступлений, дать возможность высказаться каждому, определить точки зрения участников.
Лекция
Это устное выступление эксперта для большой аудитории. Может быть коротким и входить в серию или продолжаться до нескольких часов. Открытые проводят для всех, закрытые — для узкого круга.
Важно: понять цели и задачи лекции, определить продолжительность, целевую аудиторию и тональность, подготовить материалы для демонстрации и справку о лекторе.
Стратегическая сессия
Позволяет оценить ситуацию, найти проблемы, разработать решения и общий взгляд на развитие ситуации. Может длиться от нескольких часов до нескольких дней.
В основе — чередование формата конференции и работы в группах по 5–9 человек. Сначала участники выступают с докладами, задают вопросы и отвечают на них. Затем — дискутируют и формируют единое мнение. Так получается довести работу с проблемой до проекта и плана реализации.
В стратсессии участвует заказчик — архитектор сессии, который отвечает за сценарий и инструменты, ведущий и фасилитаторы, администратор площадки, стенограф и дизайнер.
Важно: определить проблему, ситуацию и задачи, организовать комфортное пространство с оборудованием, пригласить представителей разных сфер деятельности, дать каждому возможность заявить позицию, применять инструменты вовлечения: доклады, работу со стикерами и карточками, интерактивное голосование.
Примерно 60% времени команды уходит на этап подготовки, 35% — на проведение, 5% — на упаковку и интерпретацию результатов, а также подготовку предложений, как их использовать.
Совещание
Проводят, чтобы обменяться информацией и синхронизироваться по выбранному вопросу.
Важно: определить задачи, учитывать уровень информированности участников, дать 15–20 минут основному докладчику и по 5–10 минут выступающим, вести протокол и зафиксировать решение.
Семинар/тренинг
Формат помогает передать участниками новые знания и навыки в конкретной области. Обычно проходит с участием экспертов по предмету.
Важно: подготовить информационные и методические материалы, найти эксперта с опытом в нужной теме.
Сессия у костра
Для этого формата нужна неформальная обстановка и ограниченное число участников. Один или несколько человек задают темы и мотивируют обсуждение. Все желающие делятся опытом. Формат подходит как часть крупного мероприятия или регулярная встреча в условиях peer-to-peer learning.
Важно: сократить число участников до 20–30 человек, создать неформальную обстановку, стилизованную под костровую поляну без гаджетов, ограничить общее время 90 минутами, передавать слово, чтобы все были полноценными участниками обсуждения.
Блиц-доклады
Это серия коротких выступлений по пять минут — обычно проводится на крупных дискуссионных площадках. Формат появился в IT, но теперь используется везде. Вопросы из зала после выступлений не предусмотрены, чтобы не сбивать динамику. Но слушателям предлагают фиксировать вопросы, чтобы задать в конце всего мероприятия.
Важно: подготовить сценарий, чтобы выступления следовали друг за другом в тематической последовательности, пригласить 10–15 спикеров, собрать с докладчиков раздаточные материалы для слушателей или презентации на 3–5 слайдов, предотвратить однотипные выступления.
Чтобы помочь спикерам подготовиться к выступлению, спрашивают, что необычного в их деятельности, какие есть новаторские разработки, как это влияет на компании или сообщество, в чем главная идея выступления.
Мировое кафе
Формат World Café разработали в 1995 году Хуанита Браун и Дэвид Айзекс. Группы людей за несколькими столами обсуждают заданную тему, а затем меняются местами. Продолжительность обсуждения за первым столом 10–20 минут, с каждым переходом время сокращается. Все мероприятие длится 60–90 минут.
У каждого стола есть table host — хозяин, который фиксирует ход каждой встречи, рассказывает участникам, как прошло предыдущее обсуждение, а в конце делится совместными открытиями.
Важно: определить цель, темы и результаты встречи, найти светлое уютное помещение с атмосферой кофейни, пригласить минимум 12 участников, чтобы за одним столом сидели 3–7 человек, определить table host для каждого стола и общего ведущего, дать возможность удобно перемещаться между столами.
Agile сommand training
Это настольная ролевая игра на основе методологии Agile и Scrum. Участники «разрабатывают» программное обеспечение, а ведущий добавляет новые ситуации: сдвиг сроков, болезнь разработчиков, ошибки в коде, изменения требований клиентом, неожиданный аудит, общение с конкурентами. Так участники быстро получают опыт и навыки без риска для реального продукта.
В игре два принципа: 1) работаешь над реалистичными кейсами с чек-листами для оценки, 2) сразу видишь очевидную связь между поступком и результатом.
Важно: подобрать ведущего, который вовлечет в сюжет, назначить тренинг на первую половину дня, так как он длится 3–5 часов, предоставить настольную игру и стенд для визуализации, организовать кофе-брейк для «перезагрузки».
Всего в Атлас вошло 26 форматов групповой работы, включая четыре формата, которые создали в Точках кипения. Прочитать о Сети Точек и найти пространство для встречи в своем городе можно на Leader-ID.
