В ноябре 2021 года в ТК РФ были внесены поправки (статьи 22.1 - 22.3), касающиеся кадрового электронного документооборота (КЭДО): работы с электронными документами без дублирования на бумажном носителе посредством платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя, обеспечивающей подписание и хранение документов в соответствии с требованиями ТК РФ.
С 1 марта 2023 года вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Электронный документооборот в сфере трудовых отношений ТК РФ на основании приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе". Изменения начнут действовать с даты вступления в силу и коснутся всех работодателей, которые перешли на КЭДО. На документы, сформированные до 1 марта 2023 года, приказ не распространяется. Реализация доработок системы электронного документооборота остаётся за хозяйствующим субъектом.
Напомним, что работодатель самостоятельно принимает решение о введении КЭДО в своей организации. Более подробно о КЭДО и порядке его внедрения в статье Кадровый электронный документооборот.
Предполагается, что приведение к единым требованиям позволит обеспечить:
- передачу электронных документов из информационной системы работодателя в иные информационные системы, посредством которых предусмотрена возможность осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений,
- предоставление в единообразном формате электронных документов, связанных с работой, в контрольно-надзорные и иные органы.
Итак, приказ Минтруда содержит описание, формат и шаблоны наименований структурных элементов, из которых должен состоять электронный документ:
1) основная часть, которая должна быть представлена в формате PDF/A-1A, а её название должно соответствовать шаблону «[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf»
2) файлы приложений (при наличии), представленные в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
3) электронная подпись, сформированная в соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011
4) машиночитаемая доверенность (при наличии), сформированная в соответствии с приказом Минцифры № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» от 18.08.2021
5) описание электронного документа, сформированное в отдельном файле формата XML и имеющее название «wredc_data.xml». XML-схема и эталонные примеры описания размещены на официальном сайте Минтруда. Полный перечень структурных элементов, их типы данных и обязательность наличия в описании электронного документа вынесены в Приложение к приказу.
Например, для элемента employername указано, что это обязательный элемент с типом данных «строка», ограниченный длиной в 512 символов (расшифровка всех обозначений представлена в тексте приказа).
Полное наименование организации работодателя / фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя
Один из структурных элементов, а именно docType, должен содержать код документа (или кадрового мероприятия). Все утверждённые коды вынесены в отдельное приложение и разделены на 12 тематических групп.
По информации от разработчиков 1С:Документооборота, на данный момент формирование документов в нужном формате является задачей конфигурации 1С:ЗУП, поскольку большинство кадровых документов создаются именно там. В этом же формате документы потом интегрируются в 1С:Документооборот.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/или по телефону +7 (3532) 43-05-17.