Сегодня расскажем, почему байерам нужны ERP-системы, каким образом они работают, в чем их преимущества и как их интегрировать.
Что такое ERP
ERP или Enterprise Resource Planning – это программа, которая хранит, связывает и предоставляет информацию о бизнес-процессах. Если говорить просто, то ERP создает среду, в которой работают все сотрудники.
Зачем байеру ERP? Представим ситуацию: несколько байеров в одной компании принимают заказы на одежду. Большинство клиентов покупают одежду из Китая с небольших фабрик. В итоге на складе образуется 5000 единиц товара, расфасованной по коробкам. Каждой коробке присужден какой-то складской идентификатор, например, номер «00001», «00011» и т.д. Как байеру из Вологды понять, что заказ «00001» предназначен для его клиента, а не для байера из Санкт-Петербурга?
Для этого и предназначена ERP. Она создает бизнес-экосистему, где данные о всех процессах находятся в одном месте. При этом каждый сотрудник имеет к нему доступ.
Если рассматривать модель из примера выше, то байер из Санкт-Петербурга понял, что его заказ все еще не пришел, хотя система говорит, что сроки поставки уже на исходе. Он с помощью ERP делает запрос на склад или поставщику. Все происходит внутри одного ПО, без постоянного переключения.
А ведь еще есть бухгалтерия и начальство, которое должно заниматься мониторингом и контролем. Как им получать информацию о процессах? Конечно, можно запросить отчет, который байер пришлет в виде таблицы. Но анализировать такие данные сложно, к тому же возрастают ошибки из-за человеческого фактора.
Какие проблемы решает ERP
Конечно, байеру-частнику, который работает только на себя, ERP не нужны. А вот для небольшого агентства оно более чем полезно:
- Сотрудники работают в десятках разных программ, которые между собой не интегрируются. Например, для ведения проектов вам понадобится MS Excel или Google Docs, Trello или Notion, какие-нибудь заметки, калькулятор и многое другое. Если вы работаете самостоятельно – проблем нет, но как интегрировать все это между несколькими сотрудниками.
- Функционала программ недостаточно. Тоже распространенная проблема, т.к. ни одна из них не предназначена для торговли. Придется либо плагины скачивать, либо мириться с недостатком функционала. ERP уже содержит необходимое количество опций.
- Коллеги совершают ошибки. Это нормально, когда у записей нет стандарта. Например, нет счетчика, когда должна быть поставка. К тому же нельзя забывать про человеческий фактор. ERP имеет готовые инструменты, чтобы исключать такого рода проблемы.
К тому же большинство ERP умеют создавать автоматические отчеты и строить аналитику, сравнивать и сводить разные таблицы.
Не забывайте и про сервис. ERP централизованно собирает информацию о клиентах, поэтому будет меньше проблем с маркетингом.
Как интегрировать ERP в закупки
Процесс интеграции ERP в закупки достаточно простой, особенно для небольшого штата. Вам необходимо купить систему: 1C, «Галактика», SAP или любую другую. Программное обеспечение уже имеет готовое количество модулей:
- Бухгалтерия;
- Персонал;
- Поставки;
- Производство;
- Управление проектами;
- Управление складом.
Для байера самыми важными являются модули управление проектами, поставки, персонал и бухгалтерия.
Всем байерам необходимо получить копию приложения и зарегистрироваться внутри одной компании. Подключите нужные модули и настройте синхронизацию.
Интеграцией должны заниматься все звенья в компании. Задача руководителя – это распределение ресурсов между отдельными департаментами и сотрудниками. Если у вас крупное байерское агентство, то в процессе интеграции должны принимать участие все руководители и директор.
Перед интеграцией необходимо определить:
- Какие процессы следует автоматизировать;
- Какой департамент должен контактировать с другим;
- Как должны распределяться данные между сотрудниками.
После подключить необходимые модули, распределить права и протестировать систему.
Еще больше подробностей в нашем Telegram канале:
https://t.me/buyerproru
