Провели инвентаризацию и оказалось, что не хватает денег или товаров? Значит, вы столкнулись с недостачей. Это опасное явление, с которым нужно бороться. О том, как это сделать — читайте в нашей статье.
Что такое недостача
Недостача — это ситуация, когда компания недосчиталась денег или товаров при учёте. Простой пример: от поставщика пришли 15 комплектов одежды. Вы их выставили на продажу по 3 000 рублей каждый. Через две недели на складе осталось 3 комплекта. Получается, 7 комплектов должно быть продано, но в кассе лежит не 21 000 рублей, а 18 000. Значит, либо потерялся один комплект, либо — 3 000 из кассы. Это и есть недостача.
Какие бывают причины недостачи и как с ней бороться
Причина 1: плохой складской учёт
Если учёт ведётся на бумаге или даже в Microsoft Excel, точность будет невысокой. Подобный подход поможет лишь торговым точкам с небольшим количеством товаров — порядка десяти позиций. Но даже в супермаркетах ассортимент насчитывает не одну сотню товаров. И если здесь грамотно не организовать учёт, то недостача может возникнуть из-за недочётов при приёмке, заказах и продажах.
Что с этим делать: автоматизировать хозяйственную деятельность, а именно складской учёт. Для этого понадобятся специализированные программы, например 1С:Управление нашей фирмой. Она позволит:
- оформлять поступление товаров и их перемещение по складам;
- учитывать товары по характеристикам, сериям и партиям;
- делать инвентаризацию, списывать и переоценивать товары;
- анализировать движение и остатки товаров.
Причина 2: воровство
Основной фактор недостачи — недобросовестные работники. Они могут забрать продукты или деньги, а свалить всё на кого-то другого. Но могут воровать и клиенты.
Что делать в отношении сотрудников: нанимать в компанию ответственных, честных и мотивированных людей. Нужно, чтобы они держались за работу и дорожили ей. Сделайте зарплату немного выше средней по рынку, начисляйте премии, благодарите — всё это необходимые меры, которые стоит использовать.
Что сделать в отношении клиентов: установить видеонаблюдение, обеспечить охрану торгового зала, а перед выходом поставить рамки-сканеры.
Причина 3: проблемы с хранением и внутренней логистикой
Иногда недостача случается из-за плохой работы склада. Можно недосчитаться какого-то продукта лишь потому, что его не нашли. Что и где находится, в каких объёмах выкладывается на витрины, бывает сложно понять. Обычно такое происходит в маленьких розничных магазинах.
Что с этим делать:
- следовать правилам складирования. Продукция должна находиться на полках и стеллажах, а также быть подписанной и промаркированной;
- назначать ответственных за хранение: кладовщиков, администраторов и прочих работников;
- соблюдать на складе санитарные и пожарные нормы.
Причина 4: недочёты предыдущих инвентаризаций
Есть ли у вас уверенность, что недостача произошла в этом отчётном периоде? Не стоит слишком на это рассчитывать. Ошибка в учёте могла возникнуть много месяцев назад и теперь переходит из отчёта в отчёт — пока не выявилась при грамотной проверке.
Что с этим делать:
- приглашать стороннюю компанию, которая специализируется на инвентаризации.
- вести учёт товаров в электронном виде с помощью программы. Например, в 1С:Комплексная автоматизация. Она упростит инвентаризацию и минимизирует ошибки.
- применять новейшие средства для проверок: сканера штрихкода, терминалы сбора данных и прочие торговые устройства.
Заключение
Следуйте простым советам из статьи и вы сможете снизить риск недостачи или вовсе от неё избавиться. Главное — не запускайте проблему, ведь от этого зависит успех вашего бизнеса.