Технологии не стоят на месте, поэтому разумно использовать новые разработки, чтобы оптимизировать процессы. В статье опишем, как может улучшиться кадровое делопроизводство за счёт современного решения и грамотного подхода.
Основы оптимизации кадровой работы
Отметим два этапа, которые следует пройти, чтобы отладить кадровое делопроизводство:
1. Определить важное и избавиться от всего ненужного. Это относится и к сотрудникам, и к документам.
2. Усовершенствовать процессы, которые остались после отсеивания лишнего.
Определяем важное и убираем ненужное
Составьте перечень документов, с которыми работает ваша организация. От некоторых можно отказаться без вреда для системы управления. Значимыми же документами будет те, которые требуются по закону — их нельзя не задействовать в делопроизводстве. Сюда относятся требования к внутреннему распорядку компании, трудовые договоры, приказы о зачислении, графики отпусков и прочее.
Избавление от лишнего касается и отбора работников. Управляющему необходимо понять значимость сотрудников в организации и оставить только ценных людей.
Совершенствуем процессы
На этой стадии отлаживаются операции. Это поможет найти результативный подход для процессов и выполнять действия с минимальными затратами ресурсов.
К примеру, существует система, которая сканирует отпечатки пальцев у сотрудников. На производстве она отслеживает, когда работник пришёл на объект и когда ушёл. Фиксируются даже недолгие выходы из цеха. Так сканеры помогают не допускать посторонних на закрытое предприятие, учитывать отработанное время и соблюдать служебную дисциплину.
Раньше для этих задач требовался штат рабочих, который вёл учёт внутренних помещений. Однако сегодня все эти процессы можно значительно упростить.
Также есть и программы для автоматизации, которые повышают эффективность работы с кадровыми документами и сотрудниками. Одна из них — «1С:ЗУП». Конфигурация поддерживает главные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учёта, планирования расходов, исчисления налога на доходы физических лиц и страховые взносы. Программа работает с электронными трудовыми книжками, отчётами и справками в госорганы и социальные фонды.
Прикладное решение позволяет:
Оптимизировать рутину. Вы сможете экономить время на подготовке отчётов, расчёте заработной платы и других операциях. Это позволит специалистам отдела кадров сфокусироваться на значимых задачах.
Использовать актуальное законодательство. Конфигурация учитывает последнюю редакцию нормативно-правовых актов РФ.
Автоматически вводить данные. Информация в документах может заполняться в автоматическом режиме, что сокращает ошибки, связанные с человеческим фактором.
Быстро находить сведения. Единая база помогает оперативно получать сведения о каждом сотруднике — для этого потребуется пару кликов мышкой.
Облачная версия «1С:ЗУП» работает из любой точки мира, где есть интернет. Конфигурация будет доступна через мобильное приложение или веб-браузер.
Подключить эту и другие программы для кадровиков можно в компании Scloud. Так у вас будет круглосуточная техподдержка, автообновление баз и финансовые гарантии. Причём вся информация разместится на надёжных серверах, а резервное копирование защитит её от утери.