За время работы финдиром на удалёнке и оцифровывая один проект за другим, видно где бизнес теряет деньги.
В статье расскажу, что это за протечки, как их вовремя заметить, устранить и больше никогда не допускать.
1. Нерентабельное проекты
Обычно у бизнеса есть несколько клиентов, проектов и направлений работы. Одни приносят меньше денег, другие требуют больше времени, к третьим приходится привлекать подрядчиков.
Деньги за разные проекты и направления часто приходят одним платежом, и сложно бывает понять, на чем именно и сколько вы заработали. Если проектов более 20, легко не заметить, что один из них не приносит деньги, а только вгоняет вас в долги.
Что делать?
- Учитывать доходы и расходы по каждому клиенту, направлению или проекту.
- Вычитать расходы на каждый конкретный проект или направление.
- Учитывать время на проект и смотреть, насколько он трудозатратен.
- Не браться за нерентабельные проекты поможет планирование и расчеты по каждому проекту до начала работы.
2. Большие отсрочки для клиентов
Часто договоры составляют так, что клиенты имеют право заплатить вам с большой отсрочкой. В итоге получается, что вы делаете работу, платите подрядчикам и своим сотрудникам, а денег не видите.
Бывает и хуже: клиент, несмотря на договор, вообще не платит, будь то случайно или с умыслом. А вы уже отгружаете ему новые товары и выставляете новые счета.
Такие моменты часто остаются без внимания, потому что платежей много и удержать все в голове сложно.
Что делать?
- Вести строгий учет всей дебиторки. Сразу после выставления счета записывать, кто и сколько вам должен, когда крайний срок оплаты. Напоминать об оплате несколько раз, а не за день до истечения сроков.
- Назначить ответственного за дебиторку сотрудника. Например, не выплачивать менеджеру его процент за продажи, пока он не добьется оплаты.
Кстати документ выше «Учет сделок» помогает отслеживать долги по проектам.
3. Следить за отсрочками поможет платежный календарь. Он предупреждает, когда из-за отсрочки у компании может случиться кассовый разрыв
3. Склад забит неликвидным товаром
Ситуация, когда склад забит неликвидным товаром, характерна для компании с большим оборотом. Товаров много, продаж много, а следить за остатками на складе некогда.
Что делать
- Провести инвентаризацию остатков — то есть отследить, что лежит на складе и как давно. В дальнейшем стоит проработать вопрос закупок, чтобы пополнять склад только тем, что реально нужно, и в оптимальном количестве.
- Составлять балансовый отчет, в котором видно, сколько у вас денег, сколько дебиторки, сколько кредиторки, сколько товара и других активов закуплено.
- Деньги от закупки товара учитывать не в расходах, а в активах — так вы точно будете знать, сколько денег лежит на складе и сколько вы можете заработать.
- Если обнаружили залежавшийся товар, устроить с ним акцию или распродажу, чтобы высвободить застоявшиеся деньги.
4. Из бизнеса «вытаскивают» денег больше чем положено
С дивидендами может быть две проблемы:
- собственник знает чистую прибыль и всю выводит как дивиденды. Тогда не остается денег на развитие компании и подушку безопасности. Одна непредвиденная трата — и придется лезть в долги и кредиты, вкладывать личные деньги;
- собственник не знает чистую прибыль и выводит дивиденды интуитивно.
Вот собственник вывел дивиденды, а потом вдруг— не хватило на зарплаты. Если дивиденды еще не потрачены, можно вложить их обратно в бизнес. Но если потрачены — бери кредит, занимай у родственников, продавай то, что купил на дивиденды.
Что делать
- Осознавать, что деньги бизнеса — это не личные деньги владельца и учредителей. Нужно откладывать подушку безопасности, выделять средства на развитие бизнеса, учитывать будущие траты — и только потом выводить деньги и тратить их на личные нужды.
- Планировать доходы и расходы минимум на квартал и выводить деньги только с учетом этих планов.
- Даже если вы собственник, стоит назначить себе конкретную зарплату как директору, заложить эту зарплату в расходы и выплачивать точную сумму.
5. Дорогой офис, не нужные сервисы
У бизнеса много расходов: на аренду, товары, зарплаты, какие-то мелочи вроде канцелярии, кофе или программ, нужных для работы. Все это складывается в общую сумму расходов. Если не следить за всеми статьями отдельно, легко не заметить, что много денег уходит на ПО, которым вы почти не пользуетесь
Что делать
- Заносить все расходы по категориям, вплоть до покупки мелкой канцелярии, подписок на сервисы и банковских комиссий. Оценить, не тратите ли вы слишком много.
2. Посмотреть, не тратите ли вы деньги на ненужные приложения или сервисы, не переплачиваете ли сотрудникам, можете ли перенести какие-то работы на аутсорсинг.
6. Слишком высокие зарплаты
Представим компанию, в которой зарплаты менеджеров по продажам зависят от суммы сделки. Чем дороже проект, тем больше у менеджера зарплата. Но может случиться так, что проект дорогой, но неприбыльный.
Если дорогих, но неприбыльных проектов много, зарплата менеджера будет расти, а прибыль — нет. Так компания теряет деньги на зарплатах, премиях и бонусах.
Что делать
Пересмотреть систему оплаты труда — привязать зарплаты к прибыли или перейти на фиксированную ставку. И, конечно, следить за изменением оплаты труда.
7. Активы работают не в полную силу
У торговой компании есть свой личный автопарк (это активы), чтобы доставлять заказы до клиентов и забирать товар от поставщиков. Однако ежедневно дополнительно привлекается наемный транспорт, а собственные машины простаивают, хотя не находятся в ремонте.
А по субботам собственные машины компании не работаю вообще, привлекают только наемный транспорт
РЕЗУЛЬТАТ РАСХОДЫ РАСТУТ, А ПРИБЫЛЬ ПАДАЕТ
Что делать
- Ввести нормы загрузки собственных машин.
- Определить условия/правила при наступлении, которых будет привлекаться наемный транспорт.
- Прописать порядок загрузки/разгрузки машин на своем складе, чтобы утром не было простоев.
- Следить за фактическим выполнением правил.
Итак
Чтобы видеть все эти протечки, нужно внимательно считать все деньги: сколько ушло, сколько пришло, сколько лежит на счету, сколько «зарыто» в дебиторке и товарах. А внимательно считать деньги помогает управленческий учет. Он помогает разобраться, какие цифры для бизнеса нормальны, а при каких компания идет ко дну, и пора срочно что-то менять.
