Кадровый аудит – это независимая проверка кадровых документов, по итогам которой собственник бизнеса получает заключение о соответствии их требованиям трудового законодательства. Рассказываем, как это делается, для чего и как часто.
Цели кадрового аудита:
Кадровый аудит проводится для проверки системы кадрового документооборота на предмет:
- наличия необходимых документов;
- анализа кадровой документации на предмет ее соответствия законодательству РФ.
Кадровый аудит призван оценить и минимизировать трудовые, репутационные риски, исключить претензии ГИТ и органов прокурорского надзора.
Напомним, что санкции за нарушение трудового законодательства могут достигать 30–50 тыс. руб. К тому же если обиженный работник дойдет до суда, то именно отсутствие необходимых кадровых документов и (или) ошибки в оформлении кадровых вопросов становятся основным аргументом в пользу сотрудника.
Кадровый аудит от КСК Групп – это оценка трудовых рисков, минимизации штрафных санкций и предупреждение трудовых споров.
Виды кадрового аудита:
Принято разделять аудит на полный и выборочный (когда дается общее заключение о состоянии кадрового учета и указываются рискованные «зоны», типовые ошибки и т. п.), а также внутренний и внешний.
Внутренний аудит, т. е. проверка собственными силами, может быть актуальным лишь для небольших организаций и при наличии надежного, грамотного сотрудника, которому вы полностью доверяете.
Внешний аудит, т. е. проверка состояния кадровой документации силами независимых экспертов, – единственно возможный вариант для средних и крупных организаций.
Кадровый аудит от КСК ГРУПП
Оценка / минимизация трудовых рисков:
Собственнику бизнеса – даже если собственные сотрудники пользуются 100% доверием, – всегда необходимо второе мнение незаинтересованного специалиста. В особенности в ситуациях, когда предполагается смена топ-менеджмента, грядет проверка ГИТ (иных контролеров) или возник конфликт в коллективе и т.п.
Особо хотелось бы отметить щекотливую проблему, которую может решить лишь внешний кадровый аудит: соответствие оформления реальному положению дел. Не секрет, как часто аккуратно оформленные приказы, журналы, положения, локальные акты и т.п. не отражает реального положения дел в сфере кадровой работы и соблюдения норм трудового законодательства в компании.
И, напротив, нередко фактически работодателя упрекнуть не в чем, реальные нарушения трудового законодательства отсутствуют, права работников не нарушаются, но кадровые документы или вовсе отсутствуют, или оформляются ненадлежащим образом. В этом случае есть все основания для привлечения к ответственности по ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП.
Смена топ-менеджмента или кадровика? Серьезные изменения в нормативном регулировании? Грядет проверка ГИТ? Назрел трудовой спор? Не рискуйте, закажите независимый кадровый аудит в КСК Групп.Вы не только сможете избежать штрафов, но и получите четкую картину вашего кадрового учета, «карту» проблемных мест и рекомендации по их устранению.
Как проходит кадровый аудит:
Конкретный объем мероприятий всегда зависит от ситуации. Как правило, проводятся три вида работ, это проверки:
- всех имеющихся кадровых документов на соответствие законодательству;
- наличия всех необходимых документов;
- «рисковых» сегментов (кадровое оформление иностранцев, договоры о полной материальной ответственности, оформление и оплата сверхурочных, испытательного срока и т. п.)
По итогам кадрового аудита нередко выявляется необходимость восстановления кадровой документации.
Как часто проводить кадровый аудит
Ответ на этот вопрос зависит от ряда факторов:
- вид деятельности;
- количество сотрудников;
- система оплаты труда;
- графики работы и проч.
Однако разного рода «экстренные», «косметические» проверки силами собственных сотрудников, возможно, помогут, снизить суммы штрафных начислений, но состояния кадрового учета не улучшат, и при следующей проверке проблем не избежать.
Все-таки основная цель любого контролера (в т. ч. ГИТ): убедиться в реальном соблюдение трудового законодательства (и в корректном ведении кадрового делопроизводства), а не просто в том, что кадровая документация составляется правильно. Поэтому для поддержания кадрового «здоровья» необходимо регулярно проводить аудит силами независимых экспертов.