Кейс - автоматизация отдела продаж в компании по сертификации продукции "Сертификация Плюс"

2 марта 20232 мар 2023

4 мин

Оглавление

Цели и задачи проекта:
Ход проекта:
Результаты проекта:

Сертификация Плюс - крупная многопрофильная компания, специализирующаяся на разработке и оформлении разрешительной и нормативно-технической документации.

Цели и задачи проекта:

У компании были следующие запросы:

Упорядочивание клиентской базы;
Аккумуляция каналов поступления заявок от клиентов;
Автоматизация, которая не даст менеджеру забыть клиента и напомнит ему о текущих действиях по воронке продаж;
Удобная и прозрачная отчетность по продажам и клиентам;
Переход от стороннего ПО к работе в режиме одного окна в Битрикс24;
Постановка задач коллегам;
Канал поддержки, куда пользователи могли бы задавать свои вопросы, как по работе, так и по самостоятельной корректировке настроек в Битрикс24;
Совершенствование ранее сделанных настроек и автоматизации для более эффективной работы корпоративного портала.

Ход проекта:

Проект был начат с первичной встречи, где были озвучены и продемонстрированы текущие проблемы и задачи, которые поступают от сотрудников и которые уменьшают эффективность бизнес-процессов. На основании встречи с нашей стороны были проанализированы пути и решения данных проблем.

Первоочередно силы были брошены на расширение функционала с использованием Битрикс24.Маркет - подобраны варианты, изучены и протестированы. Часть из них введена в эксплуатацию, а именно работа с мессенджерами через Битрикс24, работа с детальной информацией о контрагентах из внешних баз данных.

Параллельно производилась корректировка ранее настроенных роботов. Так как у заказчика был тариф, в котором недоступны бизнес-процессы, то задумывалась логика работы триггеров и роботов с их максимально эффективным использованием и условиями. Для решения одного из запросов по отслеживанию автоматически выставляемых дел на сотрудника, было установлено стороннее приложение, которое позволило работать с задачами и их данными без каких-либо ограничений.

Ошибки, либо недоработки ранее сделанной автоматизации и настроек в CRM, скорректированы совместно с заказчиком. Для этого проводились дополнительные встречи и консультации, чтобы более детально понять потребности. В данный пункт входила настройка блока CRM, отчетов, работы с задачами.

Отдельно можно вывести такую задачу, как перенос достаточно нагруженного отчета из Google-таблицы в Битрикс24, задействовав только стандартный функционал корпоративного портала. В итоге список сделок содержит в себе весь необходимый пул информации по продажам. В случае необходимости менеджер может использовать отдельно список по задачам и своим делам, которые также были адаптированы под специфику деятельности.

Что касается каналов коммуникаций, то в данном случае были проведены консультации по подключению почтовых ящиков, так как в рамках конфиденциальности доступы от почты не могли быть переданы третьим лицам. В итоге все письма от клиентом и поставщиков фиксируются в истории CRM и обработка обращений производится в едином месте.

Изначально заказчик хотел получать обращения в Битрикс24 с онлайн-чата на сайте, который не имел отношения к Битрикс24. Обсудив данную задачи пришли к решению, что более эффективным будет настроить встроенный онлайн-чат и разместить его. В итоге все обращения от клиентов, настройка очереди по сотрудникам, а также различные формы автоматического взаимодействия с клиентом делаются со стороны корпоративного портала. И это стало очередным шагом к уходу от сторонних сервисов.

В результате проведения основных настроек и доработок портала с вовлеченными в процесс сотрудниками было проведено обучение с отработкой вопросов. Также в процессе всего периода сопровождения заказчика была организована группа, в которой в режиме реального времени проводились консультации и коммуникации по задачам.

Результаты проекта:

Корпоративный портал используется на осязаемый максимум, все функции, которые могут быть настроены в том или ином объеме - задействованы;
Обращения клиентов с сайта, телефонии, почтовых ящиков и мессенджеров принимаются и обрабатываются в Битрикс24;
Движение сделки ведется по всей воронке и с помощью автоматизации на каждом этапе менеджер знает, что нужно сделать. Причем, некоторые задачи выставляются по условию, что исключает линейное сопровождение процесса;
После обучения и консультаций у сотрудников есть понимание, что такое Битрикс24, как он помогает в продажах и на что он способен;
Исходя из предыдущего пункта появились более глубокие и сложные запросы, чтобы упростить ежедневные рабочие процессы, тем самым переключив внимание на работу с клиентами, а не на ручное заполнение данных о них;
Основная масса источников теперь определяется автоматически в рамках всех каналов коммуникаций, то есть помимо бизнес-процессов, задействована и аналитика;
Сотрудникам больше не требуется переключаться между вкладками и окнами. Вся работа максимально переведена в Битрикс24.