Проблемы выбора информационных систем на примере среды общих данных.

Определение понятий

Проблематику выбора ИС будем рассматривать на примере отечественного рынка программного обеспечения для организации среды общих данных (СОД) в строительных проектах.

«Технологии информационного моделирования — способ преобразования информации об объекте капитального строительства в информационную модель/модели ОКС, путем построения взаимосвязей внутри и между различными информационными частями посредством использования среды общих данных.» [7]

«Среда общих данных (СОД) — это единый программно-технический комплекс для совместной работы участников проекта с информационными моделями на всех стадиях жизненного цикла.» [7]

Текущая ситуация на рынке ПО для технологий информационного моделирования

Необходимо отметить, что выбор иностранного программного продукта был наиболее привычен для российского потребителя. Этому способствовала широкая рекламная кампания иностранных вендоров на рынке РФ и программа поддержки лоббирования их интересов, включая формирование клуба «BIM-лидеров». В итоге доля российского программного обеспечения в строительной отрасли до 2022 года была незначительной. Компании, приобретая продукты иностранного производства, поступали по принципу «действуй как все» и не уделяли должного внимания сравнению альтернатив на рынке.

В силу того, что иностранные вендоры стали покидать российский рынок, а спрос на подобные решения из-за принятия ПП 331 начал расти, стали появляться российские информационные продукты. Некоторые из них были призваны заменить ушедшие с рынка, а другие являлись уникальными разработками российских вендоров.

Итого:

- Регулятор в лице Минстроя требует применения технологий информационного моделирования в проектах капитального строительства.

- Иностранные вендоры прекратили свою деятельность в РФ.

- Новые программные продукты активно продвигаются на рынке.

Эти факторы привели к высокой актуальности способности компаний выстраивать процесс выбора информационных продуктов в соответствии с требованиями регуляторов, а также своими собственными потребностями.

Еще раз акцентируем: двадцать лет в сфере строительства на рынке программных продуктов преобладали иностранные продукты. Выбор иностранного решения оправдывался главенствующим положением этого решения на рынке, а поддерживался вознаграждениями со стороны вендора своим лоббистам. Текущие условия меняют эту устоявшуюся схему.

Почему компании важно эффективно выстраивать процесс выбора информационных систем:

- вопрос касается сложных информационных продуктов. Рассматриваемый сегмент – технологии информационного моделирования в строительстве находится в стадии формирования и не имеет «устоявшихся» решений;

- сложные информационные продукты обладают существенной стоимостью, а также длительным сроком внедрения. Это значит, что при совершении выбора в пользу неподходящей системы компания потеряет деньги на лицензии, на внедрение и, что самое главное, потеряет время, за которое она отстанет в своем развитии. Технологии развиваются динамично, требования к компаниям, которые позволят им оставаться конкурентными также быстро меняются;

- неэффективно выстроенный процесс выбора информационных продуктов может приводить к тому, что компания, потратив определенное время, не может прийти к какому-либо выбору. Менеджеры компании, проведя работу по изучению рынка, не могут обосновать свой выбор перед руководителями, что приводит к откладыванию принятия решения. Эта ситуация может казаться не такой плохой, как описанная в предыдущем пункте, когда компания делает неверный выбор, но на самом деле она ничем не лучше. Да, компания ничего не купила и, кажется, не потеряла деньги. На самом деле компания теряет свои ресурсы на попытки выбрать информационный продукт, а не выбрав и не внедрив новые технологии – проигрывает конкурентную борьбу, отставая в своем развитии. Даже не полностью подходящая информационная система позволяет компании развиваться, получать опыт и трансформировать процессы. В то время как отсутствие выбора, откладывание внедрения инноваций ведет к задержке развития компании;

- для российских вендоров отсутствие компетенций со стороны потребителей по организации выбора информационных систем ведет к тому, что отрасль информационных технологий России развивается медленней, чем могла бы.

Анализ потребительского поведения на рынке сред общих данных

Исследование проводилось в 2023 и 2024 году среди компаний строительного сектора РФ. Пул компаний включает в себя все типы ролей, которые участвуют в строительном проекте: заказчик, технический заказчик, проектная организация, подрядная организация и т.д. В пуле компаний присутствуют как государственные организации, так и частные. При этом по территориальному расположению компании представлены из всех регионов страны. Таким образом можно говорить, что выбранный срез представляет собой всю строительную отрасль РФ.

Всем респондентам задавались вопросы о покупке СОД, препятствиях покупки, времени, которое заняли процессы выбора системы.

Опрошенные компании занимались вопросом выбора системы для организации среды общих данных строительного проекта от нескольких месяцев и более. Нередко этот процесс занимал по времени больше года. При этом 72% компаний не смогли принять решение, которое бы выражалось в приобретение системы. Только 28% опрошенных выбрали и приобрели систему. Это очень низкий процент.

Отдельно следует рассмотреть сроки, которые потребовались компаниям для принятия решения. Графически результаты представлены на рисунке:

Важный параметр внедрения и освоения новых технологий – это срок, за который происходит выбор подходящего программного обеспечения. Как можно видеть, исходя из данных исследования:

• небольшая часть компаний, всего 9,5% принимают решение за короткий срок – менее трех месяцев. В данную выборку попадали компании, которые уже имели опыт эксплуатации СОД, а также те, кому система нужна была для формального закрытия требований о использовании ТИМ в проекте. В итоге, если рассматривать срок выбора менее трех месяцев как целевой, при правильно выстроенной работе по выбору, окажется, что компаний, которые смогли организовать свою работу таким образом гораздо меньше, чем 9,5%;
• в срок до шести месяцев уложились 23,8% компаний. Это допустимый срок для выбора подобных систем, особенно, если компания впервые выбирает такой класс ПО. Однако срок следует стремиться сокращать;
• больше шести месяцев, но меньше года потребовалось 28,6% компаний. Это уже избыточные затраты временных и финансовых ресурсов для подобной работы. Если компания занимается выбором СОД более шести месяцев, то можно уверенно говорить, что существуют проблемы с организацией выбора;
• самая большая группа 38,1% компаний занималась выбором системы более 1 года. При последующем анализе данная группа компаний была оценена, как те, кто имеют высокие затраты на процесс выбора. Часто, столь длительный срок работ связан с дополнительными проблемами, которые в итоге приводили к отрицательному результату выбора.

Выбор системы — это только первый шаг на пути цифровизации, а не срок ее внедрения. Если компания имела проблемы на этапе выбора системы это часто означает, что и этап внедрения будет сопровождаться трудностями. Это означает, что и внедрение новых технологий будет проходить долго. Необходимо признать, что столь длительное время, которое компании тратят на данный процесс, является проблемой, негативно влияющей на сроки цифровизации строительной отрасли целиком.

В процессе опроса замечено, что чем больше организация, тем более длительный срок требуется ей для принятия решения о выборе системы. Это частично связано с более сложными схемами принятия решений и бюджетирования, но в значительной степени происходит из-за большого количества заинтересованных лиц, которые имеют власть влиять на процесс выбора, стараясь вложить больше своих интересов. Однако при этом неправильно будет стараться ограничить количество «интересов». Интересы компании, а также интересы ее коллектива должны быть учтены. Необходимо организационными мероприятиями включить их в процесс выбора.

Подобная картина со сроками выбора решений свидетельствует о массовых проблемах с организацией этой деятельности внутри организаций строительной отрасли.

В процессе проведения опроса нашли свое подтверждение следующие проблемы организации процесса выбора СОД:

• отсутствие описания стратегии развития компании и описанных задач для будущей системы. Эта проблема характеризовалась тем, что представители компании не могут ответить на вопрос зачем они хотят купить систему или как ее планируют эксплуатировать. Случается это тогда, когда работы по выбору инициируются руководителем, но задачи для системы считаются интуитивно понятными. Другая ситуация, когда процесс выбора был начат специалистами по собственной инициативе;
• отсутствие оценки экономических эффектов от внедрения СОД и сроков окупаемости. Эта проблема заключает в себе два аспекта. Первый – отсутствует достаточная теоретическая проработка тематики ТИМ и СОД, что приводит представителей компании к недостаточному пониманию экономических выгод, которые приносят новые технологии. Второе – не строится финансовая модель данного проекта. Даже в упрощенном виде данный документ позволил бы обосновать выделение средств на внедрение инновации;
• отсутствие участия руководства компаний в процессе выбора и освоения ТИМ. Это проблема может проявляться явно и неявно. Некоторые руководители совершенно игнорируют процесс выбора системы, другие формально участвуют, но в результате затягивают решение на длительный срок. В любом случае наличие такой проблемы при выборе системы практически всегда приводит к негативному результату работ;
• коллектив компании не принимает участие в выборе системы, его интересы не учтены. Эта проблема может встречаться и в небольших компаниях, когда решения принимаются авторитарным способом со стороны руководства, и в крупных компаниях, где роль руководителя принимает на себя отдел информационных технологий, который может принимать решение таким же авторитарным способом. В результате наличия такой проблемы могут случиться сложности уже на этапе внедрения системы, что приведет к еще большим финансовым и репутационным потерям организации;
• высокие затраты временных ресурсов на процесс выбора. Как показал опрос это проблема встречается чаще всего. Сама проблема может являться производной от тех, что описаны выше, но может быть и самостоятельной. Чрезмерно большие сроки выбора ИС говорят о полной несостоятельности организации процесса выбора системы;
• сопротивление коллектива внедрению новых технологий. Это проблема часто может скрываться под видом других сложностей. На этапе выбора это выражается в попытках затягивания принятия каких-либо решений. На переговорах отдельные специалисты уводят диалог в какие-то частности, выдавая их за необходимые элементы работы. Примером могут служить переговоры, которые состоялись с одним проектном институтом. Со стороны института присутствовало большое количество специалистов. В том числе присутствовала специалист нормоконтроля. Весь диалог в итоге свелся к вопросу о том, как в СОД будут отображаться так называемые «измы». Это новые версии документов, на которых ставятся отметки об исправлениях после замечаний к предыдущей версии. Весь смысл заключается в том, что в процессах электронного обмена проектными документами эти «измы» будут упрощены. А значит специалист этого направления теряет свою востребованность. В попытках доказать то, что электронная система не подходит к текущим процессам института сотрудник «защищал» свое место. Это яркий пример того, как коллектив может сопротивляться внедрению инноваций. Задача специалистов, которые занимаются выбором систем и руководителей вовремя определить такую проблему и заблаговременно с ней работать. Подобные случаи не являются редкостью;
• отсутствие отработанной методики выбора ИС. Эту проблему можно было выявить практически в каждой организации, которая приняла участие в опросе. Однако отдельные компании демонстрировали особенно сильные сложности в этом вопросе. Заключаются они в постоянной смене вводных для выбора системы, смене людей, которые этим занимаются, переносом сроков и сменой позиций по техническим вопросам.

Исследование показывает высокую актуальность указанных проблем при проведении выбора систем. Наиболее часто встречающейся проблемой является высокие временные затраты на процесс. Однако и остальные проблемы являются важными. Возникновение каждой из них может привести к неудаче или на этапе выбора или при последующем внедрении. Некоторые из проблем трудно определить при помощи опроса. Например – сопротивление коллектива изменениям. Об этом не будут говорить и постараются скрыть, однако по косвенным признакам это можно выявить.

В каждом отдельном случае могли присутствовать, как одна явная проблема, так и несколько из них. При этом были компании, которые не демонстрировали каких-либо проблем на этапе выбора. Это не может означать, что такие компании сделали правильный выбор на 100%. Возможно, в выборку попали компании, для которых приобретение системы СОД являлось формальностью, и они не стали тратить на это много времени.

С чем может быть связан столь высокий процент компаний, которые с одной стороной интересуются новыми технологиями, уделяют время на их изучение, выбирают подходящее решение, но в итоге не могут принять решение о покупке?

Наиболее часто встречающийся инструмент, которым пользуются при выборе СОД – это табличное сравнение функционала различных систем с присвоением балльных оценок. Но данный способ хорошо себя может зарекомендовать лишь на рынке известных устоявшихся систем, функционал которых фактически регламентирован. На рынке инноваций, к которому относятся системы СОД, подобный подход может быть не только неэффективным, но и деструктивным, как для пользователей, так и для вендоров. Происходит это в силу того, что специалисты компании покупателя технологии пытаются определить, а после записать в таблицу те функции системы, которые, как они считают, необходимы в системе для того, чтоб они смогли ее эксплуатировать в своей организации. Фактически происходит проектирование системы, только с использованием собственного понимания того что должно быть в системе и как это должно работать. Проблемы этого процесса заключаются в том, что указанные специалисты крайне редко имеют квалификацию в проектировании информационных систем. При фиксировании функций в таблицу не рассматриваются альтернативы, а указывается единственный вариант. [6]

Следующим шагом подобные таблицы представляются вендорам с запросом на заполнение. Фактически подобный подход мог бы работать, если компания искала бы для себя организацию, которая предоставит услуги заказной разработки системы. Тогда после общего рассмотрения таблиц был бы этап проектирования системы, на котором все вопросы были решены специалистами.

Однако, такие таблицы используются для поиска готового решения на рынке, что является неэффективным подходом.

Выводы

Исследование, результаты которого представлены в статье, показывает реальную картину на рынке систем СОД в РФ. Выбор систем проходит крайне медленно, а качество организации его низкое. Потребители сталкиваются с различными трудностями, которые не позволяют провести работу по выбору в краткий срок. При этом сами результаты выбора, т.е. опыт эксплуатации систем частно становятся негативными. Покупатели отказываются от дальнейшей эксплуатации приобретенных систем, что готовит о ошибках, совершенных на этапе выбора системы.

Наиболее популярные способы сравнения заключаются в составлении таблиц функционала. Чаще всего такие таблицы заполняются по принципу есть/нет. Дальнейшее решение принимаются по принципу «чем больше, тем лучше». Выбирается система с максимальным наличием функций. Чуть более продвинутый способ сравнения заключается в присвоении весовых коэффициентов для разных функций. Далее высчитывается сумма баллов с учетом весов. Но чаще всего решения принимаются на основании экспертного мнения одного специалиста или весьма ограниченной группы лиц. Данный способ принятия решений подходит типу покупателей «новаторы» и «первопроходцы» и является экспериментальным потреблением. Для более консервативных потребителей должен быть предложен иной способ принятия решения о выборе системы, который мог бы соответствовать их более прагматичному подходу к ведению бизнеса.

Способ оценки и сравнения альтернативных систем не может быть исключительно математической функцией. Он должен учесть психологию коллектива организации. Необходимо решить возможные проблемы выбора еще до их возникновения. Прежде всего должны быть проведены организационные работы, которые подготовят организацию к будущим изменениям. В процессе выбора системы должны быть учтены интересы организации и ее коллектива. Сам метод выбора, для его массового применения, не должен требовать специфических компетенций у персонала. Критерии выбора и их весовые характеристики не должны вызывать разногласий в коллективе организации и между сотрудниками группы выбора системы.

*Материал подготовлен на основе научного исследования автора.

Список литературы

[1] Требования к средам общих данных. Д. В. Медведев, В. И. Пронин, А. А. Ислам // Человек. Общество. Инклюзия / Human. Society. Inclusion Том 14 (2023). № 4-2 / Volume 14 (2023). Issue 4-2

[2] Медведев, Д. В. Формирование экономических обоснованных требований к средам общих данных / Д. В. Медведев, В. И. Пронин, А. А. Ислам // Человек. Общество. Инклюзия. – 2023. – Т. 14, № 4-2(59). – С. 161-170. – EDN INLKCQ.

[3] Ислам, А. А. Десктопное или веб-приложение для организации СОД ОКС / А. А. Ислам, В. И. Пронин, Д. В. Медведев // Человек. Общество. Инклюзия. – 2023. – Т. 14, № 3-3(57). – С. 128-135. – EDN GHMTFS.

[4] Пронин, В. И. Экономические структуры имплементации коммерческих лицензий СОД строительных проектов / В. И. Пронин, Д. В. Медведев, А. А. Ислам // Человек. Общество. Инклюзия. – 2024. – Т. 14, № 4-3(60). – С. 166-176. – EDN AFWSVK.

[5] Медведев, Д. В. Уровни развития сред общих данных строительных проектов / Д. В. Медведев, В. И. Пронин // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2023. – Т. 13, № 5-1. – С. 434-445. – DOI 10.34670/AR.2023.59.18.018. – EDN FVJNAG.

[6] Пронин, В. И. Организация процесса выбора среды общих данных для проектов объектов капитального строительства / В. И. Пронин // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2023. – Т. 13, № 5-1. – С. 220-230. – DOI 10.34670/AR.2023.54.86.078. – EDN IMVWNL.

[7] Пронин, В. И. Трактовка понятий "технологии информационного моделирования" (ТИМ) и "среда общих данных" (СОД) / В. И. Пронин, Д. В. Медведев // Человек. Общество. Инклюзия. – 2023. – Т. 14, № 2(54). – С. 140-146. – EDN YXDIPD.

[8] Пронин, В. И. Формирование задач для выбора информационной системы из стратегических целей проектной организации / В. И. Пронин, Д. В. Медведев // Человек. Общество. Инклюзия. – 2023. – Т. 14, № 3-1(55). – С. 114-119. – EDN CNMXJI.

[9] Пронин, В. И. Коммерциализация технологий информационного моделирования на примере рынка СОД / В. И. Пронин, Д. В. Медведев, А. А. Ислам // Человек. Общество. Инклюзия. – 2023. – Т. 14, № 3-1(55). – С. 141-149. – EDN CSQNSP.

[10] Особенности хранения проектной информации в среде общих данных строительного проекта / В. И. Пронин, Д. В. Медведев, А. А. Ислам // Человек. Общество. Инклюзия / Human. Society. Inclusion Том 15 (2024). № 1-2 / Volume 15 (2024). Issue 1-2