Недавно фирма 1С проанализировала результаты внедрений системы 1С:Документооборот. Например, ее использование сокращает время документирования на 70–90%, прохождения документов – в 2–3 раза, исполнения заказов – на 25–40% и т.д.
За этими абстрактными цифрами – время, нервы и деньги, которые система помогла сберечь компаниям-заказчикам и их сотрудникам. Поэтому мы решили рассказать вам серию историй из жизни реальных специалистов различных функциональных служб.
О том, как 1С:Документооборот меняет жизнь коммерческой службы и отдела продаж, сегодня расскажет директор коммерческого департамента компании 1С-КПД Елена Рустамова.
Оценка проекта
– Прежде чем направить клиенту коммерческое предложение, мы запрашиваем у него различные сведения, чтобы оценить стоимость проекта, – рассказывает коммерческий директор 1С-КПД. – Все присланные материалы нужно где-то хранить и каким-то образом передавать для оценки в проектный офис.
Работа без системы. Как компания бы работала без системы электронного документооборота? Обычно клиенты присылают документы для оценки не одним письмом, а целой серией писем с промежутками в несколько дней. Без 1С:Документооборота было бы проблематично собрать весь пакет в одном месте. Скорее всего, менеджер также будет пересылать документы в проектный офис по отдельности. И нет уверенности, что там соберется полный пакет.
А тут и заказчик периодически звонит и уточняет: «Слушайте, я уже забыл: мы отправляли вам схемы наших процессов или нет?» На поиск ответов уходит много времени. Более того, иногда приходится по 3–4 раза заново производить переоценку проекта, потому что клиент продолжает осмысливать свои потребности и присылать новые вводные.
Учтите, что менеджер может одновременно вести десятки проектов. Сложно будет его винить, если на одном из этапов определенного проекта затеряются какие-то документы или будут перепутаны их версии. Но в итоге проектный офис сделает неверную оценку, а коммерческий департамент – сформирует коммерческое предложение, выгодное заказчику, но невыгодное подрядчику.
Затраченное время: проведение оценки может занять несколько дней.
Работа в системе. В 1С:Документообороте все присланные по проекту материалы хранятся в одном месте – карточке заказчика.
99% документов пересылается по электронной почте. Система позволяет перетащить документ прямо из электронного письма в карточку документа. Также можно создать новую карточку на основании письма, и тогда все вложения автоматом попадут в эту карточку.
Поэтому процесс оценки проекта предельно прозрачен и легко поддается контролю.
Ускорение в работе: несколько часов вместо нескольких дней.
Подготовка коммерческих предложений
– Этот процесс я считаю самым важным в нашем департаменте, – говорит Елена Рустамова. – Ведь его главная задача – обеспечивать проектную загрузку производства и рост продаж.
Работа без системы. Как готовятся коммерческие предложения в компаниях, где нет системы электронного документооборота? Обычно менеджеры берут за основу свой личный шаблон. Кто-то скачал его из интернета. Кто-то принес со старой работы. Кто-то ищет подходящий файл в папках старых проектов.
Затем сотрудники начинают ломать голову над структурой документа: «А не внести ли в него раздел о нашей технологии внедрения? Не рассказать ли о нашем подходе к реализации проектов? Не добавить ли красивых цифр?» Если нужной информации нет под рукой, сотруднику остается позаимствовать яркие описания с сайтов конкурентов.
Получив проект такого предложения, коммерческий директор, скорее всего, скажет: «Нет, мы работаем по другой технологии. Нет, мы так никого не убедим». И возвращает предложение на доработку.
Затраченное время: в среднем 3 часа на подготовку и час на доработку предложения.
Работа в системе. Пользователи 1С:Документооборота используют одинаковый набор шаблонов документов, включая коммерческое предложение. По мере того, как растет компания и меняется рынок, содержание и оформление шаблонов периодически пересматривается и шлифуется. Можно сказать, шаблоны накапливают опыт лучших проектов компании, поэтому их использование помогает команде действовать все более эффективно.
– Когда я сама готовлю коммерческое предложение в системе 1С:Документооборот, это занимает у меня минут 20, от начала заполнения данных до отправки письма клиенту, – говорит Елена Рустамова. – Многие спросят: почему так долго? Потому что наша компания продает проекты. Поэтому я должна получить от проектного офиса план-график работ, проверить его и добавить к описательной части документа. Но если вы, например, продаете серийную продукцию, подготовка коммерческого предложения может занять считанные минуты.
Ускорение в работе: от 2–3 до 20 минут вместо нескольких часов.
Подготовка договоров
– Этот вид документов также очень важен в нашей работе, – говорит Елена Рустамова. – Договор – это наши юридические обязательства перед контрагентом. Это условия соблюдения технологий, сроков, сдачи и оплаты работ, под которыми мы подписались.
Работа без системы. Как и в случае с коммерческими предложениями, сотрудники могут использовать разные шаблоны договора, в т.ч. устаревшие. Например, менеджер может годами открывать шаблон со своего Рабочего стола, не подозревая, что типовой договор менялся в компании уже пять раз.
Не имея системы, крайне сложно отследить, какая версия договора самая последняя и у кого на согласовании она находится. Еще больше путаницы возникает из-за того, что не во всех компаниях принято вносить в документы правки в режиме рецензирования. Даже если вы нашли последнюю версию договора, отсутствие явных правок помешает понять, чем эта версия отличается от предыдущих, кто вносил правки и почему.
Типичная ситуация. Перегруженный проектами менеджер получает от одного из заказчиков новую версию договора. Дня через три вспоминает об этой сделке. Но по ошибке открывает предыдущую копию документа, а не ту, в которую вносил последние правки заказчик. Добавив свои правки в устаревшую версию, менеджер отправляет ее заказчику. А поскольку обе стороны не работают с документами в режиме рецензирования, маловероятно, что они сразу обнаружат эту нестыковку. Есть риск, что в итоге одна из сторон подпишет невыгодный для себя договор.
Если компании обмениваются договорами не через систему, а просто по электронной почте, у них отсутствует инструмент контроля за возвратом подписанного договора от клиента. Менеджер может посчитать, что свое дело сделал: договор согласовал. И никто больше не проконтролирует: был ли получен обычной почтой и подшит к делу экземпляр этого договора, подписанный с двух сторон.
Затраченное время: минимум 1–2 дня, нередко – до недели.
Работа в системе. В 1С:Документообороте менеджеры всегда используют актуальные шаблонов договоров, в которые периодически вносятся изменения. А цепочки согласования договоров автоматизированы в зависимости от разных условий.
– Например, договор на отгрузку программных продуктов у нас идёт по четко заданному маршруту, через меня и директора компании, – отмечает Елена Рустамова. – А к согласованию договора выполнения проекта подключаются директор проектного офиса и руководитель проектов, то есть цепочка удлиняется. Если бы у нас вышла из строя система – не факт, что договор на внедрение попадёт к руководителю проектного офиса. Чтобы отследить маршрут, мне пришлось бы постоянно задавать менеджеру вопросы: а ты показал договор руководителю проектного офиса? А где его правки?
Работа в 1С:Документообороте прозрачна: легко увидеть, кто в цепочке уже согласовал договор, какие правки и комментарии вносил. Например, коммерческая часть договора может полностью устраивать коммерческий департамент. А руководитель проектного офиса может отказываться завизировать техническую часть, пока с клиентом не будут согласованы определённые условия.
Чистое время согласования договоров в 1С-КПД не превышает двух часов.
– Опять же, кому-то может показаться, что это очень много, – говорит Елена Рустамова. – Но у нас проектная деятельность, корпоративные заказчики. Мы боремся за каждый пункт, если заказчик пытается его скорректировать. Зато у наших собственных клиентов, в зависимости от вида товаров и услуг, которыми они занимаются, процесс согласования договоров может быть значительно короче.
Ускорение в работе: 1–2 часа вместо нескольких дней или недели.
– В 1С:Документообороте я все вижу, все понимаю, все контролирую. Получаю удовольствие от работы, развиваюсь сама и развиваю компанию, – завершает рассказ коммерческий директор 1С-КПД Елена Рустамова.
