Внешний электронный документооборот так или иначе вошёл в жизнь каждого бизнеса в России, вне зависимости от его величины. Но для каждой системы ЭДО характерен ряд параметров, среди которых важно и то, как именно и при помощи каких средств предприниматель, бухгалтер или просто пользователь будет с ней взаимодействовать.
Чаще всего бизнес начинает внедрение ЭДО с формализованных документов, связанных с реализацией, являющихся первичными или отгрузочными.
Большая часть бухгалтерий страны для формирования, печати, выгрузки, приёмки и других операций по формализованным первичным документам использует продукты фирмы 1С, ставшие стандартом отрасли бухучёта и документооборота.
С определённого момента для операторов систем ЭДО стало обязательным предоставление пользователям решений для работы с их сервисами из платформы 1С привычным или, если это невозможно, максимально удобным способом.
Решить эту задачу и призваны дополнения, которые мы называем обработками 1С.
Теория
Для чего нужны обработки 1С
Обработки 1С или «1С-обработки», которые также называют модулями ЭДО для 1С или модулями 1С для ЭДО (да, названий и вариаций очень много, но в 99% случаев речь всегда идёт про одно и то же), — это специальные подпрограммы, которые разрабатывают сторонние поставщики для платформы 1С.
Обычно они представляют из себя файл формата .epf, который можно запустить из программ 1С и сразу приступить к работе. Как правило их цель — действительно обработка информации из базы данных 1С и получение определённых результатов этой обработки — отчётов, документов, статистики, аналитики.
В случае с ЭДО есть ряд важных нюансов:
- система 1С по умолчанию не имеет функционала выгрузки готовых формализованных документов и тем более логики работы с системой оператора ЭДО;
- в базе данных 1С есть вся необходимая информация для того, чтобы создать электронный документ;
- в системе 1С допустимо импортировать данные и создавать при помощи внешних инструментов (обработок) входящие документы.
Таким образом, операторы ЭДО используют возможности 1С для реализации более удобного и приближённого к каждодневной работе бухгалтера способа доступа к документам ЭДО, а также набора функций для подготовки, отправки, приёма и импорта документов ЭДО в базу 1С. И делают это они посредством разработки собственных обработок 1С с механизмами работы ЭДО прямо из платформы предприятия.
Основных задач таких обработок от операторов ЭДО две:
- Формирование документов отгрузки для покупателей с последующей отправкой в ЭДО на основе документов реализации, актов, фактур в 1С.
- Приём входящих документов от поставщиков с последующим созданием на их основе приходных документов 1С.
Таким образом, основное назначение обработок 1С сводится к тому, чтобы пользователь ЭДО мог работать с необходимыми ему документами в электронном виде в привычных интерфейсах систем 1С.
Схема ЭДО с обработкой 1С на примере решения TrustDoc:
Практика
Система TrustDoc и обработки для 1С
Для отправки и получения документов прямо из 1С команда «Инфотекс Интернет Траст» разработала 1С-обработки в готовом виде.
При этом разработаны как тиражные версии обработок, то есть стандартные готовые решения, где при помощи простых шагов и кнопов абонент отправляет и получает документы вручную, так и кастомные версии, которые глубоко настраиваются и интегрируются в бизнес-процессы абонентов так, что становится возможной полная автоматизация процесса.
Рассмотрим процессы работы на основе тиражных решений.
Обработка 1С для TrustDoc позволяет без лишних настроек:
- авторизоваться в сервисе ЭДО, используя сертификат ЭП;
- проверить новые документы, обработать их прямо из 1С для формализованных, или перейти к ним на веб-портал ЭДО для неформализованных и обработать их там;
- создать из документов 1С исходящие формализованные документы и передать их контрагентам в ЭДО, причем как по одному, так и массово.
Как выглядит стандартный процесс получения и использования обработки для абонента:
1. Абоненту нужно получить у оператора файл внешней обработки для своей конфигурации 1С и запустить программу 1С:Предприятие.
Файл обработки можно использовать разово или применить более удобный вариант для долгой работы — запуск в качестве дополнительной обработки, зарегистрированной в 1С в справочнике «Дополнительные отчёты и обработки». Для этого в панели разделов нужно выбрать «Администрирование» и далее команду «Печатные формы, отчёты и обработки».
В настройке «Печатные формы, отчёты и обработки» выбрать команду «Дополнительные отчёты и обработки».
В окне выбора «Дополнительные отчёты и обработки» нажать кнопку «Добавить из файла» при первоначальном создании дополнительной обработки или «Обновить из файла» при обновлении ранее созданной.
В открывшейся форме «Дополнительная обработка (Создание)» выбрать файл обработки.
После загрузки выбранного файла обработки необходимо на вкладке «Дополнительно» указать размещение, в каких разделах программы будет использоваться обработка.
Далее запуск обработки можно будет проводить из выбранных разделов.
Теперь в выбранном разделе размещения (например, «Продажи») в режиме «Сервис» необходимо выполнить команду «Дополнительные обработки».
В открывшемся списке обработка пока недоступна для запуска. Чтобы сделать её запуск возможным, нужно выполнить команду «Настроить список» и выбрать для использования обработку TrustDoc.
После этого обработка станет доступной для запуска из выбранного раздела.
2. Абоненту нужно выбирать необходимый раздел, в нём подраздел «Сервис» -> «Дополнительные обработки» и запустить обработку.
3. Обработка запускается и сразу предлагает абоненту авторизоваться по сертификату в сервисе TrustDoc. Нужно выбрать тот сертификат, который зарегистрирован в сервисе.
При авторизации необходимо ввести пароль от контейнера ключа ЭП.
4. Одним из основных окон является окно списка документов. Обработка отображает список всех документов с их актуальными статусами и данными контрагентов.
5. Перед первой отправкой документов абоненту нужно убедиться, что выбраны верные настройки отправки. Сделать это можно, нажав кнопку «Настройки» внизу окна списка документов.
Настройки позволяют выбрать, как формировать и передавать документы для каждого типа учётной политики. Поскольку и обработка 1С и сам сервис TrustDoc поддерживают все типы формализованных первичных и учётных документов, возможны разные варианты формирования документов или пакетов как в виде УПД, так и в виде пар документов «первичный документ + фактура».
По умолчанию обработка настроена таким образом, что реализация и счёт-фактура отправляются отдельными документами (акт/товарная накладная + счёт-фактура).
6. Для выгрузки документов из 1С в ЭДО и дальнейшей отправки в окне списка документов нужно нажать кнопку «Отправить». Откроется форма отправки первичных документов.
На этой форме можно выбрать один или несколько документов и нажать кнопку «Подписать и отправить». Обработка выполнит формирование файлов документов, подпишет их электронной подписью продавца и передаст в ЭДО контрагентам.
7. Для загрузки полученных из TrustDoc от контрагентов документов в базу 1С и их обработки, а также подписания и отказа в подписи, необходимо в окне списка документов выбрать нужные входящие документы и нажать кнопку «Загрузить».
Также в этом окне можно подписать входящие документы или отказаться от подписи, если в них найдены ошибки. При подписании входящих актов и накладных система предложит ввести дополнительные данные согласно правилам документооборота о приёмке товаров и услуг.
Загрузка в базу 1С доступна только для формализованных документов — актов, фактур, накладных, УПД.
Дополнительные функции обработки 1С
При использовании обработки 1С для TrustDoc у абонента есть возможность использовать дополнительные функции обработки:
1. Сопоставление номенклатуры для входящих документов.
Может потребовать сопоставить номенклатуру для документов, по которым в программе 1С точного совпадения номенклатуры не найдено.
В окне сопоставления обработка предложит выбрать и сопоставить номенклатуру по каждой неизвестной системе позиции. Если подходящая номенклатура в справочнике не найдена, её нужно создать и уже после этого выбрать.
2. Обновление обработки.
Как и любое программное обеспечение, обработку 1С можно и нужно регулярно обновлять. Команда «Инфотекс Интернет Траст» постоянно улучшает свои решения и выпускает обновления обработки.
Обновление доступно только для обработки, запущенной из меню «Дополнительные обработки» и при наличии прав администратора в 1С.
Для обновления в окне списка документов необходимо перейти в окно «О программе» и нажать в нём кнопку «Проверить обновление».
При наличии обновлений обработка предложит скачать и установить новую версию.
3. Получение и загрузка корректировочных документов (корректировка поступления товаров и услуг).
В режиме загрузки входящих документов для корректировочных документов реализован механизм поиска в принимающей системе имеющегося документа основания.
Абонент может получить и загрузить в систему УКД или иной вид корректировочного документа для выполнения корректировки поступления.
При необходимости также можно указать документ основания и свойства корректировки.
Таким образом, для целого ряда применений в торговой деятельности, отгрузке товаров и услуг и получении приходных документов у абонентов TrustDoc есть возможность работы из привычного интерфейса 1С, в терминах и понятиях, применяемых бухгалтерией и делопроизводителями, без необходимости осуществлять отдельные операции с документами на стороне веб-портала ЭДО.
Читайте на нашем сайте больше статей по темам электронной подписи, электронного документооборота, информационной безопасности и электронных торгов: https://iitrust.ru/articles/
