Дебиторская задолженность (ДЗ) и Просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)
Общие понятия:
Что такое Дебиторская задолженность (ДЗ)?
Это общая сумма отгруженных клиенту товаров (оказанных услуг) и НЕ ОПЛАЧЕННЫХ им.
Пример:
Клиент Иванов И.А.
За период 3месяца
отгружено клиенту: 300 000 руб.
приход денег: 150 000 руб.
долг (ДЗ) 150 000 руб.
Вот этот долг и является Дебиторской задолженностью (ДЗ), хотя зачастую он может являться и ПДЗ но об это ниже
Что такое Просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)?
Это общая сумма отгруженных клиенту товаров (оказанных услуг) и НЕ ОПЛАЧЕННЫХ им, В РАМКАХ УСЛОВИЙ ЕГО РАБОТЫ (договоренностей, договора и пр..)
Этими условиями очень часто являются: ОТСРОЧКА (дни, месяцы, года), ЛИМИТ (определенная сумма).
Если провести анализ прошлого примера, то мы не сможем определить ПДЗ Иванова И.А., почему? Да потому, что не указаны условия его работы. Поэтому добавим их.
Пример:
Клиент Иванов И.А.
За период 3 месяца, условия - отсрочка 21 день
отгружено клиенту: 300 000 руб.
приход денег: 150 000 руб.
долг (ДЗ) 150 000 руб.
ПДЗ 50 000 руб.
Что означает ПДЗ - 50 000 руб.? Это означает, что данный клиент не оплатил отгрузки товара, которые были 22 дня назад и ранее на сумму 50 000 руб.
Простой вопрос? А что больше ДЗ или ПДЗ?
Конечно ДЗ - т.к. в нее входит ПДЗ и является ее составной частью.
Очень часто бывает что ДЗ=ПДЗ Когда? Когда клиенту остановлены отгрузки и общий долг равен просроченному долгу.
А теперь пожалуй самое ВАЖНОЕ о чем Вы всегда должны помнить!
Продажи заканчиваются не с моментом отгрузки товара в клиента и когда желаемая сумма появляется в Ваших отчетах а с момента ПРИХОДА ДЕНЕГ от клиента на баланс компании.
Это ВАЖНО, это очень ВАЖНО всегда помнить
Основной инструмент при работе с ДЗ - отчет о Дебиторской задолженности.
В разных компаниях он отличается друг от друга. Но в нем предпочтительно иметь следующие основные элементы:
период - точнее возможность его выбора, для формирования отчета;
условия работы по клиенту (дни отсрочки, лимит и прочее);
сумма отгрузки;
общий долг - ДЗ;
просроченный долг - ПДЗ;
приход денег.
Пример, самого "простого" отчета о ДЗ и ПДЗ
Что видим?
Видим клиентов, их общий долг а также ПДЗ, плюс к этому имеем и количество дней "просрочки" : отрицательные значения - это сколько дней уже "просрочил" клиент по оплатам, положительные - сколько осталось дней до платежа (затем последует просрочка)
Даже такой отчет уже позволяет работать с клиентами в разрезе оплат.
В отличие от предыдущего отчета, он более "развернут". В него добавлены условия, по которым работает клиент, а также отгрузки и приходы денежных средств за выбранный период времени.
Зачем это нам?
Давайте "прочитаем" этот отчет о ДЗ:
Важно! - будем считать что период отчета взят - 1 день (текущий)
Клиент1
общий долг на начало дня - 172 773 руб.; приход денег - 50 000 руб.; отгружено товара на сумму 1 708 руб.
общий долг = 172 773 -50 000 + 1 708 = 124 481 руб. (обратите внимание что сумма долга указана отрицательным значением, т.е. клиент "должен" компании.)
А вот почему клиенту сегодня был отгружен товар на сумму 1 708 руб, при уже фактической просрочке -2 дня - вот это вопрос? К оператору, клиентскому отделу, Вам?... будьте готовы ответить на него руководителю и самому себе.
Клиент2
общий долг на начало дня - 34 429 руб.; приход денег - 0 руб.;
отгружено товара на сумму 0 руб.
Клиент явно уже "проблемный" т.к. при отсрочке в 5 дней имеет уже 5 дней просроченной ДЗ. Но о том как работать с такими клиентами чуть ниже.
Клиент3
общий долг на начало дня - 156 796 руб.; приход денег - 30 031 руб.; отгружено товара на сумму 14 581 руб.
общий долг = 156 796 -30 031 + 14 581 = 141 346 руб.
Как видно, просроченных платежей у клиента нет. Цифра 1 в строке "Дни просрочки" указывает, что просрочка у клиента начнется через 1 день. Если конечно же он не пришлет денег.
Клиент4
Не будем останавливается, т.к. это схожая ситуация с Клиентом3, только дней до просрочки у клиента больше - 5.
Клиент5
общий долг на начало дня - 17 000 руб.; приход денег - 30 000 руб.; отгружено товара на сумму 10 000 руб.
общий долг = 17 000 -30 000 + 10 000 = 3 000 руб. (обратите внимание что сумма долга указана положительным значением, т.е. у клиента "переплата".)
Что сказать? С точки зрения компании - "идеальный" клиент, т.к. "закидывает" деньги вперед. Можно сказать инвестирует)))
Клиент6
общий долг на начало дня - 23 000 руб.; приход денег - 0 руб.;
отгружено товара на сумму 5000 руб.
Клиент, как и Клиент2 явно уже "проблемный" т.к. при отсрочке в 3 дня имеет уже 7 дней просроченной ДЗ. Плюс к этому, сумма уже просроченного долга, выходит за рамки установленного лимита в 20 000 руб. И при том уже при большой "просрочке" и по срокам и по лимиту, клиенту сегодня отгрузили на 5 000 руб.!!! На лицо грубое нарушение правил работы (если такие конечно есть в компании), либо есть какие то договоренности по клиенту.
Ну вот мы с Вами "прочитали" отчет о ДЗ. Это довольно легко, но главное это то, какие Вы сделаете выводы и спланируете действия по клиентам.
Часть системы работы с ДЗ мы с Вами разобрали, а именно как пользоваться основным инструментом - отчетом о ДЗ.
НАПОМИНАЮ!
Что вопрос работы с ДЗ и ПДЗ относится к ежедневным задачам менеджера и входит в план основных дневных мероприятий. В результате которой менеджер планирует свою деятельность (см. урок Рабочий день менеджера)
Теперь к выводам и действиям.
Опять же для удобства рассмотрим вышеприведенный пример.
На практике, отчет о ДЗ лучше "упорядочить" - либо по сумме задолженности, либо по срокам "просрочки".
Удобней все таки по срокам "просрочки", вот что у нас получается:
Клиент4 - нормальный "рабочий" клиент, во всяком случае день платежей не настал поэтому и тревожить его по такому вопросу не имеет смысла;
Клиент3 - видим, что через 1 день настанет крайний срок оплаты по условиям договора. Что делать? Все зависит от того насколько хорошо Вы знаете клиента и есть ли у Вас в компании системная работа с ДЗ и ПДЗ. По хорошему клиенту необходимом сделать звонок или отправить сообщение о приближающемся окончании срока оплаты и сумме задолженности.
Клиент5 - у клиента "переплата" поэтому вопросов по ДЗ и ПДЗ к нему нет. А вот "поощрить" клиента за такую работу - было бы здорово. Но это уже к вопросу лояльности, разберем попозже и в других уроках.
Началось.. пошли "дебиторщики".
Клиент1 - ПДЗ 5 854 руб., срок 2 дня. "Дебиторщики" то же бывают разные и тут прежде всего конечно Ваш контакт с клиентом будет играть ключевую роль. В обязательном порядке остановить клиенту отгрузки (если еще этого не сделано). Созвониться с клиентом и узнать причину задержки оплаты а также планируемый срок погашения. Важно при этом именно звонок (можно и встреча). Никаких отписок! Человеческая натура она такая. При работе с дебиторкой нужна твердость!.
Клиент2 - ПДЗ 34 429 руб., срок 5 дней. Это уже "тревожный" звоночек. Тем более если предпринимаемые ранее действия (а именно предупреждение клиента об оплате, звонок клиенту) не возымели свое действие. Однозначно - встреча с клиентом для принятие решения по оплате. И не вздумайте откладывать. Эти вопросы относятся к разряду "срочных"!
Клиент6 - ПДЗ 28 000 руб., срок 7 дней. Прежде всего конечно же надо разобраться кто, зачем и почему отгрузил клиенту, имеющему задолженность, товар на сумму 5 000 руб. И если не было каких либо "оправдывающих" причин - принять меры, чтобы этого впредь не случалось, а также поднять вопрос о привлечении к ответственности лица, кто это произвел.
И самое важное здесь не суммы, приведенные в примере (они могут быть и в 10-ю нулями) ДЕЛО В СИСТЕМЕ!
Это как дрессировать собаку... Если не будет системной работы с клиентом по ДЗ и профилактике ПДЗ, то у Вас гарантировано по данному вопросу будут постоянные проблемы.
А Вы знаете сколько Хороших клиентов прекращают работу с компаниями только из-за бессистемной работы менеджера в отношении их ДЗ!!!!
И так, в результате работы с отчетом по ДЗ, Вы для себя определили ряд мероприятий, которые нужно выполнить в течении дня. (Это к вопросу о планировании своего рабочего дня).
Идем дальше.
Во многих компаниях к сожалению отсутствует очень нужный документ, который четко определяет порядок работы с ДЗ и ПДЗ. Называется он - "Регламент работы с ДЗ и ПДЗ".
Если у Вас его нет, попросите Вашего руководителя разработать его, или представьте свой проект. Тем самым в очередной раз "подняв" свой статус.
Вот типичный пример Регламента:
В нем (Регламенте) довольно все четко и ясно прописано, имея такой документ можно избежать многих "недопониманий".
Кстати на всякий случай прилагаю пример досудебной претензии, достаточно "отрезвляющий" документ для некоторых дебиторщиков.
Теперь хотелось бы вернуться к истокам. Откуда берется ПДЗ? Как возникает и почему?
Причин много и однозначного ответа нет.
Но есть 3 универсальных решения, которыми менеджер по продажам должен быть вооружен.
1 - ВАШИ ОТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТОМ! (не зная клиента, и не "выстроив" рабочие отношения, Вы очень часто будете попадать в "неприятные ситуации" по ПДЗ и практически 100% будете аутсайдером среди остальных менеджеров отдела.
2 - СОГЛАСОВАННЫЕ УСЛОВИЯ РАБОТЫ! (которые ни под каким предлогом нарушаться не должны).
3 - СИСТЕМНОСТЬ В РАБОТЕ! (я приводил пример с дрессировкой, поверьте - это "сродни" тому).
Но сейчас к истокам - а это собственно УСЛОВИЯ РАБОТЫ, по которым работает клиент с компанией. И от того как тщательно и грамотно Вы установите (согласуете) эти условия - будет зависеть Ваша дальнейшая работа с ДЗ и ПДЗ. Будет ли это "вечная каторга" , иногда в роли коллектора, или партнерские, т.е. рабочие отношения.
Новым клиентам, условия работы, определяете Вы (с согласия РОП), по старым клиентам - есть уже "обговоренные" - по которым они работают. Но Вы, как менеджер по продажам, сможете их всегда корректировать с "лучшую" или "худшую" для клиента сторону.
Опытный менеджер очень активно использует данный инструмент (я про условия: отсрочка, лимит) тем самым мотивируя клиента или дисциплинируя его.
Все зависит от конкретных условий, случая и целей поставленный в отношении клиента. Ну а также возможностей самой компании.
Но не надо "перебарщивать" - иначе данный инструмент просто не будет влиять на клиента. Самое лучшее это с заданной периодичностью, путем анализа продаж и оплаты клиента, корректировать условия работы с ним (раз в квартал, полгода, год и пр..).
Для себя отсрочку - я отношу к "жестким" мерам регулирования ДЗ, лимит - к "мягким", не трудно догадаться почему.
РЕЗЮМИРУЕМ...
Фактически пишем чек-лист работы с ДЗ и ПДЗ
1. Определяем, разрабатываем, согласовываем условия работы с клиентом. А также периодически их корректируем - используя это в качестве инструмента влияния на деятельность клиента в разрезе оплат.
2. Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно мониторим отчет о ДЗ и ПДЗ, предпринимая соответствующие действия (желательно согласно документа работы с ДЗ и ПДЗ - я о Регламенте);
3. В течении всей Вашей жизни в качестве "продажника" - занимаемся выстраиванием и поддержанием ОТНОШЕНИЙ с клиентом. Это ключевой фактор Вашего успеха по всех начинаниях.
4. Подходим к работе системно, а не по "настроению и загруженности"
5. В работе с ДЗ и ПДЗ как никогда нужна твердая ПРИНЦИПИАЛЬНОСТЬ!
Случаи из практики: по началу, когда еще молодые менеджеры толком не знают клиентов, а уже нужно идти в бой и "вести разговор" о просроченных оплатах - советовал новичкам "валить" все на руководство. Вот мол, такие "принципиальные" что я могу сделать? На первых порах это помогает - дальше уже своими ногами...
