Владельцы малых предприятий и микробизнеса чаще всего для учета финансов используют обычные гугл-таблицы или таблицы в Excel. Это решение, лежащее на поверхности. Оно очевидное, но далеко не самое простое.
Excel-таблицы отнимают много времени и для корректного учета требуют специальных знаний об управлении финансами. Если у предпринимателя несколько юридических лиц и расчетные счета в разных банках, учет в Excel становится настоящим квестом. Чтобы уточнить какую-то цифру, приходится долго её искать, а то и вовсе звонить бухгалтеру. Кроме того, в Excel не особенно удобно строить финансовые модели и прогнозы.
Поэтому многие предприниматели ищут специализированные сервисы для учета финансов, простые и удобные. Такой сервис должен собирать в один интерфейс все деньги бизнеса в реальном времени. Например, как это реализовано в FinTrack. Наличные, товарные запасы и все операции по всем счетам в разных банках можно увидеть на одном экране, в сводной статистике.
Кроме этого, в FinTrack можно настроить индивидуальные правила, и тогда все операции автоматически будут распределяться по различным статьям управленческого учета. Это поможет при формировании бюджета, создании новых бизнес-проектов и отслеживании их эффективности.
Распределение транзакций по проектам поможет владельцу бизнеса понять, сколько он тратит на какое-то конкретное направление, а сколько на нём зарабатывает. При этом одна операция может относиться к нескольким разделам, это тоже учитывается.
Многие предприниматели рассуждают так: у меня уже есть бухгалтер, значит, все в норме. Однако только бухгалтерского учета бизнесу недостаточно. Бухгалтер учитывает только те деньги, которые бизнес уже получил или потратил. Он не сможет сказать владельцу, сколько денег будет на счету через месяц. Он может только составить отчет об уже полученных в прошедшем отчетном периоде финансовых результатах.
Кроме того, в реальности множество мелких предпринимателей используют для бизнеса и личные финансы. Это никак не отражается в бухгалтерском учете. Поэтому ни один мелкий предприниматель не будет принимать никаких управленческих решений только на основании бухгалтерских документов.
Чтобы безошибочно двигать бизнес-процессы, необходим также и управленческий, и финансовый учет. Это не отнимет много ресурсов, но позволит эффективнее распоряжаться деньгами. В России нет никаких установленных стандартов на этот счет, можно вести учет так, как удобно владельцу бизнеса.
Когда у вашего бизнеса совсем немного операций, для учета можно пользоваться и гугл-таблицами. Но когда платежей много, контрагентов тоже, количество заказов растет ‒ гораздо удобнее задействовать сервисы вроде FinTrack. Он автоматически формирует наглядные таблицы, графики и другие отчеты.
Готовые сводные отчеты помогают владельцу бизнеса понять:
- как планировать доходы и расходы;
- как избежать кассовых разрывов;
- какой долг перед поставщиками;
- когда и сколько ожидается поступлений от клиентов;
- какие проекты наиболее рентабельны;
- насколько факт отличается от плана и что можно и нужно скорректировать;
- по каким статьям и почему увеличились расходы;
- как можно оптимизировать расходы;
- сколько денег можно вывести на личные цели из бизнеса без ущерба для него.
Это очень удобно, когда в любой момент времени можно нажать одну кнопку и получить полный отчет о положении дел в бизнесе. Это также избавляет бухгалтера от лишней работы.
Если владелец микробизнеса сам ведет управленческий учет, это позволяет ему понимать реальное положение дел, держать руку на пульсе 24/7, безошибочно планировать дальнейшее развитие. Онлайн-сервис финансового и управленческого учета FinTrack позволяет формировать любые наглядные отчеты, оперативно и эффективно управлять денежным потоком.
