Чтобы решать проблемы и делать это эффективно, нужно научиться выявлять проблемы и системно с ними работать.
В организации определяется ответственный за решение возникшей проблемы в зависимости от ее типа, выясняется коренная причина, проводится работа по предотвращению подобной проблемы или снижению тяжести последствий.
Системная работа с проблемами повышает скорость реакции на изменения и помогает экономить ресурсы компании.
Управляют изменениями и решают проблемы в рамках управления проектами. Навыки управления проектами сегодня необходимы. В зависимости от типа проекта, выбираются инструменты для упрощения этой работы.
Разработка стандартов – тоже проектная работа. При формировании стандарта анализируется каждый мини-процесс: кто что делает, зачем, как, можно ли это делать быстрее, качественнее, дешевле, задействуя меньше ресурсов. Особенно заметный эффект даст разработка стандартов основного процесса.
Хотите использовать скрытые ресурсы и исключить неоправданные расходы – закажите разработку стандартов у ManGO! Games. Заполните форму, и мы свяжемся, чтобы узнать вашу ситуацию и предложить вам решение, позволяющее при минимуме затрат получить максимум выгоды.
Стандарты – это не просто задокументированные процедуры, позволяющие кому-то произвести серию действий, чтобы получить определенный результат. Это описание того, как пройти процедуру наилучшим образом для конкретной компании в конкретных условиях.
Возьмем простой пример. Совещания и обсуждения есть в каждой компании – где-то часто, где-то совсем редко. Как понять, нужно ли их проводить с такой частотой, как сейчас, будут ли они более качественными и эффективными, если проводить их чаще, или реже. У многих возникают вопросы:
- Эффективнее ли онлайн-формат?
- Насколько поможет использование онлайн доски?
- Кто должен участвовать в том или ином обсуждении?
- Все ли люди, которые сейчас собираются, действительно должны там быть?
- Можно ли провести обсуждение не за час, а за 40 минут?
- Тратим ли мы время зря на обсуждении?
Ответить на эти вопросы невозможно, если не проанализировать пользу и потери. Это можно сделать с помощью той же карты потока создания ценности (VSM). Польза – это ценность с точки зрения потребителя, включая внутреннего. Остальное – потери, поскольку не влияют на создание этой ценности и при этом забирают на себя ресурсы. Анализировать можно любой процесс – производственный, управленческий, процесс коммуникации.
Когда станет ясно, что представляет собой ценность, как часто и с какой длительностью нужно уделять время важным моментам, можно стандартизировать процедуры совещаний, советов, принятия решений, планирования. Стандартизации подлежит любой повторяющийся процесс.
Потери есть абсолютно в любых процессах. Для повышения эффективности потери нужно постоянно выявлять и минимизировать, отражая полученную оптимизацию в стандартах.
Стандарт, который поможет сэкономить ресурсы, – это не просто инструкция, а такая последовательность действий, которая бы отвечала сразу нескольким требованиям:
- Удобство для сотрудников.
- Соответствие целям и ценностям компании.
- Максимальная эффективность, которую компания может обеспечить на текущий момент.
Вы можете получить качественные стандарты важных процессов, если проанализируете каждое действие, задав вопросы:
- Зачем нужно это действие?
- Можно ли без него обойтись?
- Можно ли его упростить?
- Можно ли сэкономить время на его выполнение?
- Кто может выполнить это действие максимально эффективно?
- Кого можно обучить такому же выполнению, кто это может сделать? И так далее.
Подведем итоги. Существуют универсальные инструменты для минимизации потерь, существуют различные способы повышения эффективности, но нет единого и простого решения, которое подойдет всем. Задача каждой компании найти самый краткий путь к экономии своих ресурсов.