Если вы читаете эту статью - значит вам, как и мне, регулярно приходится делать много и делать быстро. Поэтому я поискал, потестил на себе и подготовил подборку рабочих приемов, которые помогут выполнять задачи быстрее. Не нервничая и не выгорая. У нас не инквизиция, чтобы люди сгорали, но работа должна быть сделана. Без жертв. Все приемы простые, но поэтому они и здесь. Почти все что я скажу - известные техники тайм-менеджмента.
А теперь к способам работать быстро, которые помогли мне.
Способ 1. Структурируйте переписку
Мало кто реально этим занимается. У всех у нас накапливаются письма на почте и заспамливаются рабочие, и не только рабочие, чаты. Все это нужно разгрести, ориентируясь в хаотичном потоке сообщений. Посчитайте сколько тратите времени и моральных ресурсов. Ужаснуло? Правильно. Не ужаснуло? Посчитайте еще раз. Что-то легко упустить в общей массе и не сделать вовремя. Половина сообщений оказывается вообще бесполезной. Кто-то просто забивает видя гору эмейлов. Это не наш путь. Поэтому давайте сделаем простые вещи.
Настройте в ваших почтовых сервисах и мессенджерах сортировку. В почтовом ящике создайте папки и сделайте автоматическое распределение сообщений по папкам. Это позволяют сделать почти все почтовые сервисы: Яндекс, Outlook, Гугл, Майл и т.д.
Например, мне регулярно приходят письма на Яндекс.почту с документами и счетами на оплату. Я хочу, чтобы они все были в одном месте, отдельно от остальных писем. Я создаю папку "счета" в ящике, нажимаю на письмо ПКМ и кликаю "настроить фильтр". В окне настраиваю, чтобы письма от данного отправителя всегда автоматически перемещались в эту папку. Также отсортируйте спам, которым грешат многие сервисы. Теперь в основном ящике остаются только важные письма, не привязанные к одной теме. Утром и вечером можно пробегаться по папкам и проверять содержимое. Удобно и последовательно.
В мессенджерах отключите "уведомления" или "notifications". Поставьте режимы "без звука" или "mute" на все второстепенные чаты. Основные же закрепите наверху чата. По всем второстепенным чатам пробегайтесь в свободное время или в конце дня. Основные не потеряются в общем потоке сообщений.
Некоторые сервисы и мессенджеры предлагают разбить чаты по тематикам, такие как Slack. Не пренебрегайте данной функцией. Отделите работу от друзей, отделы компании друг от друга. Пусть чаты на конкретные темы будут вместе.
Немного усилий по созданию простейшей сортировки, а все упорядочено, ничего не упущено, ничего не заспамлено. Любое сообщение быстро найти.
Способ 2. Ведите квадрат Эйзенхауэра
Известная методика тайм-менеджмента. Попробовал ее использовать по совету менеджера "Тинькоффа". Эйзенхауэр, 34 президент США, сформулировал концепцию так: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные».
По этой методике составляем схему задач на день и распределяем их по важности
Выглядит схема как 4 квадрата. Квадраты - приоритет задач:
1. Срочно — Важно.
2. Срочно — Не важно.
3. Не срочно — Важно.
4. Не срочно — Не важно.
Размещаем все задачи на день в ячейки. Приоритеты определяйте для себя сами. Вы сразу сделаете три полезные вещи:
- Визуализируете задачи и ничего не забудете;
- Определите порядок работы;
- Проконтролируете выполнение.
По выполнению задач зачеркивайте их, а что не успели выполнить переносите на следующий день заново расставляя приоритеты между новыми и старыми задачами.
Этот же менеджер предложил для скачивания шаблон квадрата — Гугл-таблицу. Скачивайте на здоровье, как это сделал я.
Заполнение квадрата занимает несколько минут. Я со скепсисом попробовал, раньше мне было достаточно обычного планировщика ToDo. Но квадрат работает и упорядочивает день.
Способ 3. Правило 5 минут
В течение рабочего дня прилетают новые задачи. Планы всегда идут не по плану, это их свойство. Вы можете быть заняты чем-то одним, будь то план закупок или монтаж видео, неважно, когда приходится отвлекаться на что-то другое. Решаете один вопрос, затем другой, а потом возвращаете внимание к первой задаче. И вот нужно настраиваться заново, вспоминать контекст задачи, погружаться, вы тормозите. Тратите моральный ресурс, устаете, падает продуктивность. Расфокусирование внимания способ не успеть вообще ничего.
Поэтому, когда приходит какой-то вопрос оценивайте - справитесь ли вы с ним за 5 минут. Да - делайте сразу. Нет - займитесь после текущей задачи. Бывают исключения, да, когда нельзя отложить дело на неизвестное потом. Правило 5 минут - не жесткий закон, а инструмент контроля внимания. И только.
Так вы не дадите накопиться мелким вопросам, но не разорветесь на куски от тонны дел.
Способ 4. Работайте по таймеру
Разделение рабочего дня по периодам работы и отдыха - техника тайм-менеджмента, известная десятки лет, называется техникой "Помодоро". Придется проявить немного воли - и эффект ускорит вас в разы.
Суть в том, что во время работы, в офисе или дома, отвлекают разные факторы - коллега рассказывает байку, котик хочет поиграть, холодильник манит покушать, хочется выпить всего лишь 5 чашку кофе... Поэтому нужно работать строго по таймеру. Например, из часа 40 или 50 минут посвящать работе и 10 отдыху. Разделение по времени может быть любым, но жестким. Если вы работает 50 минут - вы работаете не переставая. А потом заслуженно и сладко предаетесь отведенное время безделью. Во многих крупных западных корпорациях продвигается философия - сотрудник не должен работать весь час. Для того и существуют кофе-брейки. Поставьте себе таймер, будильник и работайте строго по таймингу.
Эта техника требует волевых усилий, но действует безотказно. Главное помните - быстро, это медленно, но без остановки.
А у вас будет и быстро, и с перерывами.
Способ 5. Делите большое дело на части, будьте здесь и сейчас
Мы все знаем, что большое дело, это много маленьких дел и этапов, сложенных вместе. И напрочь забываем про это, когда хватаемся за большой проект в короткий срок. Сталкиваясь со сложной задачей, распишите по пунктам ее осуществление. Визуализируйте последовательность простых действий. И концентрируйте внимание на каждом отдельном пункте не забегая вперед, прикидывая сколько еще нужно успеть потом.
Эта техника называется "100% здесь и сейчас". Она применима не только в работе. Часто вы занимаясь одним делом, думаете про другие? В отпуске думаете как там ваши подчиненные, не косячат ли эти обормоты? На работе думаете о домашних делах и выходных? Тренируясь в спортзале вспоминаете, что надо купить домой или сделать после тренировки? На самом деле люди почти всегда так живут и это ловушка. Вы тратите свою энергию еще до осуществления целей. Организм утомляется и вы не получаете дофамина ни от выполнения текущей задачи, ни от последующих. Более того, вы рассеиваете внимание, от чего страдает результат. Вы даже не можете нормально расслабиться. В итоге на смену продуктивности приходит прокрастинация. Вам сложно начать работать, вы замедляетесь, у вас нет желания.
Поэтому если вы чем-то занимаетесь сейчас - сконцентрируйтесь. Не думайте о другом, контролируйте мысли. Тогда вы удивитесь, насколько быстро оказывается все можно делать.
Это сложно в начале, поэтому награждайте себя, хвалите. Позволяйте себе съесть небольшую вкусняшку за успешное достижение целей, пусть и маленьких, или займитесь чем-то приятным - посмотрите видео, почитайте, расслабьтесь, сделайте что хотите...
Способ 6. Слушайте музыку
Музыка заряжает. В ней эмоции, а люди эмоциональны. Слушайте музыку, когда устаете, или теряете внимание. А если боитесь помешать коллегам, наушники не просто так придуманы. Заряжайтесь.
Только имейте ввиду - если слушать музыку ВСЕ ВРЕМЯ - получите с точностью обратный эффект. Быть иногда в тишине не менее важно.
Способ 7. ПЕЙТЕ... витамины, а не вот это вот всё
Ежедневный прием витаминов оказался не просто распиаренной чепухой. Здоровым людям тоже надо. Курсы витаминов и поливитаминов приводят в тонус. Крепкий сон, больше энергии. Разумеется, принимайте препараты только после одобрения врача.
В купе с отказом от излишков кофе, чая и алкоголя, витамины приведут вас в такое бодрое состояние, которое сонному лемуру вроде вас сейчас - только снится. А если добавить сюда физ. нагрузки и структурный рабочий день - горы свернете.
Сам знаю несколько людей. которые никогда не сидят на месте, тоже устают, но энергии хоть отбавляй каждый новый день.
Способ 8. Юмор
Непростые ситуации и стресс на работе - норма, с ней и живем. Но давайте так, на любую ситуацию всегда можно взглянуть с другой точки зрения, с юмором. Музыка разряжает, а шутка разряжает. Никогда не мог сработаться со слишком серьезными людьми. Даже от простых проблем над ними сходятся тучи. Это тяжелые люди.
Юмор - это лучший антистресс и отменный способ коммуникации. Он задает легкую атмосферу, поднимает настроение коллектива, да что я вам рассказываю. Сами знаете.
Все хорошо в меру. Даже серьезное отношение к работе.
Способ 9. Отдыхайте
Это не шутка. Я уже останавливался вскользь на этом в прошлых пунктах.
Хороший отдых предшествует продуктивной работе. Оставляйте себе время отдохнуть. На все 100%. Здесь и сейчас. Дайте работе иногда оставаться на работе. По большому счету - редко бывают по-настоящему безвыходные ситуации, где без вас не обойтись. Спите сколько нужно. Устраивайте себе регулярно полноценный выходной, займитесь хобби и собой. И не забывайте про регулярный НАСТОЯЩИЙ отпуск. В противном случае вы перегорите, если еще не перегорели. Бизнесмен вы или наемный служащий - в этом плане все в одной лодке.
При грамотной структуре работы вы хоть немного, но найдете время на все.
Вот такие способы структуризации я обозначил для себя как рабочие. Не все вам могут пригодиться. Но все ли вы пробовали? Попробуйте. Пусть эта статья принесет пользу.
Подписывайтесь на блог.
А если нужны станки для переработки, оставляйте номер:
