Представьте, что вам поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и стараетесь уложиться в срок. Для того, чтобы работа над проектом не превратилась в хаос вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план.
Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта.
Вопрос №1. Цели проекта
Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете?
Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат.
Вопрос №2. Роли и сферы ответственности
В проекте обычно участвует много сотрудников, особенно если проект большой. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем.
Вопрос №3. Ресурсы
Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно же, люди. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент.Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: оборудование и люди.
Вопрос №4. Смета
Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметы на 10-20% обычно бывает достаточно.
Вопрос №5. Зависимости
Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить календарный план и избежать лишних препятствий.
Составьте примерную модель проекта, включающую в себя:
- Список всех задач, необходимых для выполнения проекта
- Зависимости между этими задачами
- Период времени, необходимый для каждой операции
Вопрос №6. Календарный план
А вот теперь пора назначать даты. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, определяя отдельные стадии. Как и в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас.
Вопрос №7. Взаимодействие
Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией.
