Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»:
В одной из прошлых наших публикаций мы уже рассказали про виды Проектных офисов, цели создания и функции этой структуры. Продолжаем развивать тему и остановимся на том, какие ключевые роли используются в этом подразделении, какие функции выполняют и как построить эффективный Проектный офис.
Состав корпоративного Проектного офиса
Состав корпоративного Проектного офиса зависит от нескольких факторов: целей создания, выполняемых функций, существующей инфраструктуры компании, количества проектов в портфеле, управленческой зрелости компании и многих других. Мы рассмотрим возможный состав исходя из уникальных компетенций, которые могут потребоваться этому подразделению. Итак, какие уникальные компетенции могут быть полезны именно сотрудникам Проектного офиса:
- Коммуникации – способность договариваться о правилах, выявлять ключевую информацию, формулировать итоги совещаний и т.п.;
- Анализ и расчеты – способность рассчитывать экономическую целесообразность проектов или решений в проектах, рассчитывать доходность компании, выявлять требуемые статьи затрат или дохода;
- Документирование – способность создания понятных и полных документов для сотрудников и руководства (регламенты, методики, шаблоны и формы);
- Настройка ИСУП – способность настраивать существующие ИТ-инструменты под потребности процессов проектного управления, в том числе отчеты, представления и дашборды, реквизиты и справочники, печатные формы и другое;
- Взаимодействие с топ-менеджментом – способность презентовать результаты работы по портфелю (достижение результатов проектов, исполнение финансового плана, достижение проектных целей, использование ресурсов и прочее) на высшем уровне.
Исходя из представленных компетенций для Проектного офиса важно выделить несколько ключевых ролей:
- Руководитель проектного офиса (Проектный директор)
- Методолог
- Администратор проектов/программ
- Администратор ИСУП
Другие роли:
- Тренер
- Менеджер по ресурсам
- Координатор программ
- Координатор портфеля
- Аналитик
Роль: руководитель Проектного офиса (Проектный директор)
Руководитель такого подразделения как Проектный офис, исходя из структуры подчинения, сам должен являться топ-менеджером или близким к нему по должности. Важно найти человека, способного не только организовать работу этого подразделения, но и на равных взаимодействовать с руководством компании, защищать интересы стратегии на уровне топ-менеджмента.
Как правило, функциями этой роли являются:
- Контроль соответствия проектов целям организации;
- Контроль процессов управления портфелем и программами;
- Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;
- Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;
- Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;
- Контроль сроков и качества ключевых проектов;
- Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;
- Организация работы Проектного офиса.
Роль: методолог Проектного офиса
Это необычайно важная роль. На эту должность должен быть назначен сотрудник с высоким уровнем экспертности в проектном управлении. Как правило, для выполнения функций методолога требуется сертификация на основе используемого стандарта или, если стандарт еще не выбран, одного из крупнейших стандартов.
Именно методолог будет определять инструменты управления системой, и от его работы зависит, насколько они приживутся в организации, насколько эффективно их можно будет использовать, какую пользу они смогут принести. Очевидно, что как минимум половина успеха работы правила зависит от содержания этого правила. Поэтому работа методолога является ядром Проектного офиса и всего проектного управления.
Основные функции методолога:
- Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;
- Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;
- Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;
- Разработка корпоративной системы отчетности;
- Выполнение аудитов проектов;
- Внутреннее обучение и сертификация.
Продолжение публикации читайте на нашем сайте.