19.7 Царь-стандарт: управляем всеми стандартами организации

Продолжаем пробираться по леденящим мозг лабиринтам менеджмента качества в локации ГОСТ Р ИСО 9001‒2015 и ГОСТ РВ 0015‒002‒2020.

Много было и, до сих пор ведется споров: какой документ СМК нужно разрабатывать в первую очередь. Большинство – за руководство по качеству, некоторые – за Политику и цели. Как представляется мне – неправы и те и другие. В первую очередь нужно разработать документ, устанавливающий требования к оформлению документов, в нашем случае это – Царь-стандарт (царь-инструкция, царь-регламент): стандарт, устанавливающий требования к оформлению стандартов. Потом у Вас не будет головной боли, когда исполнители начнут приносить разработанные ими стандарты по направлениям, оформленные в соответствии с собственным представлением исполнителей о прекрасном. И тогда, Вам будет не до содержания – переварить бы оформление...

Чтобы не мучиться с выдумыванием требований и все, включая чёрных аудиторов, признавали правильность установленных Вами требований, рекомендую эти требования брать у Царь-ГОСТа: ГОСТ 1.5–2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Это – первоисточник, где можно подсмотреть как правильно оформить таблицы, ссылки, примеры и т.д.

Не брезгуем и ГОСТ Р 1.4–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения», но больше для нормативной ссылки.

Как всегда, проверим, не сбился ли прицел – определимся с терминами.

Мы с Вами уже знаем, что, если имеется объект (в данном случае – СТО) – им нужно управлять во славу реализации принятой Политики в области качества.

Целями управления стандартами организации в организации, обычно, являются:

• определение и документирование в форме СТО требований к процессам, процедурам и действиям для обеспечения надлежащего функционирования СМК;
• обеспечение сохранения СТО в доступном и пригодном состоянии.

Не забываем в нашем Царь-стандарте упомянуть, что:

Стандарты организации входят в состав документированной информации СМК ООО «ООО» в качестве документации и являются собственностью организации. Также СТО являются частью знаний организации в соответствии с СТО .......

Передача СТО на бумажном носителе и/или в электронном виде потребителям и/или заинтересованным сторонам может осуществляться только по решению руководителя организации. ВП СТО передаются на основании ГОСТ РВ 0015‒002 (7.5.3.8). Экземпляры СТО ВП получает в бюро стандартизации (БС).

Процедура управления стандартами организации, как правило, состоит из следующих этапов:

• - выявление необходимости разработки стандартов;
• - разработка проекта стандарта, в том числе идентификация (назначение идентификационного признака) и проверки на этапе разработки;
• - согласование;
• - утверждение;
• - регистрация;
• - распределение;
• - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
• - разработка мероприятий для внедрения (при необходимости) и внедрение;
• - реализация требований стандарта;
• - контроль реализации требований стандарта;
• - действия по результатам контроля реализации требований стандарта;
• - хранение и защита;
• - актуализация;
• - отмена, изъятие из обращения и уничтожение.

Весьма полезно будет упомянуть, что в целях организационного обеспечения работ в рамках управления стандартами организации БС и БМК осуществляют:

• инициирование предложений по обновлению (пересмотру или изменению) СТО, а также по разработке новых стандартов организации;
• рассмотрение предложений подразделений и должностных лиц организации по обновлению (пересмотру или изменению) СТО, а также по разработке новых стандартов организации.

Разработка стандартов организации

Стандарты организаций разрабатываются организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения для обеспечения целей, указанных в статье 3 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации» [1].

Важно отметить, что состав СТО, необходимых для обеспечения эффективного планирования, реализации процессов (процедур), видов деятельности и управления ими, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 (ГОСТ РВ 0015–002 иного не устанавливает), определяет организация. Перечень СТО организации, а также ответственных за их разработку и сопровождение, обычно приводят в Руководстве по качеству.

СТО утверждает руководитель организации, перед утверждением СТО согласовывается с руководителями подразделений (должностными лицами), задействованными в реализации требований СТО, а также с руководителями процессов в части касающейся. При большом количестве указанных руководителей, согласование производится с заместителем руководителя организации, которому они (руководители) непосредственно подчиняются. Порядок согласования СТО с ВП приведен ниже.

На каждую инстанцию проверки при согласовании отводится не более трех рабочих дней (это ничем не установлено, просто по опыту).

Наличие согласующей подписи означает положительный результат проверки стандарта (в части касающейся) должностным лицом, согласовавшим стандарт.

Ответственность за представление СТО на согласование и утверждение, а также за отработку замечаний, выявляемых на этапах согласования и утверждения, возложена на руководителя подразделения-разработчика (должностное лицо-разработчика) СТО.

Примечание – Согласование СТО иногда квалифицируется как «одобрение».

Внедрение стандартов организации производится в соответствии с требованиями СТО по управлению ДС (т.е. план ОТМ (при необходимости), приказ о внедрении).

На согласование персоналу ВП разработчик представляет СТО после согласования его с персоналом организации.

Возникающие разногласия по проекту документа между разработчиком СТО и персоналом ВП разрешаются путем переговоров между разработчиком и (или) его руководителем и представителем ВП, выдавшим замечания. При сохранении разногласий, окончательное решение принимают совместно: начальник ВП и руководитель организации.

На согласование начальнику ВП стандарт представляет разработчик после утверждения СТО руководителем организации.

Согласование СТО и остальных документов СМК с ВП производится на основании перечня.

Проект перечня готовит начальник всея СМК и направляет его ВП с сопроводительным письмом за подписью генерального директора. На основании полученного ответа от ВП с перечислением документов СМК, которые подлежат согласованию с ВП, начальник ВСМК вносит номер и дату письма ВП в столбец 3 перечня и представляет перечень на утверждение генеральному директору. Экземпляр утвержденного перечня офис-менеджер (секретарь) направляет ВП. Перечень может дополняться по решению ВП, оформленным документально.

Правила оформления стандартов организации

Стандарт организации, как правило, включают следующие элементы:

• - титульный лист;
• - предисловие;
• - содержание;
• - область применения;
• - нормативные ссылки;
• - термины и определения;
• - обозначения и сокращения;
• - основные нормативные положения;
• - приложения;
• - библиография.

Элементы: «Содержание», «Нормативные ссылки», «Термины и определения», «Обозначения и сокращения», «Приложения», «Библиография» приводят в стандарте при необходимости, исходя из особенностей его содержания и изложения.

Допускается объединять в одном разделе элементы «Термины и определения», «Обозначения и сокращения».

Рекомендуется включение в СТО других элементов, касающихся его обращения в организации, такие как:

• учет, хранение и обращение;
• актуализация;
• распределение;
• формы, сроки и места хранения документированной информации, создаваемой (получаемой) при реализации требований стандарта.

В основные нормативные положения СТО рекомендуется включать следующие разделы (подразделы):

• обязанности, ответственность и полномочия;
• действия в отношении рисков, возникающих при реализации процедур;
• порядок оценки функционирования действий, процедуры или процесса.

На титульном листе стандарта располагают следующие данные:

• полное наименование организации, выпустившей стандарт;
• согласующую и утверждающую подписи;
• статус стандарта: «стандарт организации»;
• обозначение стандарта;
• наименование стандарта;
• номер экземпляра;
• выходные сведения (место выпуска, краткое наименование издателя, год выпуска).

Много разговоров о том, что допустимо применение наименования «стандарт предприятия» вместо СТО. Считаю такие разговоры не имеющими под собой никакого основания – ни ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», ни соответствующий ГОСТ не предусматривают старое доброе наименование - СТП. Источник разговоров – крупные, но ленивые организации, которым недосуг (отсутствие воли высшего руководства тоже имеет место) разобраться со своей документацией СМК – вот и наслаивается...

Наименование стандарта включает в себя:

• групповой подзаголовок, обозначающий наименование системы стандартов (система менеджмента качества – для нашего случая), который печатают строчными буквами;
• заголовок, обозначающий объект стандартизации, который печатают прописными буквами;
• подзаголовок, обозначающий аспект стандартизации, который печатают строчными буквами.

Точки после заголовков и подзаголовков не ставятся.

Обозначение стандарта состоит из индекса «СТО», отделенного от него пробелом восьмизначного кода ОКПО Вашей организации, отделенного от него дефисом трехзначного порядкового номера и отделенных от него дефисом четырех цифр года утверждения стандарта.

Пример ‒ СТО 12345678-140-2021.

Берегите доброе отношение Вашего персонала к стандартам! Если номер стандарта будет примерно такой ДЫИЩ.4.1-01.02-2020, ненависть персонала к Вашему СТО, к Вашей СМК, к Вашей барже - гарантирована. Будьте проще, не грузите жесткие диски работников организации недружелюбной информацией...

Номер экземпляра стандарта проставляют вручную после постановки его на учет.

Обращаю внимание, на дефисы в обозначении СТО. Нет для СТО требований, чем отделять порядковый номер и год утверждения, поэтому гнаться за национальными стандартами (там используют тире) не стоит – проще печатать...

Элемент «Предисловие» размещают на следующей странице после титульного листа и начинают с соответствующего заголовка, который помещают в верхней части страницы, посередине, записывают с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.

В предисловии стандарта приводят общие сведения о данном стандарте.

Общие сведения о стандарте, приводимые в его предисловии, размещают после заголовка «Сведения о стандарте», нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т. д.) и располагают в следующей последовательности:

• сведения о разработке стандарта;
• сведения об утверждении стандарта и введении его в действие;
• сведения о дате введения стандарта в действие;
• сведения о стандарте (стандартах), взамен которого (которых) разработан утвержденный стандарт или сведения о том, что стандарт вводится впервые.

При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения, в частности информация об использованных при разработке стандарта документах, если они относятся к объектам патентного права.

Примечание – Сведения об утверждении приводятся на титульном листе стандарта в графе «Утверждаю».

После предисловия располагают элемент «Содержание». В этом элементе приводят порядковые номера и заголовки разделов и приложений стандарта, а также номера страниц сквозной нумерации.

В элементе «Содержание» при необходимости продолжения записи заголовка раздела на второй (последующей) строке его начинают на уровне начала этого заголовка на первой строке, а при продолжении записи заголовка приложения - на уровне записи обозначения этого приложения.

Элемент «Содержание» размещают после предисловия стандарта, начиная с новой полосы страницы. При этом слово «Содержание» записывают в верхней части этой страницы, посередине, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.

После элемента «Содержание» располагают элемент «Область применения». В этом элементе указывают назначение стандарта и область его распространения (объект стандартизации), а при необходимости конкретизируют область применения стандарта.

При указании назначения и области распространения стандарта применяют следующие формулировки: «Настоящий стандарт устанавливает ...» или «Настоящий стандарт распространяется на ... и устанавливает ...».

При необходимости дополнительной конкретизации (уточнения) объекта стандартизации, указанного в заголовке наименования стандарта, применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт распространяется на...».

При конкретизации области применения стандарта используют следующие формулировки: «Настоящий стандарт предназначен для применения ...» или «Настоящий стандарт может быть также применен ...».

Элемент «Нормативные ссылки» («Нормативная ссылка») приводят в стандарте, если в тексте данного стандарта даны нормативные ссылки (ссылка) на национальные стандарты Российской Федерации и/или действующие в этом качестве межгосударственные и иные стандарты (в том числе, СТО), на межгосударственные и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также на своды правил и на другие документы, которые признаны сводами правил и включены в Федеральный информационный фонд стандартов.

Элемент «Нормативные ссылки» оформляют в виде раздела. В нем приводят перечень ссылочных документов в области стандартизации, который излагают в следующем порядке:

• межгосударственные стандарты;
• национальные стандарты Российской Федерации;
• стандарты организации;
• общероссийские классификаторы;
• межгосударственные классификаторы;
• своды правил, зарегистрированные в Федеральном информационном фонде стандартов.

Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты». Если используются ссылки на стандарты и классификаторы, то вместо слова «стандарты» употребляют слово «документы».

В перечне ссылочных нормативных документов указывают обозначения и наименования этих документов, размещая их в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений и в той же последовательности, в которой данные документы приведены в годовом информационном указателе «Национальные стандарты» в части, содержащей общий перечень обозначений включенных в этот указатель документов (в «номернике»). При этом аббревиатуры, которые применены в указателе для групповых заголовков наименований стандартов, входящих в системы общетехнических и организационно-технических стандартов, должны быть расшифрованы.

При указании обозначения ссылочного нормативного документа, на который в стандарте даны только недатированные ссылки, не приводят цифры года утверждения (принятия) данного ссылочного документа.

При указании обозначения ссылочного нормативного документа, на который в стандарте даны только датированные ссылки, приводят цифры года утверждения (принятия) данного ссылочного документа.

При указании обозначения ссылочного нормативного документа, на который в стандарте даны как датированные ссылки, так и недатированные ссылки, приводят цифры года утверждения (принятия) данного ссылочного документа.

Более подробно о применении датированных и недатированных ссылок смотри в ГОСТ Р 1.5.

При указании года принятия стандарта используют то количество цифр, которое приведено в его обозначении (в обозначениях стандартов, принятых до 2000 года, год указывался двумя последними цифрами).

Элемент «Термины и определения» включают в стандарт для определения терминов, не стандартизованных в Российской Федерации на национальном уровне. Термином, стандартизованным на национальном уровне, считается термин, установленный в национальном стандарте Российской Федерации на термины и определения или в действующем в этом качестве межгосударственном стандарте на термины и определения. Допускается, в целях повышения информативности СТО, включать в стандарт и стандартизованные термины.

Термин и его определение, приведенные вместе, составляют терминологическую статью.

Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводят в примечаниях.

При необходимости (определяет разработчик стандарта) в СТО допускается повторять определение термина, которое установлено в стандарте на термины и определения, действующем в Российской Федерации на национальном уровне.

В этом случае, терминологическую статью заключают в рамки из тонких линий, а после статьи приводят в квадратных скобках ссылку на стандарт, из которого приведена ссылка, с указанием года его принятия и отделенных от обозначения стандарта запятой наименования и номера структурного элемента, в котором приведена эта статья. Номер такой терминологической статьи приводят вне рамки вверху слева. Подобные ссылки не считаются нормативными и информацию о таких стандартах в разделе «Нормативные ссылки» не приводят.

Если в стандарте необходимо использовать значительное количество (более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления используют один из следующих элементов стандарта: «Обозначения и сокращения», «Обозначения», «Сокращения», который приводят в виде отдельного одноименного раздела данного стандарта. В этом разделе стандарта устанавливают обозначения и сокращения, применяемые в данном стандарте, и приводят их расшифровку и/или необходимые пояснения. При этом перечень обозначений и/или сокращений составляют в алфавитном порядке или в порядке их первого упоминания в тексте стандарта, исходя из удобства поиска обозначений и/или сокращений в данном перечне.

В стандарте допускается объединять элементы «Термины и определения» и «Обозначения и сокращения» («Обозначения», «Сокращения») в один раздел «Термины, определения, обозначения и сокращения» («Термины, определения и обозначения», «Термины, определения и сокращения»).

Требования к изложению основных нормативных положений СТО изложены ниже.

После изложения основных нормативных положений, в СТО включают элементы:

• «Учет, хранение и обращение», в этом элементе указывают порядок учета, хранения и обращения стандарта;
• «Актуализация», в этом элементе указывают порядок проведения актуализации стандарта;
• «Распределение», в этом элементе перечисляют подразделения организации (должностные лица), в которые (которым) распределяется стандарт.

Там, где это целесообразно, после изложения элементов «Учет», «Актуализация» и «Распределение», в стандарт включают элемент «Документированная информация». В нем перечисляются все виды документированной информации (документов и записей), оформляемой в соответствии с требованиями стандарта, способ ее идентификации (формы), место и срок хранения.

Оформление элемента необходимо осуществлять таким образом, чтобы было ясно, какая документированная информация подлежит согласованию с ВП (подписанию, выдаче заключения и др.). Для этого рекомендуется применение сносок.

Требования к изложению основных нормативных положений стандарта организации

В зависимости от особенностей содержания стандарта его положения излагают в виде текста, таблиц, графического материала (рисунков, схем, диаграмм) или их сочетаний.

Из содержания стандарта должно быть ясно:

- что и как делать;

- кому и когда это делать.

При изложении текста стандарта рекомендуется использовать положения цикла PDCA: «Планируй – Делай – Проверяй – Действуй» и риск-ориентированного мышления.

Текст стандарта должен быть кратким (по возможности), точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для использования стандарта в соответствии с его областью применения.

Остальные требования (таблицы, графика, ссылки, примечания, нумерация разделов и др.) можно подсмотреть в ГОСТ 1.5.

При оформлении стандарта применяют гарнитуры шрифта Times New Roman черного цвета размером 14 для основного текста и 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров. Поля справа, сверху и снизу от текста должны быть шириной 20 мм, поле с левой стороны текста – 30 мм.

Спросите, почему шрифт 14? Бережем глаза персонала...

Стандарты оформляются на стандартных листах писчей бумаги в двух основных форматах – А4 (210х297мм) и А5 (148х210 мм).

Страницы стандарта, на которых размещают элементы: «Предисловие» и «Содержание» нумеруют римскими цифрами, начиная с номера «II». На лицевой стороне титульного листа стандарта номер страницы не проставляют.

На последней странице СТО располагают подпись разработчика, согласующие подписи и визы должностных лиц организации (которые задействованы в реализации действий, регламентированных стандартом) и ВП (если СТО подлежит согласованию с ВП). Расположение подписей на свободном от текста листе стандарта не допускается.

Допускается располагать текст стандарта с одной стороны листа.

Примечание – На последней странице СТО располагают согласующие подписи заместителей руководителя организации по направлениям, главного инженера, директора по качеству (представителя руководства по СМК). Остальные должностные лица организации и представитель ВП визируют стандарт.

Сразу предвижу, как взвился представитель ВП: как визировать, я согласовываю! Спокойствие. Согласовывает СТО начальник ВП или то должностное лицо ВП, которому начальник ВП делегировал это право.

Актуализация стандартов организации

Актуализация СТО включает в себя следующие этапы:

• планирование проведения проверки актуальности СТО;
• проведение проверки актуальности с оформлением акта проверки;
• внесение изменений (при необходимости) в СТО по результатам проверки актуальности;
• фиксация результатов проведения актуализации в проверенных СТО.

Алгоритм актуализации может выглядеть так.

Планирование актуализации СТО в организации ежегодно проводит назначенное должностное лицо (НДЛ). Результатом планирования является график.

График на последующий год разрабатывает НДЛ до 25 декабря текущего года и передает его копии должностным лицам, участвующим в работе комиссии. Согласование графика с ВП – по решению ВП.

Проведение проверки актуальности СТО согласно графику проводится комиссией в составе:

• представитель руководства по СМК – председатель комиссии;
• .....;
• .....;
• другие должностные лица организации (при необходимости);
• представитель ВП (по согласованию).

Состав комиссии объявляется приказом руководителя организации, проект приказа готовит НДЛ до 25 декабря текущего года. При участии представителей ВП в работе комиссии, приказ согласовывается с ВП (ответственный за представление приказа на согласование – НДЛ).

При проверке актуальности СТО проверяют:

• соответствие СТО действующим применимым законодательным, нормативным правовым требованиям (в том числе и ДСОП);
• соответствие СТО политике и целям в области качества, а также организационной структуре предприятия;
• степень реализации замечаний по результатам внутренних и внешних аудитов, назначенных корректирующих действий (мер) применительно к проверяемым СТО;
• степень реализации персонала организации и ВП по улучшению СМК применительно к проверяемым СТО;
• физическое состояние стандартов.

Также, с целью обеспечения целостности СМК, при проверке актуальности выявляют необходимость внесения изменений в другие документы СМК, связанных с запланированными изменениями СТО. Данные об этом вносят в акт.

По результатам проверки НДЛ оформляет акт в соответствии с приложением ..... Допускается оформление одного акта по результатам проверки нескольких СТО.

Согласование акта с ВП – по решению ВП (ответственный за представление акта на согласование – НДЛ).

На основании замечаний и предложений, изложенным в акте, вносятся изменения в СТО. Изменения в другие документы СМК вносятся в соответствии с требованиями тех документов, которые регламентируют порядок управления этими документами.

Оформленный акт является основанием для внесения отметок о проведенной процедуре актуализации в СТО. Внесение отметок осуществляется путем простановки на обороте титульного листа стандарта штампа «Актуализирован». Форма штампа приведена в приложении ..... Простановку штампа в подлинниках и копиях СТО на основании актов осуществляет НДЛ в течение трех рабочих дней после получения копии акта.

Внесение изменений в стандарты организации

Алгоритм действий при внесении изменений в стандарты организации может выглядеть так.

Внесение изменений в СТО, в том числе и в рамках работ по их актуализации, производится, как правило, на основании:

• новых применимых законодательных, нормативных правовых требований (в том числе и ДС) и изменений к ним (в том числе действующим);
• актов проверки актуальности СТО;
• результатов внутренних и внешних аудитов;
• плановых документов (планы постановки на производство, планы ОТМ, планы стандартизации, совершенствования (улучшения) СМК, корректирующих действий (мер) и др.);
• обоснованных требований ВП;
• решений руководителя организации.

Внесение изменений в СТО осуществляется, как правило, в следующих случаях:

• выявления неполного раскрытия или не выполнения требований;
• изменения требований в ДС (в том числе других СТО);
• изменения политики и целей в области качества;
• изменения организационной структуры предприятия;
• перераспределения ответственности и полномочий персонала, влияющих на выполнение требований СТО;
• необходимости приведения в соответствие фактически выполняемой процедуры (порядка) установленным требованиям СТО, если это не противоречит требованиям нормативных документов и ДС;
• выявления ошибок в тексте.

Окончательное решение о внесении изменений в СТО принимает руководитель организации. Факт принятия решения фиксируется утверждающей подписью руководителя на извещении об изменении.

Не забываем про риски при управлении СТО.

Критериями оценки процедуры управления стандартами организации могут быть:

• степень реализации графика актуализации СТО;
• результативность мероприятий, назначенных по результатам проверок актуальности СТО;
• наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной для процедуры настоящим стандартом.

ВАЖНО!

В рамках проекта «СМК-консультант» СТО 123456RW-140-2021 «Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Стандарты организации» распространяется БЕСПЛАТНО. То есть, то, о чем мы говорили, реализовано в указанном СТО – проверяйте, правильно ли мы поняли друг друга. Заходим сюда и СКАЧИВАЕМ пока шеф проекта не передумал...

Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками можно посмотреть/скачать.

6.04.2022