Как реализовать схему согласование договоров в своей компании

Общее описание схемы согласования договоров читайте в статье: Согласование договоров. Общая схема

Для автоматизации описанной схемы при помощи Битрикс24 понадобятся следующие инструменты:

1. Универсальные списки. На них реализуем Реестр договоров, Журналы входящей и исходящей почты. Если в организации запускается много согласований и договоры часто отклоняются, то можно завести отдельно Журнал согласований и Реестр договоров. Процесс согласования идёт в Журнале согласований, а согласованные договоры попадают в Реестр договоров.
2. Бизнес-процессы. Волшебный инструмент, куда же без него) На бизнес-процессах собираем всю логику: меняем статусы, ставим задачи, формируем PDF-файлы, отправляем напоминания.

Поля списка

Я не буду приводить все поля списка, их очень много. Большинство из них очевидны и зависят от особенностей процесса внутри компании. Остановлюсь только на важных и менее очевидных.

1. Статусы — список статусов согласования. Как правило, бывает около 7 статусов. Каждый является отдельным этапом согласования и состоит из определённого набора шагов.
2. Список согласующих — все участники согласования. Важно дать возможность Инициатору добавлять в этот список дополнительных участников при запуске бизнес-процесса.
3. Ссылки на задачи — по ходу процесса постоянно ставятся различные задачи, очень важно иметь возможность перейти к этим задачам, поэтому в поля процесса записываем ссылки на задачи. Штатно нет такого типа поля, поэтому либо пишем свой пользовательский тип, либо используем HTML/текст.
4. Папка с документами — ссылка на папку на Общем диске, в которой хранятся документы по данному согласованию. Тоже нет такого штатного поля, поэтому храним ссылку, как HTML.
5. История согласования — записываем в отдельное поле всю историю согласования. Можно использовать множественное поле типа строка или HTML/текст, либо сделать связку с другим инфоблоком или HighLoad-блоком. Множественная строка — проще, но HLB или ИБ — гибче и мощнее.
6. Привязки к журналам Исходящей и Входящей корреспонденции. Рекомендую добавлять записи в эти журналы автоматически по ходу выполнения бизнес-процесса, так у вас будет больше порядка в бумажных документах.
7. Привязка к спискам наших юр.лиц, офисов, подписантов, площадок и т.д. Как правило, это Универсальные списки, в которых хранятся основные данные по компании: кто является ген.директором, кто юристом, бухгалтером, секретарём и т.д. Разумеется, можно использовать глобальные константы для этих целей, но списки проще редактировать, устанавливать заместителей и другие особые случаи и условия.

3 особенности бизнес-процесса согласования

1. Управляющий процесс и подпроцессы

Мы используем следующую схему: создаём последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.

Пример управляющего процесса

Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.

2. Дополнительные процессы для ручного запуска

Кроме управляющего процесса и подпроцессов по этапам, необходимо разработать набор дополнительных процессов, которые могут запускаться пользователями при необходимости: корректировка уже согласованного документа, отклонение, удаление и т.д.

3. Задачи или задания

Ещё один важный момент, что выбрать для всех этапов согласований: задачи или задания.

Если мне доступны только стандартные инструменты Битрикс24, то я руководствуюсь простым правилом: определяю, что важнее на данном этапе.

• Если возможность коммуницировать участникам согласования между собой, то задачи.
• Если зафиксировать чёткий и однозначный ответ, то задания.

Например, для описанного выше внутреннего согласования в пунктах 2 и 3 я бы использовала задачи, а для пункта 5 — задания. И по результатам заданий сформировала бы Лист согласования с однозначными ответами участников.

Дополнительные модули для коробочной версии

Процесс согласования договоров запускается в компаниях ежедневно, во многих случаях это основной инструмент работы. Автоматизация должна упрощать выполнение повседневных задач, а не усложнять их. Проанализировав запросы пользователей из разных компаний мы разработали 6 дополнительных модулей, которые значительно упрощают выполнение повседневных задач по согласованию.

Зависимые поля в списках — можно указать зависимость полей, если выбран одно из значений, появляются другие поля, которые нужно заполнить.

Видео Как работают зависимые поля при запуске Согласования договора

Зависимые поля в параметрах БП — работает аналогично зависимым полям в списках, но используется в параметрах бизнес-процесса.

Пользовательский тип поля для привязки задач — специальный тип поля, который используется для привязки к задачам. Удобно прямо из карточки согласования открывать связанные задачи и работать с ними.

Активити для изменения полей инфоблока — работает как Запрос дополнительной информации, но вместо переменных значения сохраняются сразу в список

Итоговый комментарий для задач. В процессе согласования в комментариях к задаче часто разворачивается бурное обсуждение на несколько десятков или сотен комментариев, из которых потом очень сложно выбрать окончательные мнения участников. Мы добавили возможность для авторов комментариев отметить свой комментарий, как своё окончательное решение. Отмеченные комментарии попадают в особый список итоговых комментариев и могут быть добавлены в лист согласования.

Детальная карточка интерфейсов — полностью переделали детальную карточку элемента списка, добавили следующие возможности:

Карточка согласования

1. карточка открывается в слайдере
2. в ней можно настроить расположение полей,
3. для каждого согласования можно создать свой чат,
4. есть кнопка создания задачи с автоматической привязкой к согласованию
5. все связанные с согласованием задачи собраны в удобную таблицу,
6. задания бизнес-процесса доступны прямо из карточки (открывается в слайдере),
7. дополнительные бизнес-процессы запускаются прямо из карточки согласования — в настройках можно выбрать, какие процессы можно запускать
8. пункт меню со счётчиком договоров, по которым у вас есть задания бизнес-процесса, а также счётчик заданий в списке договоров (зелёная цифра)

Список договоров со счётчиком заданий

#автоматизация бизнес-процессов #описание бизнес-процессов #управление бизнес-процессами #битрикс24 #согласование договора
#решения для бизнеса