Перед участием в коммерческих торгах стороны оценивают риски: финансовые, юридические, репутационные. Принимая решение о подаче заявки, исполнителю нужно быть готовым предоставить полную информацию о компании, опыте выполнения подобных заказов и потенциале для исполнения работ точно в срок. Мы расскажем, что чаще всего запрашивает служба безопасности заказчика в коммерческих торгах, и каким требованиям нужно соответствовать, чтобы победить в конкурсе.
Для чего служба безопасности заказчика проверяет контрагентов
Открывая тендер, заказчики стремятся минимизировать свои риски. В коммерческих закупках можно встретить и откровенное мошенничество, и недобросовестных исполнителей. В первом случае мошенники хотят получить аванс и исчезнуть. Что касается недобросовестных поставщиков, то сценарии сотрудничества с ними различные. Риск может возникнуть сразу после передачи аванса или в процессе работы, при срыве сроков поставки или низком качестве услуги/товара.
Поэтому цели службы безопасности заказчиков — в выявлении экономических и репутационных рисков. Например:
- Фактическое наличие ресурсов у исполнителя. Для выполнения заказа у контрагента должен быть потенциал: оборудование, персонал, материалы и инструменты, товарные финансовые запасы и, наконец, контракты с поставщиками сырья и проч. Служба безопасности проверит соответствие потенциала заявленному в документах.
- Опыт выполнения подобных заказов. В стремлении получить контракт, исполнители могут приукрасить свою компетенцию в той или иной области. Лучшим подтверждением готовности к сотрудничеству станут рекомендации постоянных заказчиков, положительный опыт участия в закупках. Служба безопасности проверит отзывы о компании в СМИ, на сайте и т.д.
- Отсутствие претензий кредиторов и налоговых органов. Задолженности исполнителя перед контрагентами, банками и ИФНС могут насторожить заказчика. Минимизируя риски проблемной задолженности, служба безопасности проверит данные из открытых источников (ФНС, ФССП), сделает запросы в бюро кредитных историй.
- Укрепление деловой репутации. Работа службы безопасности обеспечивает надежный «тыл» заказчику, закрывая дорогу возможным мошенникам. Если процессы проверок поставлены должным образом, то неблагонадежные контрагенты сразу теряют интерес к сотрудничеству и отзывают свои заявки на участие в торгах.
- Исключение риска отказа в возмещении НДС. Налоговики могут отказать компании в возмещении НДС при любых подозрениях в чистоте операций его контрагентов. Проверка контрагентов перед заключением контракта, то есть проявление должной осмотрительности, исключает подобные риски.
Отметим и внутренний эффект работы службы безопасности в компании заказчика: нет риска получения взяток или откатов менеджерами отделов закупок. Это гарантирует честную оценку поставщиков в процессе проведения тендеров.
Способы проверки службой безопасности
Выбор способа проверки определяется целью. Условно, все проверки можно разделить на информационные и физические.
Информационные — запрос и анализ документов поставщика, сбор информации в открытых источниках, запросы в налоговые органы, БКИ и пр.
Физические — выездные проверки ресурсов поставщика (производственных площадей, оборудования, товаров и проч.), собеседования и консультации с сотрудниками контрагента.
В качестве примера приведем распространенные способы проверки:
- Как проверить платежеспособность подрядчиков строительных компаний? В этом случае служба безопасности организации-заказчика может запросить отзывы партнеров. Если подрядчик своевременно рассчитывался за выполненные работы с субподрядными организациями и поставщиками строительных материалов, его рейтинг повышается, как и шансы выиграть электронные торги.
- В проверке критичных долгов поможет сайт ФССП, банк данных исполнительных производств. Сумма долгов, превышающая 20% активов по балансовой стоимости, считается критичной. Это сразу снижает шансы поставщика на победу в электронных закупках.
Каждая проверка начинается с обмена документами: потенциальный исполнитель предоставляет комплект правоустанавливающих документов и финансовую отчетность. В зависимости от специфики закупки, от исполнителя могут попросить представить копии контрактов с основными контрагентами, выписки с банковских счетов и т.д. На основе анализа полученных данных принимается решение о проведении дальнейших физических и информационных проверок.
Результаты проверки
Результаты проверки участника закупок службой безопасности носят рекомендательный характер. Форма этих рекомендаций обычно состоит из описательной и табличной частей. Заключение содержит информацию о статусе участника, реальном состоянии его дел. Основные разделы заключения и их содержание:
- Устав, учредительный договор и изменения в документах и составе участников. В этом разделе приводится информация о сроке действия бизнеса, его учредителях и руководителях. Служба безопасности оценивает частоту изменений: смену собственников, директора или главного бухгалтера. Подозрение может вызвать и изменение отрасли или слишком большой перечень видов деятельности в разных отраслях экономики. Здесь приводятся данные проверки физических лиц — руководителей и акционеров на наличие судимостей и т.д.
- Финансовая отчетность. Аудит баланса, отчета о доходах и других документов, характеризующих финансовое состояние — обязательная часть заключения. Специалисты оценивают объемы выручки и процент прибыли в динамике. Чем стабильнее работает компания — тем выше ее оценки.
- Кредитная история. Умение управлять кредитным портфелем также заслуживает отдельной оценки. В этом разделе указывается информация о погашенных и действующих кредитах, объеме долговой нагрузки, просрочках или их отсутствии. Отдельное внимание уделяется кассовым разрывам и риску неплатежей.
- Заключение. Это резюме специалистов службы безопасности о финансовой ситуации поставщика и его репутации. Здесь приводится информация, полученная от контрагентов и из открытых источников. Результатом проверки является рекомендация о сотрудничестве с поставщиком или отказе от дальнейших контактов. Любые признаки мошенничества или фирмы–однодневки фактически блокируют дальнейшее рассмотрение заявки поставщика.
Основная задача проверки — установить реальное состояние дел у потенциального партнера. Поэтому чаще всего служба безопасности запрашивает юридическую и финансовую информацию.
Современные площадки для электронных торгов значительно облегчают процесс проверки контрагентов. Компания Bidzaar.com проводит проверку по основным параметрам. Это гарантирует юридическую чистоту — к участию в тендерах на площадке допускаются компании с безупречной репутацией. Многоступенчатый аудит позволяет оценить финансовое здоровье поставщиков.
У поставщиков на bidzaar.com есть возможность подключения дополнительных опций, благодаря которым заказчики смогут выгрузить по ним справки Контур-Фокус и Insight и проанализировать риск метрики в режиме одного окна. Это существенно облегчает работу службы безопасности заказчика, а также позволяет ему соблюсти «должную осмотрительность».
