Где вы записываете заявки по аренде? Самые частые ответы: в заметках, в Экселе и в CRM. В этой статье мы разберём плюсы и минусы этих способов учитывать заявки. А главное: расскажем, как использовать их так, чтобы не терять деньги.
📝Заметки — всегда под рукой, но в них полный бардак
Вы едете за рулём авто, и вам звонит новый клиент.
— Строительный пылесос? Конечно, есть. Да, завтра можете взять. На 3 суток будет… Посчитаю с доставкой и перезвоню.
Записываете в заметку: Пылесос 3 суток. Только вы открываете калькулятор, звонит другой арендатор.
— Продлить шуруповёрт? Да, ещё на 2 суток. Хорошо. Сейчас запишу.
Закрываете калькулятор, открываете заметку и пишете: «Игорь. Шуруповёрт. 2 суток».
К концу дня в вашей заметке указаны 3 пылесоса, 5 шуруповёртов, одна газонокосилка и несколько напоминаний: посчитать, перезвонить, узнать про ремонт. Как в этом не запутаться?
Плюс заметок в том, что они всегда под рукой у вас в телефоне. Но они совсем не подходят для учёта заявок! Похожий способ хранить заявки — в переписке с менеджером в Вайбере. Информации много, полный беспорядок! Вы отвлекаетесь, забываете про клиента, и он недовольный от вас уходит. Ещё напишет в 2Гис: «ждал 2 часа, так и не перезвонили».
Несколько правил, как не терять заявки в заметках:
- указывайте всех клиентов только в одной заметке, а не в нескольких
- разделяйте заявки по датам
- каждый вечер переносите заметки в другую форму: блокнот или таблицу
Если вы всё ещё пользуетесь заметками, пора переходить на что-то более серьёзное. Следующий шаг — это таблица в Экселе.
🖥️ Таблица в Экселе — порядок, но не очень удобно
Во-первых, вы сами должны настроить таблицу под себя. Мало назвать колонки и разделить ячейки линиями. Нужно ещё вписать формулы и постоянно проверять, чтобы они не «съехали».
У Экселя есть такой недостаток: сложно учитывать продления. Каждое продление аренды — это информация: когда продлили, на сколько продлили, когда оплатили. Приходится вставлять новые строки или столбцы в таблицу и менять формулы. Плюс постоянно отслеживать переводы денег на карту.
К тому же Эксель только на компьютере. Вот вы пришли в продуктовый, вам звонит клиент и вы… открываете заметки! А дальше — см. предыдуший пункт.
Чтобы Эксель помогал вам, а не мешал, есть такие правила:
- убедитесь, что и вы и ваши сотрудники умеют пользоваться Экселем
- регулярно проверяйте правильность формул, актуальность цен в таблице и т.д.
- ярко отмечайте продления, чтобы видеть, что здесь расчёты идут не как обычно
- каждый вечер сверяйте переводы на карту с данными из таблицы
Если ваш бизнес растёт, то Эксель станет вам только мешать. Крупные пункты проката выбирают CRM-системы.
🖱️ CRM: удобно, но дорого и не всегда доступно
Цены на CRM для прокатных компаний начинаются от 1000 рублей в месяц. Серьёзные системы, которые настроят специально под вас, могут стоить от 30 тысяч рублей.
Плюсы: можно подключить несколько сотрудников, клиенты не теряются, продления удобно учитывать, вам и сотрудникам напомнят о просрочке оплаты по аренде.
Минусы: не подходит для пунктов проката и частников, которые пока не могут позволить себе CRM-систему. К тому же такие системы доступны только с компьютера, так что когда вы отлучились, в ход всё ещё будут идти заметки.
💡 Ещё один способ вести бухгалтерию
Те, кто сдают инструмент через приложение YouTool, получают сразу все преимущества: все заявки под рукой в вашем телефоне, они учитываются автоматически, и это бесплатно для владельца инструмента. Читайте подробности в нашем профиле.
Расскажите, как вы учитываете заявки
Где вы учитываете заявки? У вас был опыт работы с CRM? Пишите нам в комментариях.
Пишем для тех, кто открывает или развивает свой прокат
- 5 шагов, чтобы начать зарабатывать на аренде
- Как заработать сдавая перфоратор в аренду
- Как избавиться от поломок и краж
#прокат #прокат авто #аренда инструмента #аренда #строительство #бухгалтерия #бизнес #бизнес план #инструмент
