На днях к нам обратилось товарищество, в котором возникла проблема отсутствия документов в связи с их оцифровкой и уничтожением.
История началась с избрания молодого и прогрессивного председателя, который при передаче дел слегка был шокирован объёмом передаваемых документов. Как и в большинстве посёлков, отдельного помещения для их хранения в товариществе не было. Поэтому вся документация, накопленная за много лет, передавалась из рук в руки от одного руководителя к другому.
Новый председатель не нашёл места для бумаг товарищества в своём садовом домике, поэтому решил часть старых отсканировать и сжечь, не задумываясь о том, сколько и какие документы должны храниться.
Между прочим, сроки хранения документов в ТСН регламентируются рядом Федеральных законов и Налоговым Кодексом.
Давайте разберём сроки хранения документов в ТСН.
✅ Постоянно (документы не подлежащие уничтожению) и в случае ликвидации организации необходимо передать в государственный или муниципальный архив:
— Годовая бухгалтерская отчётность (баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт о целевом использовании средств);
— Учредительные документы товарищества;
✅ 75 лет, если документ датирован до 2003 года и 50 лет, если документ датирован после 2003 года:
— Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты выполненных работ/услуг;
— Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, невостребованные трудовые книжки и прочее);
— Документы, необходимые для исчисления налогов с заработной платы;
— Должностные инструкции;
3. Не менее 49 лет - протоколы ОС, заседаний правления и другие внутренние документы товарищества;
4. Не менее 5 лет:
— Документы бухгалтерского учёта;
— Данные налогового учёта, необходимые для исчисления и уплаты налогов, кроме налогов с заработной платы;
— Аудиторские заключения. Если проверка была проведена по годовой бухгалтерской отчётности, то срок хранения - постоянно;
— Первичные учётные документы;
— Протоколы инвентаризационных комиссий;
— Документы по основным средствам после их выбытия;
— Электронные документы, подписанные с помощью КЭП, а также сами КЭП;
— Налоговые декларации.
Молодой и прогрессивный председатель был крайне не прав, оцифровав архив и уничтожив его. Ведь сканированный цифровой образ бумажного документа не является его электронным аналогом. Он остаётся копией, так как не подписан усиленными квалифицированными подписями всех сторон.
Ну а как избавиться от документов правильно, мы расскажем в следующих постах. Следите за публикациями.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
⠀
Бухгалтер на аутсорсинге для вашего посёлка.
☎️ 8 (925) 504-98-12