Частый обмен счетами-фактурами с контрагентами заставляет компании всерьез задуматься над цифровизацией этого процесса. Эксперты «Главбуха» рассказывают, как стать участником электронного обмена счетами-фактурами.
Шаг №1.
Соглашение с контрагентом
Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде компании могут только по взаимному согласию, поэтому они обязательно должны заключить договор о переходе на ЭДО.
Нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет дал Минфин России. Согласно его письму от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот. Неважно, это будет отдельное соглашение или пункт об обмене электронными счетами-фактурами в основном договоре. «Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение», – уточняет «Главбух».
Никак не можете побудить контрагентов перейти на ЭДО? Решение есть! Своими подходами к наладке ЭДО с контрагентами поделятся ведущие специалисты российских компаний на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (26-27 мая 2022 года). Спешите зарегистрироваться по выгодной цене!
Шаг №2.
Получение сертификата ключа электронно-цифровой подписи
Без подписи не обходится ни один счет-фактура. В электронном варианте такого документа рукописная подпись заменяется электронно-цифровой (ЭЦП). Если компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у неё уже есть. Можно использовать его, приобретать новый не нужно. Если же с электронным документооборотом организация сталкивается впервые, то необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП в любом удостоверяющем центре. Полный перечень таковых есть на официальном сайте ФНС России.
Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) попросят в спеццентре.
Шаг №3.
Заявление оператору связи об участии в электронном документообороте
Компании необходимо выбрать оператора из списка доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253). Этот перечень также есть на официальном сайте ФНС. Затем написать заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой числится компания. После чего головной офис и вендор заключают лицензионный договор. Этого достаточно даже для большой организации, главное, в документе прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена. В итоге спецоператор выдаст компании идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.
Шаг №4.
Закрепление в учетной политике порядка электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами
В учетной политике компании нужно указать, что с контрагентами вы обмениваетесь электронными счетами-фактурами, и там же прописать порядок виртуального обмена.
В таблице «Главбух» назвал все документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета.
Шаг №5.
Учет расходов, связанных с передачей виртуальных счетов
Расходы на ЭДО компания может учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованы, потому что являются инструментом оптимизации работы бухгалтерии. Плату за подключение можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора.
Источник: Главбух
Ваша компания заключила договор об обмене электронными документами со всеми контрагентами?
