Иногда может сложиться такая ситуация: налоговая служба или банк запрашивают у организации подтверждающую документацию по сделке с контрагентом, а они без вести пропали. В статье ознакомимся с последствиями подобных случаев исчезновения документов, с вариантами выхода из ситуации, а главное - разберемся с тем, какие шаги предпринять чтобы никогда не сталкиваться с такими проблемами.
Чем может грозить отсутствие запрашиваемых документов?
- Доначисления и перерасчеты от ФНС (по НДС, налогу на прибыль и пр.)
- Проблемы с банком по части получения/перевода денег между контрагентами, т.к. банк может запросить документальное основание трансакции
- 200 рублей штрафа за каждый утерянный документ - такая ставка предусмотрена за нарушение ФЗ об архивном деле
В сфере документооборота за последнее десятилетие произошли глобальные перемены, и взаимодействие с партнерами посредством документов на бумаге становится все более затратным и рискованным. Выше перечислены не все возможные негативные последствия для компании в случае утраты рабочей документации, их огромное множество. Именно из-за бесчисленных недостатков бумажного формата (низкая скорость обработки, проблемы с хранением и поиском нужной информации), документооборот всецело переходит в электронный.
СберКорус, к слову, занимает лидирующие позиции в области разработки и внедрения IT-решений для российского бизнеса. И для минимизации рисков, связанных с самостоятельным или бумажным ведением документооборота, предлагает своим клиентам передовое и многофункциональное решение - СФЕРА Курьер. Это сервис для получения и отправки юридически значимых электронных документов, который можно интегрировать с любой вашей учетной системой (1С, к примеру).
А далее рассмотрим рабочие схемы восстановления потерянных договоров, в этом вопросе многое зависит от категории документа и от качества отношений, сложившихся у вас с контрагентом.
Сделайте новый договор
Предположим, что вы на связи с вашим контрагентом и у него сохранился экземпляр разыскиваемого договора или хотя бы образец. В таком случае просто сделайте копию и заверьте ее печатью у нотариуса. А если сохранился только образец документа (текстовое содержание) - можно договориться с контрагентом и подписать прежнее соглашение заново, то есть сделать новый оригинал договора, и это не требует обращения к нотариусам. В случае если нужный договор был заключен давно, а компания-контрагент уже закрылась или обанкротилась, вам остается только искать крайнего директора и просить его встретиться и заключить новый договор. Если это невозможно - читайте дальше.
Сделайте запросы в архивы (местные и судебные)
Судебный архив подходит вам в том случае, если контрагент по решению суда обанкротился. В открытом доступе есть картотека арбитражных дел, в ней представлена почти вся документация обанкротившихся организаций.
Местный архив - крайняя мера, не гарантирующая результата. Компании могут сдать рабочую документацию в такой архив в случае закрытия бизнеса по собственному желанию. Но учтите, что законом такая обязанность не установлена. Шансы найти договор есть, но небольшие.
Найдите переписку с контрагентом в почте
Банку или налоговой службе можно предоставить переписку по электронной почте в качестве доказательства заключенной сделки, потому что такая переписка признается договором в соответствии со ст. 434 ГК РФ. Иные правила действуют только по части договоров на недвижимость или интеллектуальную собственность, об этом следующий пункт.
Договора, которые можно восстановить в Росреестре и Роспатенте
Условием действительности договоров на недвижку или интеллектуальную собственность является регистрация их копии в Росреестре или Роспатенте. Поэтому найти эти договора в соответствующих хранилищах не составит труда, если вы участник сделки.
Что делать тем, кто не переходит на электронный документооборот?
Если компания предпочитает работать на бумаге и не планирует изменений, то есть пара советов о том, как застраховаться от основных рисков. Во-первых, существенные для компании сделки и прочие важные договора следует оформлять у нотариуса. Во-вторых, вы можете установить с контрагентом регламент по обмену сканами документов по электронной почте, чтобы сохранить их в интернете. В-третьих, в случае утраты документов по причине потопа, пожара и прочих чрезвычайных обстоятельств - требуйте у управляющей компании или пожарных предоставления вам соответствующих актов. Храните их должным образом, они могут пригодиться как аргумент в случае запроса у вашей организации каких-либо подтверждающих документов.