Эта проблема актуальна для больших торговых компаний и производственных холдингов для сетей продуктовых супермаркетов аптек заводов с большой комплектующей номенклатурой крупных снабженческих и торговых компаний. Разберем решение данной проблемы на примере сети супермаркетов.
Начну с краткой практической предыстории одной торговой сети по продаже продуктов питания. Процесс работы в отделе закупок был построен следующим образом. Менеджеры по закупу собирали коммерческие предложения в течение месяца с образцами продукции для заведения в ассортимент. На следующем этапе выбирали время рассмотрения этих коммерческих предложений и дегустации продукции. После утверждали те коммерческие предложения, которые были одобрены коллегиально большинством. Принималось решение, что условия этих коммерческих предложений и будут реализованы в торговой сети супермаркетов.
Естественно, процесс принятия решений с дегустацией, предоставленных поставщиками образцов продукции, по всему широкому ассортименту продуктов питания торговой сети супермаркетов затягивался на несколько месяцев. Поскольку чисто физически невозможно дегустировать все продукты питания за один день. Номенклатура товаров по всем группам и видам насчитывала более одной тысячи наименований.
Контракты, как правило, заключались на один год и в течение года условия работы с поставщиками за исключением изменения цен на поставляемый товар не менялись. После окончания очередного календарного года проводилась новая договорная компания, где рассматривались опять все коммерческие предложения и условия заключения долгосрочных договоров на поставку продукции. После чего выбирались наиболее интересные коммерческие предложения от поставщиков в ценовых предложениях условиях поставки отсрочки платежа проведения маркетинговой активности.
Выбор наиболее выгодных коммерческих предложений по времени занимала от одного месяца до полугода. По сути, все эти полгода продукцию поставляли по старым контрактам порой менее выгодным по условиям, чем были предложены в новых коммерческих условиях от действующих и новых поставщиков.
Да и товары новинки, которые очень нравились конечным покупателем появлялись с большим опозданием на витринах наших супермаркетов и в этом случае, конечно, мы очень сильно проигрывали нашим конкурентам, в том числе и федеральным сетям.
Вдобавок ломалась маркетинговая стратегия заводов-производителей, которые рекламировали свою продукцию по телевидению радио и в интернете. Они запускали широкомасштабные промоушн акции, такие как подарки, за покупку розыгрыши и лотереи, а мы просто не укладывались в сроки по заведению данного акционного ассортимента в свою торговую сеть. В связи, с чем все маркетинговые мероприятия от производителей проходили мимо нас или их эффективность сводилась на «нет». Мы опаздывали по времени. Это приводило к потере интереса покупателей к нашей торговой сети. И что уже совсем печально и, к сожалению, к некоторому покупательскому оттоку из нашей торговой сети временно, или, увы, некоторых из покупателей навсегда.
Сложность заключалась ещё в самом прочтении коммерческих предложений от различных поставщиков. Каждый поставщик считал своим долгом написать такое коммерческое предложение, в котором, по сути, была просто красивая реклама с использованием таких слов как: эксклюзивный, индивидуальный, изысканный, неповторимый, экологически чистый, номер один в своей категории, лидер продаж, первый в предпочтении у потребителей и прочие эпитеты. Из всего написанного текста 90% было просто рекламой не нужной и не интересной с точки зрения принятия решения о сотрудничестве. На прочтение всех этих рекламных брошюр, а именно так и выглядели эти коммерческие предложения, уходило колоссальное количество времени.
Каждое коммерческое предложение было написано по-разному у одних сначала цена, потом качество продукта потом условия поставки. У других только цена и условия поставки и не слова об упаковке граммовке и качестве. Плюс нужно было разбираться в ассортименте каждого производителя в рецептуре в потребительской упаковке сравнивать солёные огурцы с маринованными кабачковую икру по качеству от различных поставщиков. Помнить все условия поставки, отсрочки платежа, условия возврата товара и брака, сравнивать условия маркетинговой активности разных поставщиков. И все это тоже занимала большое количество времени, что влияло на оперативность принятия решений по подписанию того или иного контракта. Ведь все условия нужно было как-то систематизировать для сравнения. Порой даже менеджеры по закупу не добирались до самых выгодных предложений, а просто брали первые три-четыре десятка. Из них выбирали наиболее приемлемые, поскольку в какой-то момент наступал профессиональный ступор в восприятии информации представленной поставщиками.
КАКИЕ ЗАДАЧИ НУЖНО БЫЛО РЕШИТЬ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО РАССМОТРЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
1. Убрать лишнюю информацию из коммерческого предложения (отсутствие рекламных слоганов)
2. быстрая ориентированность в изложенной информации (убрать красочное описание вкусовых характеристик продуктов)
3. обработка сортировка и отбор по нужным показателям по направлениям отделов закупа (консервация, безалкогольные напитки, кондитерские изделия, молочная продукция и т. п. )
4. лёгкая сортировка по номенклатуре товара ценам и иным важным показателям для принятия решения (размер потребительской упаковки, объем, вес, срок годности)
5. условия поставки (доставка на распределительный центр или в каждый магазин самовывоз со склада производителя/дистрибьютора)
6. условия оплаты (отсрочка платежа, оплата по факту получения товара, оплата по реализации)
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ
Решение всех этих задач было найдено. Оно было простым по эффективности. Мы решили сделать коммерческое предложение определённой унифицированной формы. Чтобы все поставщики заявляли о своих коммерческих намерениях на поставку своих товаров в нашу сеть супермаркетов в строго определённой форме. Это позволяло нам быстро и легко обрабатывать входящую информацию сравнивать определенные показатели выявлять из них самые эффективные наиболее подходящие для нашей торговой сети и делать эту работу быстро и эффективно. Мы сделали это с помощью программы Excel. Этот файл мы и рассылали по электронной почте нашим новым кандидатам в поставщики. На рисунке 1 это видно.
Думаю, рассмотрев два этих коммерческих предложения, вы уже догадались, что строки можно копировать в сводную таблицу, а потом делать на основании скопированных данных диаграммы. Что позволит вам видеть какие поставщики предлагают более выгодные условия по отдельным показателям и выбирать то, что будет конкретно приоритетной для Вас. Более того в программе Excel реализована функция фильтр то есть поиск можно организовать по поставщикам по номенклатуре товара. Я в примере неслучайно в 2 коммерческих предложениях сделал одни и те же наименования товаров, а именно соки. Где разными поставщиками предлагается к поставке одна группа товаров, но по разным ценам. Вы задав определенный фильтр в программе Excel можете увидеть это и выбрать на поставку наиболее выгодную для себя цену. Сравнить весь ассортимент посмотреть что для вас в конечном итоге будет выгодней с точки зрения операционных затрат сотрудничать с разными поставщиками либо брать у одного поставщика всю товарную номенклатуру но по чуть более дорогой цене. Возможно, это будет гораздо удобнее и эффективней. Оценивая множество факторов, Вы придёте к оптимальному решению.
Конечно, на этом рисунке представлены не все критерии для объективной оценки коммерческого предложения. Отсутствуют такие как отсрочка платежа условия доставки соответствие товара ГОСТу или ТУ размер групповой упаковки частота доставки товара, возможно, какие-то ещё критерии, которые будут вам нужны для эффективной работы. Вы все необходимые критерии будете включать в коммерческое предложение самостоятельно исходя из целей и задач именно вашей компании. Здесь раскрыта сама идея принцип потоковой обработки коммерческих предложений которым я предлагаю вам пользоваться для более эффективной работы. Желаю успехов.
