В генеральной уборке нуждаются не только квартиры. Потерявшиеся заказы, путаница в отчетности подобны въевшейся пыли, которую срочно нужно ликвидировать. Речь идет о базе данных 1С. Да, да. И тут бывает не всё чисто. Но давайте по порядку.
Мы, российская компания, на протяжении двух лет импортируем алкогольную продукцию. Конечно, в нашем деле не обойтись без учета. За всеми операциями нужен глаз да глаз. Например, важно отслеживать проводимые платежи. В системе учета, которую использует наша компания, по каждому заказу проходят два платежа — предоплата и постоплата. Причем не отдельными суммами, а одной: либо предоплата, либо постоплата сразу по нескольким заказам. Но каким бы ни был наш зоркий сокол, случилось страшное — список заказов, по которому проходила предоплата и постоплата не совпали.
В чем причина? Дело в том, что учет взаиморасчетов по заказам велся частично в базе данных, а частично просто на бумаге. Привет, производителям блокнотов!
6 заветных шагов спасения
Требовалось срочно навести порядок в царстве 1С-хаоса. Перед нами стояла задача восстановить все заказы и разнести взаиморасчеты за все время работы организации.
Решение крылось в нескольких шагах:
- Вникнуть и проанализировать ситуацию.
- Результаты умозаключений и выводы собрать во внятное ТЗ.
- Понять, какую часть работ нужно выполнить вручную, а что можно отдать на откуп программе.
- Собраться духом и начать доработки.
- Наконец, запустить внедрение.
- И самое простое — обучить персонал.
Сверяем часы
В результате удалось восстановить 250 заказов — ровно столько мы потеряли за 2 года работы компании. И нашли задолженность по зависшему заказу в несколько миллионов рублей. Вместе с заказами восстановили привязку документов платежей, настроили автоматическую систему отчетности, включая систему ведения заказов, которая позволила контролировать не только финансовые, но и товарные потоки. Теперь система учета взаиморасчетов работает как швейцарские часы, контролируя каждую копейку. Все это стало возможно благодаря профессионалам из IT-мастерской Басова и Бурмистрова «Без Ошибок».
