Чтобы бумаги остались целы и пригодны для подачи в разные инспекции и архивирования, необходимо их прошить. Так будет безопаснее. Листы невозможно будет потерять или подменить. Ведь они будут пронумерованы, скреплены, что устранит ряд проблем.
Эта манипуляция проста, но требует грамотного, скрупулёзного выполнения. Рассмотрим, какие нюансы важны при шнуровании, нумерации бумаг, расскажем о примерах, методах прошивки.
Какие документы необходимо прошивать
Этой процедуре обыкновенно подлежат документы, которые необходимо зарегистрировать или показать органам контроля. Без прошивки невозможно, архивирование документации, отправка её на проверку, особенно если она ценна для хозяина. В список таких бумаг входят:
- архивные документы;
- отчётность по бухгалтерии;
- приказы, постановления по кадрам;
- иные виды документов.
Задача делопроизводителя – понять, что эта работа непростая, выполняется скрупулёзно. Её нужно делать добросовестно, качественно. Ведь именно человек, занимающийся делопроизводством, отвечает за утерянные или расформированные документы.
ГОСТовские правила прошивки
В 21 веке отсутствует точный регламент, как правильно прошивать рабочие материалы. Но Росархив рекомендует руководствоваться:
- 76-м приказом от 23 декабря 2009 года;
- государственным стандартом Р51141-98 по архивированию, делопроизводству;
- инструкциями Центробанка РФ.
Но и иные ведомства разрабатывали правила по работе с их документами.
Коммерсанту часто не хватает информации, поэтому ему непросто вникнуть в процесс. Ведь у всех организаций собственные правила.
Инструментарий и подготовка
Для подшивки документов нитками нужно учесть толщину пачки, чтобы выбрать подходящие инструменты.
Для прошивки требуются:
- нитки (причём крепкие, потому что в архиве всё хранится десятилетиями);
- шило (оно справится с толстыми пакетами документации);
- игла;
- клей ПВА или силикатный.
Потом все бумаги собирают, кладя правильной стороной, тщательно следят за их порядком. Теперь нужно убедиться в отсутствии зажимов, скоб. Затем делопроизводитель складывает страницы, чтобы придать пачке презентабельный вид и избежать смятия листов. Иногда для этого можно использовать специальное приспособление.
Алгоритм, как прошить важные документы
Такой процесс требует серьёзного похода. Низкое качество, слабость подшивки позволят просто разделить страницы. А это недопустимо, чтобы избежать потери сведений или подлога.
А опытный коммерсант знает: в делопроизводстве нужно подходить ко всему осторожно. Ведь приходится иметь дело с конкурентами, не всегда честными клиентами и бизнес-партнёрами. А надёжное скрепеление дел снизит риск махинаций, манипуляций с их стороны.
Чтобы предоставить документацию в госорганы, всё следует хорошо прошнуровать, выполнить нумерацию, скрепление по стандартному образцу. Иначе чиновники откажутся принимать материалы.
2 отверстия
Проще всего проколоть страницы дважды с помощью иголки либо дырокола. Это делается слева с отступом 10 – 20 миллиметров.
После этого специалист приступает к подшивке. Он дважды или трижды протягивает нитку сквозь отверстие и по окончании делает сзади узел. Сверху справа листы нумеруют.
С 3-мя отверстиями
Надо определить, где будут выполнены проколы. Оптимальный вариант – центральная часть слева, по краю. Причём расстояние между ними должно составлять 30 – 50 миллиметров.
Для такого способа прошивки иголку проводят в прокол посередине сзади, выводят наверх и протягивают к нижнему проколу сзади. Теперь опять нитку тянут к проколу посередине. Теперь пользователи оставляют 70-миллиметровый кончик и завязывают узел.
Способ с 4-мя отверстиями
Такой вариант хорош для толстых кип документов. Здесь 4 отверстия придают сшивке надёжность. Дырки делают с помощью 2 игл либо специального шила. Расстояние между соседними проколами составляет 30 – 50 миллиметров. Теперь нужно выполнить следующие этапы:
- Нитку ведут в одну из дырок посередине. Потом протаскивают от нижней части стопки бумажных листов, тянут к соседнему отверстию.
- Повторяют действие с проколом посередине. Затем тянут нить кверху, через дырку номер 3.
- Теперь иглу вставляют в отверстие с краю. Её выводят назад через уже подвергнутый прошивке прокол посередине.
Теперь надо завязать узлы из концов и обрезать их ножницами. Теперь нужно сделать крепление. Для этого необходим чистый бумажный квадрат и немного клеящего состава.
Надо помнить! При наличии свыше десятка листов в стопке документации нужен дырокол. Это приспособление позволит проколоть толстые пачки.
Выводы
Нити, иголки применяют во всех офисах. Без них невозможно прошить документы. А этот способ славится надёжностью, проверенностью.
Сшивать документы стоит, если их передают налоговым органам или ПФР. Там отказывают в приёме соединённых степлерными скобами либо клеем пакетов бумаг. Ведь так нарушаются нормативы, которым обязаны следовать предприятия.
Для работы с большим количеством сведений нужна их грамотная систематизация, хранение. Сшив документы, человек получает уверенность: листы не потеряют и не подменят.
А в любой компании нужно иметь инструменты, которыми делают прошивку: дырокол, специальные иголки, качественные нити. Всё это есть в онлайн-магазине «Офисмаг».
Что еще почитать:
