Управление коммуникациями - профессиональный навык менеджеров, руководителей подразделений, функций. Его отсутствие приводит к острым проблемам, мешающим продуктивной работе команд - от избыточности общения до неумения сотрудников спокойно воспринимать чужое мнение.
Профессиональное владение навыками коммуникаций –обязательное условие для современного менеджмента, потому что они влияют на успешное создание интеллектуальных продуктов, приносящих деньги компании.
Если у сотрудников, отвечающих за управление людьми и слаженную коллективную работу такие навыки отсутствуют, начинаются проблемы.
Рассмотрим, какие именно.
Проблема №1: Избыточность общения
Часто общения явно больше, чем нужно. Каждый день стоят встречи в календаре, созвоны по видео, беседы по телефону, Telegram и т.д. Избыточное количество встреч, чтобы "поговорить" - это ошибка. Зачастую те слоты, которые распределяются на встречи, могли бы быть посвящены, например, самостоятельной работе, заполнению документа, какого-то рода интерактивному взаимодействию посредством цифрового продукта и т.д. - то есть не просто разговорам, а делу.
Проблема №2 - долгие коммуникации
Стандартный цикл общения в корпорации или в крупном бизнесе - это один час, один слот в календаре. Иногда в календарях менеджмента даже нет времени, чтобы нормально перекусить и отдохнуть. А онлайн это еще усугубил! Потому что, если раньше у нас было время перейти из комнаты в комнату, то в онлайне это выстрел за выстрелом.
Проблема №3: неверное управление составом участников на встрече
Вы наверняка сталкивались с ситуациями, когда на встрече присутствуют те, кто не должен на ней присутствовать, и отсутствуют те, кто должен на ней присутствовать - т.е. состав участников неконтролируемый. Или, наоборот, в связи с загруженностью расписания кого-то, один и тот же вопрос разбивается на две встречи. На одну встречу приходит один представитель, на вторую встречу второй представитель. И вот так он между встречами как парламентарий прыгает.
Проблема №4: отсутствие ролевой структуры участия во встрече
Сложно эффективно проводить встречу, когда не зафиксирована роль каждого из участников. Это такие роли, как инициатор встречи, секретарь встречи (техническая роль), модератор, скрайбер или фасилитатор. Есть роль Владельца темы (ее заявителя, Owner-а), того, кто за нее отвечает, кто в первую очередь заинтересован в том, чтобы на встрече решить данный вопрос.
Проблема №5: отсутствие протокола (повестки встречи)
Протокол - это список вопросов, который заранее известен, либо составляется на самой встрече, но тогда на это тратится время. Зачастую отсутствие протокола - это огромнейшая проблема, потому что в такой ситуации осознанно управлять содержанием темы очень сложно. Это требует просто виртуозности, "пируэтов" либо от лидера встречи, либо от фасилитатора.
Проблема №6: Отсутствие вовлеченности участников встречи
Вовлеченность связана не только с мягкими навыками, эмоциональным интеллектом и т.п. Проблема может возникнуть из-за того, что сама встреча, ее формат, стиль общения не позволяют вовлечься в нее. Например, превалирует один спикер над остальными или отсутствует безопасность общения, т.е. нет возможности высказать свое мнение. Низкая вовлеченность может быть связана с низкой ответственностью, потому что человек, пришедший на встречу, в принципе не считает, что его задача вовлечься, а уверен, что его задача прийти, посидеть, послушать.
Проблема №7: больше слов, меньше дела
Избыток встреч не позволяет человеку поработать над определенной темой. Т.е. у него соотношение общения и "делания" явно не в пользу последнего, общения 70%, делания, дай бог, 30%. Понятно, что чем ближе к специалисту, тем, наверное, меньше ему нужно посещать встречи. Но мы сейчас говорим про менеджера, прежде всего, Product owner, топ-менеджера, у которых, конечно же, коммуникационный цикл занимает большую часть из рабочего графика.
Проблема №8: некогда подумать
Не каждый формат коммуникаций позволяет думать в процессе общения. Есть такие токсичные форматы, где количество необдуманных слов, фраз, словесного мусора огромно, думать людям просто некогда, они все время говорят. Это супер токсичная проблема топ-менеджера, менеджера, он с утра до вечера находится в непрерывной гонке. Встречи, которые забирают у человека возможность думать - это очень важная проблема.
Проблема №9: Плохой эмоциональный фон встречи
Умение контролировать и конструктивно преобразовывать негативный фон встречи - это профессиональный навык менеджера. Менеджер не может "негативить", он не может выпускать свои собственные эмоции из-под контроля. Ему платят не за то, чтобы он ходил и "чувствовал", а чтобы он создавал ценность для клиентов, создавал ценность в этой организационной конструкции. Эмоциональный фон и эмоции являются очень важной связующей для всего происходящего.
Проблема №10: Неэффективная трата времени на встрече
Эффективная встреча - не всегда быстрая. Она может быть и короткой, а может и затянуться. Но в любом случае, чтобы оценивать эффективность встречи, нужно до ее начала зафиксировать параметры эффективности. Должна быть, например, определена цель встречи, ее продукт, метрики. Если этого не сделано, то это не командная работа. Должны быть оговорены правила встречи.
Проблема №11: Правильный выбор формата встречи
Встреча может проходить в каком угодно формате: стратегическая, тактическая, эд хок, бренйшторм. И сейчас, с переходом большого объема коммуникаций в онлайн вы также можете осознанно выбирать: с кем вы встречаетесь очно, с кем синхронно по зуму, кого-то воспринимаете в записи.
Проблема №12: невозможность провести встречу
Еще проблематика - это отсутствие встреч, когда они нужны - когда вы долго не можете встретиться с тем или иным человеком, который влияет на принятие решения. Это встречи-блокираторы. Например, вы сделали маркетинговую стратегию и не можете встретиться с CMO (Chief marketing officer), потому что он занят, потому что у него ланч, потому что у него что-то там не запустилось или еще что-то. И зачастую ряд вопросов двигается с той скоростью, с какой продвигается планируемая встреча занятого человека. Если она продвигается, например, раз в месяц, то у вас с шагом раз в месяц продвигается и принятие вопросов по этой теме. Соответственно, отсутствие встречи, сложность доступа к человеку, принимающему решение - это большая проблема.
Проблема №13: Отсутствие модерации, фасилитации встречи
Часто в компаниях считают, что коммуникации не требуют модерации - "как пойдет, так и пойдет, как общаемся, так и пообщаемся". Фасилитатор или модератор - это профессионал в коммуникационной области. Он отвечает за то, чтобы коммуникация работала - так же, как сантехник отвечает за то, чтобы сантехника работала, а автомеханик отвечает за то, чтобы двигатель в автомобиле работал.
Проблема №14: неумение воспринимать чужое мнение
Принятию противоположной точки зрения нужно учиться. Это явление называется diversity, когда в споре, в столкновении различных точек зрения рождается истина, по аналогии с тем, как консилиум врачей принимает решение, как лечить больного. Точно так же в бизнесе рождаются гениальные идеи продуктов и решений.
Учитесь работать с этими проблемами корпоративных коммуникаций.
В современном мире умение работать в команде, культура взаимодействия, сотрудничества - один из главных нематериальных активов, который может привести бизнес к победам.
Нужна помощь в обучении эффективным коммуникациям, подготовке продуктовых команд - обращайтесь!
Мы всегда на связи: Telegram, сайт, info@neuromap.tech.
