Тайм-блокинг - достаточно популярный метод планирования.
Блокировка времени может быть полезна, если вы управляете несколькими проектами, проводите слишком много времени в операционке, постоянно прерываетесь в течение дня или страдаете от большого количества встреч.
Блокировка времени - это метод управления временем, при котором вам предлагается разделить день на временные отрезки. Каждый блок предназначен для выполнения определенной задачи или группы задач.
Вместо ведения открытого списка дел, над которыми можно работать по мере своих возможностей, вы будете иметь конкретное расписание на день, в котором будет указано, над чем и когда вы будете работать. В этом методе важна предварительная расстановка приоритетов в списке задач, для которых можно будет создать временные блоки на каждый день.
Составляющие блокировки времени
Тайм-блокинг может иметь разные формы: группирования задач, дневной тематики или тайм-боксинга. А может быть объединением всех этих подходов. Я уже давно активно использую дневные тематики, но планирую попробовать и другие методы:
- Группирование задач
Группирование задач - это когда вы группируете похожие задачи вместе и планируете определенные временные блоки для выполнения всех сразу.
Решая аналогичные задачи в группе, вы ограничите количество переключений контекста, которые вам нужно делать в течение дня, что сэкономит драгоценное время и умственную энергию. Например, запланировать два 20-минутных блока для обработки электронной почты в течение дня более эффективно, чем проверять свой почтовый ящик каждые 15 минут.
Блокировка времени хорошо сочетается с группированием задач, потому что избавляет вас от планирования каждой отдельной задачи в вашем календаре.
Просто выделяйте отрезки времени на выполнение определенного пакета действий. Например, обработка почты, подписание договоров, тренировки, встречи, написание текста, программирование, глубокая работа, приготовление еды.
- Дневная тематика
Дневная тематика - это более экстремальная версия группировки задач для людей, у которых есть много сфер ответственности, конкурирующих за их внимание.
Например, предпринимателю часто приходится уделять внимание маркетингу, продажам, разработке продукта, поддержке клиентов и управление командой. Вместо того, чтобы выделять временные блоки для каждой области ответственности каждый день, дневная тематика позволяет посвящать каждой задаче полный день недели.
Посвящение каждого дня одной теме создает удобную схему работы, еще больше ограничивает переключения контекста и снижает усталость от принятия решений.
- Тайм-боксинг
Блокировку времени и тайм-боксинг часто путают, но у них есть важное различие. Блокировка времени просит вас выделить определенные отрезки времени, чтобы сосредоточиться на определенной задаче. Например: «Я буду работать над своим постом для блога с 9 до 11 утра завтра».
В отличие от этого, тайм-боксинг просит вас установить ограничение на то, сколько времени вы будете посвящать определенной задаче. Например: «Я закончу свой пост для блога завтра между 9:00 и 11:00».
Этот добровольный «временной интервал» заставляет вас работать эффективно, потому что у вас есть ограниченное количество времени для выполнения задачи. Это может быть интересный способ испытать себя и повысить свою продуктивность.
Эффективность блокировки времени
Несколько причин, почему этот метод может дополнить GTD и помочь стать более эффективным:
- Оно способствует целенаправленной «глубокой работе».
Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа», является большим сторонником блокировки времени. Каждый вечер он посвящает 20 минут расписанию следующего рабочего дня:
«Иногда люди спрашивают, почему я беспокоюсь о таком подробном планировании. Мой ответ прост: это дает огромную продуктивность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя, проводимая без четкой структуры».
Когда вы выделяете часть времени на работу над одной задачей, вы направляете все свои ресурсы на одно дело и не распыляете свое внимание на несколько задач. Чем больше вы «выполняете одно задание», тем больше вы наращиваете умственные мышцы, необходимые для глубокой работы, и тем легче получается оставаться сосредоточенным.
- Оно помогает более эффективно избавиться от мелких задач.
Поверхностная работа - это напряженная работа, которая срочна, но не важна для достижения долгосрочных целей. Когда вы устанавливаете временные рамки для мелкой работы, вы устанавливаете четкие ограничения на то, сколько времени вы ей посвящаете.
Кроме того, группирование похожих задач вместе снижает затраты на переключение контекста. Сгруппировав все мелкие задачи вместе в один или два выделенных блока времени, вы сможете выполнять их более эффективно и защитить остаток рабочего дня для более эффективной работы.
- Оно дает вам понять, как вы проводите свое время
Большинство из нас плохо умеют оценивать, сколько времени уйдет на выполнение задач, и у нас есть склонность слишком много внимания уделять нашему будущему.
Блокировка времени заставляет нас противостоять своим текущим обязательствам и целенаправленно определять, как мы проведем свое конечное время. Для каждого нового обязательства, нам придется находить физическое место в своем календаре - в результате мы будем легче говорить «нет».
- Оно противодействует перфекционизму.
Нечеткие временные рамки - злейшие враги перфекционистов, ведь всегда есть что подправить и улучшить.
В какой-то момент вам нужно уметь сказать «это уже достаточно хорошо» и двигаться дальше. Блокирование времени может помочь, наложив ограничения по времени на ваши проекты. Если вы часто затягиваете задачи, пытаясь сделать все правильно, установите строгие временные рамки для завершения задачи и придерживайтесь их.
- Оно помогает добиваться поставленных целей.
Блокировка времени заставляет вас строить конкретные планы, которые гарантируют, что вы будете работать над достижением своих целей каждый день. Как сказал Уильям Фолкнер:
«Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, каждое утро бьет в девять ».
Ошибки в блокировке времени
Хотя в теории временная блокировка довольно проста, ее бывает сложно придерживаться. Вот несколько ошибок, которые часто совершаются на практике:
Недооценивать свое время
Вы научитесь лучше оценивать, сколько времени занимает выполнение задач. Но пока вы оттачиваете этот навык, выделяйте больше времени для задач, чем вам кажется, что нужно. Добавьте в свое расписание дополнительное время для выполнения задач и перехода между ними.
Улучшить свое представление о том, сколько времени вы на самом деле тратите на выполнение задач, можно с помощью таких трекеров времени, как RescueTime или Toggl.
Быть слишком жестким
Обстоятельства разрушают планы. Но стоить помнить, что план - это руководство, которое поможет сосредоточить ваше внимание на важном, но следовать ему полностью - необязательно.
Можно редактировать свои планы в течение дня, вычеркивая исходные временные блоки и заполняя их обновленными планами по мере того, как того требуют обстоятельства. Рассматривайте свои временные блоки как гибкий способ бросить вызов самому себе, а не как строгий инструмент, чтобы наказать себя.
Избыточное расписание отдыха
Перенасыщение свободного времени может быть самоубийственным занятием. Исследования показали, что планирование досуга оказывает «сдерживающее воздействие» на общее удовольствие от занятия.
Вместо этого вы можете выделить время, чтобы отключиться и расслабиться, не имея четкого плана того, как вы проведете это время. Это даст вам возможность более спонтанно решать, что конкретно вы хотите сделать. Что бы вы ни решили, просто не забывайте оставлять хотя бы часть своего свободного времени свободной.
Слабые стороны этого метода
У этого метода есть несколько слабых сторон, хотя его последователи доказываю его эффективность.
- Одним из недостатков является сложность организовать неопределенную работу, когда нельзя конкретно сказать, какие появятся задачи в течение дня.
Ответ последователей на эту критику: такие периоды тоже можно заблокировать во времени, как и любые другие обязательства. Даже если вы, блокируете большую часть своего дня для неопределенной работы, тот факт, что вы контролируете свое расписание, позволит вам посвятить некоторые небольшие блоки более глубоким занятиям.
- Также, блокирование времени может мешать творчеству и вдохновению.
Ответ последователей на эту критику: если вы контролируете свой график, вы можете быть уверены, что постоянно прикладываете серьезные усилия, которые имеют большое значение для творческих поисков. Помимо этого, блокирование времени снимает стресс, у вас возникает чувство организованности, которое позволяет вам глубже погружаться в творчество и производить больше ценности.
- Планирование дней и недель по минутам кажется пустой тратой драгоценного времени, которое можно было бы потратить на то, чтобы действительно добиться цели.
Ответ последователей на эту критику: когда вы не контролируете свой календарь, легко отвлечься. Если заранее принять решение о том, над чем работать в течение дня или недели, вы сэкономите время и умственную энергию, когда дело доходит до того, чтобы действительно приступить к работе.
Таким образом, блокирование времени в календаре может быть полезным, если применять его осознанно и гибко. Я думаю о том, чтобы попробовать этот метод в течение небольшого периода и замерить его эффективность для моей жизни.
Подписывайтесь на мой телеграмм-канал «life as a project», где я публикую больше материалов о дизайне и управлении своей жизнью, и скачивайте мою книгу «Дизайн жизни».
