C 1 января 2022 года вступят в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес. В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать машиночитаемые доверенности. Формат и порядок работы с МЧД уже утверждён Налоговой службой РФ.
В статье подробно рассмотрим, что такое МЧД, когда и в каком формате её можно использовать.
Предпосылки появления МЧД
На основании п.3 ст. 40 №14-ФЗ только руководитель предприятия вправе совершать сделки и представлять интересы и от имени фирмы. Он является ответственным за обмен документами между контрагентами и сдачу отчётности в государственные органы.
Согласно п. 14 ст. 1 №476-ФЗ, с 2022 года работники компаний смогут получать электронные подписи (ЭП) для физлиц. Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций.
Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.
Что такое МЧД
Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде. Цифровой документ не требует нотариального заверения. Его подписывают ЭП доверителя и отправляют заранее в территориальный налоговый орган по ТКС. Сделать это может как руководитель, так и доверенное лицо. Её составляют для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.
Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.
Сроки внедрения МЧД
Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. Документ уже вступил в силу. Согласно тексту приказа, применять МЧД можно с 30 августа 2021 года. Использовать свою электронную подпись от имени организации или ИП работникам будет запрещено с 1 января 2022 года.
Как сейчас работает система выдачи ЭП
Сегодня электронная подпись на руководителя и сотрудника выдаётся как на организацию. Она содержит в себе информацию о принадлежности физлица к конкретной компании. Уполномоченные представители используют свою подпись от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Цифровой документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми. Приобрести УКЭП можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован в Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» имеет все необходимые лицензии для выпуска «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данная продукция позволяет визировать документы в сервисах ЭДО и отчёты для государственных служб, отправленные через ТКС.
Как работает МЧД
МЧД наделяет полномочиями работника, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы, разрешает использовать ЭП физлица компании в рамках ЭДО.
МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное отделение налоговой службы.
Требования к МЧД
Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Согласно документам, МЧД необходимо создавать, соблюдая следующие условия:
- формат XML;
- формат pdf, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе;
- подтверждение доверенности УКЭП доверителя;
- подписание документа УКЭП, с поддержкой формата XMLDSIG или иного формата, который утверждает приказ Минцифры № 472.
Поддержка МЧД в продуктах «Калуга Астрал»
АО «Калуга Астрал» занимается разработкой продукта, который позволит использовать МЧД в электронном документообороте. Проект находится на стадии тестирования. Для производства задействованы сервисы компании, которые отвечают за формирование, использование и проверку МЧД:
- новый сервис «Астрал.Доверенность» создаёт документ, регистрирует его в контролирующем органе или добавляет уже действующую МЧД. После выпуска государством необходимых подзаконных актов сервис будет дополнен.
- «Астрал.ЭДО» — подключает организацию от имени физлица, добавляет данные в первичные документы, подписывает исходящие и входящие электронные файлы.
- Оператор ЭДО — передаёт электронные документы между контрагентами, проверяет актуальность МЧД.
Функция создания МЧД будет бесплатной.
После успешного тестирования МЧД и получения обратной связи от пользователей «Астрал.ЭДО», возможность использования электронной доверенности будет реализована в «1С-ЭДО» и других сервисах компании.
Как будет работать сервис «Астрал.Доверенность»
Для начала работы руководителю организации необходимо:
- Зайти в Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
- В виджете продуктов выбрать«Астрал.Доверенность».
- На главной странице сервиса нажать «Создать доверенность». Если МЧД уже имеется нажать «Добавить по номеру».
- При создании новой МЧД необходимо заполнить данные о доверенности: срок действия, сведения о доверителе, сведения об уполномоченном лице, данные об удостоверении личности.
- Подписать шаблон доверенности личной УКЭП и направить в контролирующий орган на регистрацию.
- Как только доверенность будет зарегистрирована в ФНС, отобразится статус «Действует».
Для работы с электронными документами уполномоченному сотруднику понадобится:
- Войти в «Астрал.ЭДО» через Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
- Зарегистрироваться в качестве физлица и выбрать свою ЭП.
- Сервис автоматически определяет наличие доверенности. Если МЧД не найдена, то необходимо отправить уведомление на выпуск документа своему руководителю.
- Если доверенность выпущена сторонним сервисом, понадобится перейти в «Астрал.Доверенность» и указать номер-идентификатор полученной МЧД.
- Сотрудник выбирает необходимую доверенность и подключает свою организацию.
Если сотрудник был уволен, у него изменились полномочия или срок годности доверенности закончен, то контрагент получит уведомление о нелегитимности МЧД. Право подписания электронного документа, в данном случае закрепляется за получателем.
Также МЧД можно будет отозвать по решению руководителя. Тогда подпись электронных документов становится невозможной.
Как будет работать данный функционал
Подробности о том, как будет работать МЧД в рамках сервисов ЭДО, мы опубликуем в нашем телеграм-канале Также дополнительно уведомим, когда функционал будет в релизе и клиенты смогут им воспользоваться.
Для обмена электронными документами рекомендуем использовать «Астрал.ЭДО». Это онлайн-сервис который позволяет работать с контрагентами с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета. Если вы работаете в 1С, то обмен электронными файлами с контрагентами удобно осуществлять через «1С-ЭДО». Сервис не требует дополнительных настроек и расширений, так как модуль обмена уже встроен в 1С.
