Опытный фасилитатор может сделать встречу глубокой, сплачивающей, интерактивной и даже приносящей радость
У каждого фасилитатора свой стиль работы, в каждой группе своя динамика. И опытный фасилитатор адаптирует инструменты под потребности каждой группы и встречи. Сделать так, например, чтобы каждый, вне зависимости от особенностей личности, разницы мнений, имел возможность высказаться. Или помочь группе на встрече достичь желаемого результата за ограниченное время. Секрет и сложен, и прост одновременно: вооружившись необходимым инструментарием, почти каждый может научиться фасилитировать встречи.
Роль фасилитатора на встрече
Фасилитатору не обязательно быть экспертом в содежрании — «что» встречи. Часто фасилитатор может даже не быть непосредственным участником группы, как в случае с внешним фасилитатором, которого приглашают, чтобы помочь обсуждению и решению вопросов. Фасилитатор отвечает за процесс встречи — «как» участники будут обсуждать заявленные в регламенте темы. Фасилитатор управляет обсуждением тем повестки дня, для того чтобы продвинуть участников встречи к результату. Опытный фасилитатор способствует сотрудничеству участников, работе в команде, управляет конфликтами между членами команды.
10 фасилитационных техник, которые можно использовать для работы с навыком проведения встреч
Наиболее опытные фасилитаторы, как и большинство экспертов с своём деле, спортивных чемпионов и успешных художников, постоянно учатся и практикуются. Мы подготовили для вас 10 несложных в применении техник, благодаря которым вы сможете сделать встречи эффективнее и «прокачаете» навыки фасилитатора.
1. Начинайте встречу с быстрой настройки, фокусировки
Настройка занимает всего несколько минут, но даёт ценные результаты. Она позволяет людям лучше узнать друг друга и возвращает внимание людей к тому, что происходит, фокусирует внимание участников на том, что происходит здесь и сейчас, таким образом готовит их к разговору.Настройка заставляет участников сфокусироваться на встрече и друг на друге.
Вопросы, которые можно задавать для настройки:
- Прежде чем мы перейдём к заявленным темам, поделитесь, какие есть мысли относительно встречи?
- Что хотелось бы получить на сегодняшней встрече?
- Опишите одним словом своё настроение здесь и сейчас?
2. Проговорите желаемый результат и повестку встречи
В идеале повестку встречи участникам нужно отправить заранее, чтобы каждый знал её цель. Если вы не можете этого сделать или если встреча организована экспромтом, проговорите с участниками, что вы будете считать признаками успешно прошедшей встречи. Краткий обзор желаемых результата и повестки задаст рамки в которых группа будет двигаться для достижения цели.
3. Обозначьте роли
Для фасилитатора нормально и даже правильно просить участников взять на себя некоторые функции на время встречи: следить за временем, вести записи и т.п. Дайте возможность участникам встречи помочь и разделить ответственность за путь к успешной встрече. Помните, что на каждой встрече участники должны меняют роли, чтобы каждый смог внести свой вклад.
4. Практикуйте активное слушание
Активное слушание включает в себя 4 шага: контакт, сбор информации, обратная связь, подтверждение. Несколько способов реализовать эти 4 шага:
- Контакт: Слушать каждого участника, усиливать его слова, поддерживать зрительный контакт или невербально давать участнику понять, что он услышан.
- Сбор информации: Принимайте без осуждения и оценки то, что говорят участники, отмечайте их язык тела.
- Обратная связь: Используйте парафраз, резюмирование того, что говорят участники, возвращайте говорящему.
- Подтверждение: Получайте от говорящего подтверждение, что поняли его правильно.
5. Выстраивайте очерёдность
Когда хотят высказаться несколько участников одновременно, управляйте процессом и обозначьте по именам тех, кто хотел высказаться и договоритесь, что выскажется каждый, его не будут перебивать. Проверьте, чтобы высказался каждый из тех, кто хотел.
6. Объединяйте похожие темы, чтобы задать рамку разговора
Иногда в процессе разговора внезапно появляются несколько разных тем. Когда такое происходит, фасилитатор, прежде чем двигаться вперёд, должен убедиться, что все сфокусированы на одном и том же. Попросите участников сделать шаг назад, обозначить основные темы и решить, на каких из них они готовы фокусироваться. Другой вариант — фасилитатор может предложить сузить обсуждение до тех тем, которые непосредственно относятся к сегодняшней встрече, чтобы вернуть разговор в нужное направление и достичь цели. Фасилитатор может попросить человека, который ведёт записи, «запарковать» все обозначенные темы, чтоб участники могли вернуться к ним позже.
7. Пауза и время для рефлексии
Как только обозначилась тема встречи и главный вопрос, остановитесь и дайте возможность обдумать его в тишите. В идеале, попросите участников записать свои мысли, это поможет осознать то, что нужно будет обсудить или сформулировать вопросы независимые от мнения других участников.
8. Поощряйте и поддерживайте баланс участия
Фасилитатор всегда должен отмечать, кто из участников говорит меньше, чем другие. Мнение тех, кто говорит меньше, тоже важно. Задача фасилитатора — создать безопасное пространство и вовлечь всех. Задавайте открытые вопросы, чтобы привлечь людей к обсуждению: «Что вы думаете?», «Что бы вы сделали?», «Какие ещё идеи у вас есть?» Способствуют обсуждению и правила встречи.
Можно также разделить участников на мини-группы, чтобы более тихие члены команды также могли высказать своё мнение. Затем снова объедините группу и попросите участников рассказать о том, что они обсудили.
9. Делайте перерывы, поддерживайте уровень энергии
Когда уровень энергии падает или когда люди начинают беспокоиться, делайте небольшой перерыв. Чем длиннее встреча, тем длиннее перерыв. Особенно важны перерывы для интровертов. Им важно перезаряжаться после большого количества разговоров. кроме того, можно проводить небольшие разминки, чтобы дать возможность людям переключиться и подвигаться.
10. Правильно завершайте встречи
В конце беседы убедитесь, что все задания, задачи, шаги записаны детально, так, чтобы каждому было понятно, что делать. Повторите ключевые результаты, чтобы дать группе почувствовать завершённость. Дайте людям возможность задать вопросы, обозначить проблемы, сказать о том, что было важно для них. Завершите встречу.
