В процессе реализации проекта рано или поздно встает необходимость в выделение денежных потоков, связанных непосредственно именно с данным проектом. Часто эта задача может возникнуть даже задним числом, когда расходы начались еще до того, как он оформился в самостоятельный проект, это могут быть какие-то командировки, исследования, посещение выставок, приобретение образцов и т.д.
Не всегда есть возможность в программе по бухгалтерскому учету однозначно выделить денежные потоки связанные с проектом, особенно, если возникает необходимость сделать это "задним" числом. Решить задачу можно при помощи реестра платежей. Если такой на предприятии не ведется в принципе, то можно сделать выгрузку и бухгалтерской программы или клиент-банка с перечнем платежей за нужный период - это и будет ваш реестр.
В реестр - таблицу со списком платежей добавляем новый столбец и ставим признак напротив соответствующего платежа.
В моем случае потоки по проекту в реестре будут выглядеть так
Технические и организационные моменты:
1. Выручка. Важно в учете разделить продукцию (услуги), которые связаны только с проектом. Это нужно делать сразу, "задним" числом получить точные данные не всегда возможно. Разделить продукцию можно при помощи маркировки, отдельных договоров, разных торговых залов и так далее в зависимости от специфики продукции и особенность торговли и учета.
Если выручка в реестре отражается одной строкой за день, то строку нужно разделить на две.
2. Оплата труда. Если закреплять за новой продукцией отдельный персонал нет смысла, делить фонд оплаты труда придется пропорционально. В качестве базы для распределения можно использовать выручку, затраты времени (новый продукт может требовать меньших или больших трудоустраивать) и т.д.
Если оплату труда не возможно отразить отдельной ведомостью, то в реестре строку по выплате затратной платы тоже нужно будет делить вручную.
3. Затраты на материалы и услуги обычно делятся однозначно, главное тут ничего не забыть.
4. Расходы на электричество, воду, отопление. В данном случае все зависимо от потребности проекта в этих ресурсах. Если потребность значительна можно даже поставить отдельные счетчики. Если счетчиков нет делим пропорционально.
Реестр платежей по проекту важно обновлять регулярно, так как можно потерять расходы, особенно те, которые носят разовый характер, например, мелкий ремонт, донастройки оборудования, деловые поездки, связанные с продвижением новой продукции и т.д.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке