Что делать, если главбух не справляется с работой и вы просто устали бороться с ошибками в документах и трястись о штрафах?
При этом вы опасаетесь, что обиженный бухгалтер после увольнения может навредить фирме. Опыт многих лет научил решать и такие проблемы.
5 советов о том, как правильно и без потерь расстаться с бухгалтером или бухгалтерской фирмой
1. Безопасность и доверие — это синонимы в бухучете
Самое ценное в бизнесе — это информация. Хорошо, если в договоре с бухгалтером или фирмой прописана регулярная (или по требованию) передача базы данных 1С. Если этот момент упущен, то начните с безопасности прямо сейчас — проверьте, имеете ли вы доступ к базе 1С, наладьте ежеквартальный забор данных или храните ее онлайн в облаке в аккаунте, администратором которого являетесь только вы.
2. Договориться — это лучше, чем рубить концы
Последнее слово должно быть за вами. Если есть возможность наладить процесс и отношения, то это стоит сделать. Может человек искренне хочет изменить ситуацию, но не знает как договориться с боссом? Сделайте первый шаг — проявите мудрость и дипломатию.
Если человек не готов видеть и исправлять свои ошибки, нести за них ответственность, значит, пора расставаться.
3. Найти надежную замену
Заранее позаботьтесь о замене. Найдите специалиста, который готов взять на себя ответственность и готов приступить к приему-передаче дел. Чтобы избежать лишних трат, узнайте схему оплаты труда нового бухгалтера или бухфирмы: обычно платят за месяц, документы которого проводят в учете. Но есть и варианты, когда платят за период, в котором бухгалтер непосредственно работает.
Письменный договор о сотрудничестве – обязательное условие работы, как и обязателен пункт об ответственности главбуха.
Как обсудить с новым сотрудником условия, читайте в этой статье: О чем спросить у бухгалтера-аутсорсера при заключении договора.
4. Сообщить о решении тактично и безэмоционально
Сложный этап. Тут могут всплыть обиды и непонимание, поэтому лучше не проявлять лишних эмоций и не рассказывать, что вам «жаль» и «все было отлично, но...». Сообщите, что приняли решение работать с другим бухгалтером. А дальше выясните важные вопросы.
Что обсудить с бухгалтером перед увольнением
- Последний месяц, который он закрывает, какая отчетность будет сдана и в какие сроки — попросите распечатать список с указанием деталей.
- Дату, когда будет сдана отчетность и передана база 1С.
- Период, необходимый для качественной передачи дел.
- Исправление недочетов, которые новый бухгалтер, возможно, найдет в базе. Согласуйте сразу, кто должен уплатить пени и штрафы, если такие всплывут за прошлые периоды.
- Провести прием-передачу дел — быстро и максимально четко
В ваших интересах провести передачу дел в сжатые сроки, но без спешки и ошибок.
Обычный срок — две недели. Например, если сегодня 23 июня, то через 3-5 дней база по состоянию дел на 31 мая должна быть готова.
Почему не сразу? Базу 1С нужно перепроверить, выгрузить, сшить и отправить отчетность. Плюс добавьте время на «отойти от шока».
Дальше в работу включается новый главбух:
- распаковывает и устанавливает базу 1С;
- проверяет техническое состояние и содержимое базы 1С;
- оформляет список вопросов и/или замечаний прежнему бухгалтеру.
Как действовать, если обнаружены ошибки прошлых периодов
Случаются неприятные ситуации, когда новый главбух начинает выискивать ошибки и придираться к мелочам. Но бывает, что он находит серьезные ошибки, за которые будут штрафы.
Алгоритм работы с ошибками такой:
- Оцените, во что это может вылиться? Если ничего не исправлять, будут ли финансовые потери?
- Оцените, сколько стоит исправление ошибки. Это точно дешевле, чем потенциальные штрафные санкции?
- Дайте указания новому главбуху оформить претензии в письменном виде и перешлите их прежнему бухгалтеру.
Старый главбух обязан ответить за свои действия и оплатить штраф, если ошибка была: для налоговых правонарушений существует 3-летний срок давности. Но ОБЯЗАН он только, если работал согласно договору с вами, и работа оплачивалась официально.
Не поручайте старому бухгалтеру что-то исправлять или проводить в базе по «его периоду». Он просто платит штраф, а новый главбух проводит операцию в текущем учете.
Заставить частника что-то компенсировать — задача не из простых. Даже через суд взыскать издержки у бухфирмы намного проще, чем у частного бухгалтера. И это еще одна причина, почему расставаться с главбухом, в любом случае, нужно мирно и без накала страстей.
Где искать нового главбуха и как это сделать, чтобы не наступить на старые грабли?
Доверьте выбор главбуха экспертам Профдело, так вы точно будете уверены в результате.
