Только ли документы для учета являются первичкой для бухгалтера? Есть мнение, что перечень документов, материалов и действий гораздо шире.
Поделились в одной из групп в Facebook.
«Что такое первичка для бухгалтера?
Самый распространённый ответ: документы, на основании которых делают записи на счетах учёта.
На этой формулировке отметаются массивы документов, которые спасут вас в суде.
Это мой личный перечень из опыта работы:
✅Хранить квитанции от курьеров о вручении документов, конверты со штампами, реестры передачи, пропуска о прохождениях/пересечениях, журналы фиксации и т.д. Лучше прикреплять к документу или договору, к которому эти факты относятся
✅Никакой личной почты. Ушёл бухгалтер и с его личной почтой уходит переписка с вашими сотрудниками, контрагентами, где прикреплены важные документы и информация, да и сам факт переписки
✅Фиксирование задолженностей, остатков на складах, в кассах с регулярной периодичностью: минимум раз в год или при окончании действия договора, увольнении сотрудника. В среднем: акты сверок и товары с материалами каждый квартал, касса еженедельно
✅Фиксировать ответственных лиц в документах, программах, событиях. Так быстро можно найти сотрудника, кто пояснит произошедшее или совершил незаконные действия
✅Фиксировать реальные даты (хотя бы карандашом) на документах, это позволит восстановить ход событий
✅Хранить первичку по длительным контрактам, даже если прошёл срок более 3-х лет
✅Использовать электронный документооборот, в котором вы можете зафиксировать достаточно легко факт отправки и получения документов другой стороной
✅Фото-, видео фиксация события (без фанатизма)».
В комментариях пишут:
«До перестройки в вузе существовала такая специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления". Превосходные, по нынешним временам, базовые знания давали».
Автор согласилась с утверждением:
«Да, согласна с вами абсолютно. Смотрела программы учебные ВУЗов по специальности "Бухучёт и аудит". Даже нет хотя бы "Архивного дела". Грустно становится за молодых специалистов».
А кто-то считает, что это не является задачей бухгалтера:
«Архивное дело — считаю, что это не бухгалтера задача. Это, скорее, для руководителя - элемент организации работы предприятия».
Про «Документоведение» пишут, что и сейчас в вузах есть такая специальность, конкурс вполне приличный. А еще в ПТУ преподают:
«У нас в городе в одном из ПТУ была специальность «Документоведение». Вступительный экзамен был по русскому языку. Специалисты были нарасхват».
А еще пишут, что перечень у автора хороший, но порой вопрос не по зарплате:
«Прекрасный перечень. Еще хорошо, чтобы все эти действия бухгалтерии должным образом оплачивались работодателем / клиентом. А то рентабельность будет отрицательная».
Автор на это отвечает:
«Это по умолчанию, потому что, если не доплачивать за эту работу бухгалтеру, то потом доплачивать юристу, чтобы он изыскал, придумал, из пальца извлёк и т. д. И это уже всегда дороже».
Кому-то интересно, почему это должен делать бухгалтер:
«А почему бухгалтер должен всем этим заниматься? Кроме того, все не запишешь, обо всём не расскажешь».
Автор отвечает, что не принципиально, кто именно этим занимается. Вопрос скорее в том, что это необходимо делать:
«Принципиально, кто этим занимается в организации, не имеет значения, все зависит от масштаба. Кто обрабатывает первичную документацию- это может быть и секретарь, архивариус, оператор, менеджер и т. д. Чаще всего с этим работаем бухгалтер».
А кто-то считает, что это все может вылиться в рутину, которая может много времени бухгалтера занять:
«Все правильно написали, по факту будет много рутины, которая может и не понадобится, в текущем времени работы бухгалтера. Знаю, что у некоторых организаций для всего, этого выделяются отдельные люди, но не в бухгалтерии. Например закупка, хранит и фиксируют, все что вы перечислили для поставщиков, в том числе пропуска».
