Независимо от того, как часто ты пользуешься деловой перепиской, всегда может возникнуть необходимость грамотно составить письмо. Покажу тебе это на примерах.
Я работаю руководителем уже много лет и постоянно использую деловую переписку в разных сферах. Но навык грамотного составления делового письма пригодится любому человеку.
Деловая переписка занимает особое место в письменной коммуникации.
Передача и чтение письменных сообщений — вид вербальной коммуникации. По сравнению с устной её преимущество в том, что люди более обдуманно подходят к тому, какую информацию хотят донести до собеседника. Но такой способ занимает больше времени и не может обеспечить немедленную обратную связь.
Деловое письмо — особый тип документа, имеющий юридическую значимость и регулирующий экономико-правовые и социальные отношения между собеседниками.
Функции деловой переписки
Информационная
В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей, на основе которых можно спрогнозировать поведение собеседника.
Организационная
С помощью делового письма автор воздействует на собеседника, чтобы организовать его деятельность или направить его к нужному итогу.
Коммуникативная
Деловая переписка позволяет "законнектиться" с собеседником, чтобы добиться точного восприятия и понимания друг друга в процессе общения.
Юридическая
Деловая переписка часто используется в решении трудовых споров и конфликтов внутри организации или между партнёрами.
Юридическая сила — это свойство официального документа, которое указывает на соответствие законодательству и позволяет использовать документ для совершения юридически значимых действий.
Принципы деловой переписки
Деловая переписка должна отвечать общим нравственным и этическим требованиям. Также она обладает принципами, которые позволят сделать взаимоотношения с партнёрами устойчивыми, эффективными и продуктивными.
Учтивость
Выражение уважительного отношения к другим людям, их достоинству. Проявляется в приветствиях, пожеланиях и общей тональности письма. При этом НЕ стоит использовать вычурные обороты, например: «Не будете ли Вы так любезны» или «соблаговолите подписать».
Предупредительность
Стремление первым оказать любезность и избавить другого человека от неудобств и неприятностей.
Тактичность
Чувство меры и границ в общении, превышение которых может обидеть собеседника или поставить его в неловкое положение. Чтобы избежать этого, нельзя допускать бестактность в переписке при выборе вопроса к собеседнику или излишнюю настойчивость в письме-просьбе. Также важно уважать вкусы и мнения других людей.
Точность
Подробное недвусмысленное описание обещаний, требований, просьб или обязательств. Язык деловых бумаг стандартизирован, чтобы придать письму юридическую силу. Поэтому любая фраза в документе должна иметь только одно значение и толкование.
Корректность
Умение держать себя в рамках приличия в конфликтных ситуациях, когда появляется желание высказать критические замечания, либо выразить своё знание и право на новую конструктивную идею.
Если письмо имеет агрессивный тон или оскорбления, то собеседник не будет воспринимать прочую информацию в сообщении. Оскорбительный тон вызывает обиду, которая «блокирует» конструктивный диалог.
Структурные блоки делового письма
Обращение
В этом блоке обращаются к адресату по должности, имени, фамилии, иногда по отчеству. Также допускаются прилагательные. Если же письмо составляется не для конкретного лица, то обращение можно опустить.
Вводная часть
В этом блоке излагается повод для письма. При этом часто ссылаются на важные даты, документы и факты, чтобы напомнить адресату необходимую информацию.
Например:
В связи с...
Согласно договору от 14.10.2019 No 17/11...
Наше руководство рассмотрело ваше предложение...
Основа
Обозначается основная цель письма – согласие, предложение, просьба, благодарность, рекламация, соглашение и так далее.
Пример:
С радостью сообщаем...
К сожалению, на данный момент...
Просим ответить...
Заключительная часть
Выражается надежда на ответ, положительное решение вопроса, признательность, пожелание.
Например:
Надеемся на плодотворное сотредничество...
Благодарим Вас...
С уважением...
Категории деловых писем
По структурным признакам деловые письма можно разделить на 2 категории:
Нерегламентированные
Оформляются в свободной письменной форме с соблюдением требований к расположению реквизитов.
Регламентированные
Составляются по определённому образцу, который касается:
формата бумаги;
состава реквизитов;
текстовых и словесных оборотов.
Регламентированные письма состоят из клишированных, стандартных фраз, позволяющих без затруднения понять намерение пишущего. Для автора письма важно адекватно и уместно использовать эти стандартные обороты. В этом поможет язык документа.
Язык документа — средства официально-делового стиля, которые обеспечивают собеседникам готовые языковые формулы для стандартных деловых ситуаций. Благодаря этому возникает правильное и адекватное восприятие информации.
Пишите больше, пишите лучше, как говорит наша любимая техническая поддержка.
Это моя последня экспертная статья, ради написания которой я переработал огромный материал, собрал опыт коллег и потратил массу времени. Дзен не дает показов таким статьям, так что это трата времени и не более того.
