Автоматизация бизнес-процессов – один из самых эффективных методов повышения рентабельности компании. Это утверждение абсолютно верно, но лишь при соблюдении ключевых условий вы найдете действительно грамотного, ответственного и честного подрядчика по внедрению единой информационной системы. Сегодня поговорим о том, как выбрать такую организацию в случае с системой «1С».
Почему типовая конфигурация – сомнительный выбор?
Производители систем автоматизации – и «1С» не исключение – всегда делают акцент на простоте внедрения своего решения. На практике же ситуация выглядит следующим образом:
- Стандартная конфигурация обеспечивает более быстрое получение результата, но этот результат не будет оптимальным. Для получения максимальной отдачи необходимо изучить и адаптировать решение под бизнес-процессы компании, что позволит оптимизировать работу пользователей и улучшить эффективность деятельности компании в целом.
- Даже базовая конфигурация всегда нуждается в настройке, при которой неизбежно возникнет множество вопросов.
Таким образом, какое бы решение вы ни выбрали – типовое или адаптированное – подрядчик необходим, чтобы создать эффективные инструменты управления компанией за счёт внедрения системы на базе «1С» и автоматизировать бизнес-процессы под задачи конкретно вашего бизнеса, сохранив оптимальное количество ресурсов и техническое обеспечение.
Мы рекомендуем оценивать все организации, предлагающие свои услуги в данной сфере, по пяти критериям:
Раскроем каждый из них подробнее.
1 - Подход
Убедитесь, что компания ответственно подходит к своей деятельности. Для начала проверьте наличие сертификата соответствия стандарту ISO 9001:2015 – это гарантия высокого уровня зрелости компании и организации внутренних процессов.
Также необходимо наличие в области действия сертификата того вида работ, который вы планируете заказать – в нашем случае это как минимум «внедрение программного продукта» и управление проектной деятельностью.
Далее обсудите перспективы сотрудничества: хороший подрядчик всегда оперирует чёткими понятиями, хорошо понимает последовательность, состав и содержание работ, может конкретно описать промежуточные результаты и все риски на каждом этапе выполнения работ, кроме того, обещает конкретный, чётко прописанный результат – сроки, этапы взаимодействия, итоги каждого этапа и всего проекта в целом.
Уже на этапе предварительного обсуждения ТЗ обращайте внимание на то, насколько подрядчик вникает в специфику вашего бизнеса. Если вам предлагают только типовые решения и не задают никаких вопросов, это – не лучший вариант: старайтесь выбирать из организаций, которые сразу же подчёркивают наличие узких моментов или предлагают наиболее подходящие именно вам инструменты с прозрачным обоснованием своего выбора.
2 - Методология
Если подход компании к работе в целом вас устраивает, приступайте к более детальному анализу методологии выполнения работ подрядчиком. Ключевые моменты, которые должны присутствовать:
+ Четкое планирование и поэтапный запуск
На каждом из этапов автоматизации – от анализа и разработки стратегии оптимизации бизнес-процессов до запуска всей системы в эксплуатацию – устанавливаются свои цели, планируются сроки и бюджет. Всё делается так, чтобы в итоге обеспечить автоматизацию без прекращения деятельности вашей компании или с минимальными потерями.
+ Управление проектами
Если подрядчик работает по старинке, это – плохой сигнал. Современные организации широко используют специализированное ПО: AtlassianJira, 1C ERP+PM и другие системы. Обязательно поинтересуйтесь, как организовано управление проектами в выбранной вами организации.
+ Регламентирующие документы
Конечно, ведение документации в определённой степени индивидуально для каждой организации, но общие моменты всё равно есть. Вы можете рассчитывать на:
- Устав проекта, который будет утверждён на уровне руководителей во время подписания договора или сразу же после него.
- План управления проектом – своеобразная «дорожная карта», обеспечивающая оперативный контроль.
У вас не должно возникнуть никаких вопросов: либо подрядчик выглядит безупречно, либо имеет смысл обратиться в другую организацию.
3 - Подход
Вы убедились, что выбранная компания умеет вести работу, теперь пора проверить её возможности. Прежде всего узнайте, все ли участники проектной команды могут подтвердить свои компетенции сертификатами 1С на сайте: consulting.1c.ru. Учтите, что у хорошего подрядчика всегда работает не менее двух проектных команд по каждому из направлений – это необходимо для правильного выстраивания всех процессов и существенно минимизирует возможные риски.
Другие плюсы:
- Значительная численность сотрудников, которые находятся в штате – это свидетельствует об устойчивости подрядчика на рынке и о том, что вы можете рассчитывать на стабильное выполнение проекта без нарушения сроков.
- Утверждённая на проект команда занимается им и только им.
- Компания располагает собственным офисом, а в работе есть и другие проекты – это ещё один показатель стабильности и хорошего положения организации на рынке.
Конечно, подходящий подрядчик не обязан соответствовать всем этим критериям, но чем больше пунктов выполняются, тем лучше.
3 - Компетентность
Выше мы уже говорили про важность проверки квалификации сотрудников на сайте 1C, теперь развернём тему немного подробнее. Кроме сертификата консультанты должны:
- Иметь релевантный опыт минимум за последние 2-3 года, причём опыт не по одному проекту. 1 – хорошо сделанный проект может быть случайностью. 2 – совпадением. 3 – исключительным везением. А вот 4 и больше успешно решённых задач в портфолио – это уже закономерность.
- Большим плюсом будет, если назначенные на ваш проект специалисты работали не просто в данной сфере, а над аналогичными задачами.
- Подтвердить свою экспертизу в предметной области: финансы, бухучёт, расчёт заработной платы, управление проектами, управление персоналом и т. д.
Хорошо, если в проектную команду привлекаются сотрудники, работавшие функциональными заказчиками и принимавшие участие в проектах по автоматизации на стороне клиента – такие специалисты в штате подрядчика помогут более полно и точно понять ваши потребности.
Также, если проект разрабатывается под 50 пользователей или больше, в составе команды обязательно должен быть выделенный архитектор системы, который сможет полностью сосредоточиться на своей работе (то есть он не должен совмещать эту занятость с другими функциями в проекте).
3 - Стоимость
Хороший подрядчик всегда предлагает баланс между верхней и нижней планками рыночной цены на подобные услуги. Снижение прайса ниже определённых границ неизбежно приводит к понижению качества работы, на что ответственная организация пойти не может, но и завышенный сверх некоего предела ценник никак не коррелирует с ростом качества.
Кроме того, хороший подрядчик не играет ценой и не даёт «вилок», если они не обусловлены разными по объёму работ вариантами реализации проекта. Он досконально понимает специфику и стоимость своих работ, которая складывается из следующих составляющих:
- Стоимости человеческих ресурсов.
- Времени их использования (привлечения).
- Рисков проекта.
- Командировочных расходов.
Именно благодаря этому ответственный, квалифицированный и добросовестный исполнитель может точно оценить свои услуги. В то же время неграмотный подрядчик не просчитывает свои ресурсы настолько точно, поэтому он вынужден делать примерные прикидки. Называя стоимость от и до, такая компания может варьировать цену и делать скидки, но по итогу такой подход свидетельствует о сомнительном качестве услуг.
Этих пяти групп критериев вполне достаточно для того, чтобы принять правильное решение.
Успешной вам автоматизации!
