Найти тему
КУБ24 ФинДиректор

Решение проблем учёта финансов в проектной организации

Оглавление

В проектной организации учёт финансов затруднён:

  • с клиентами то густо, то пусто;
  • что-то вечно в минусе;
  • кассовые разрывы уже как «здравствуйте»;
  • ещё растёт дебиторка;
  • и вечно ни на что не хватает времени.

КУБ24.ФинДиректор Блог

Сравнивайте эффективность проектов — главное решение всех проблем учёта финансов проектной организации.
Сравнивайте эффективность проектов — главное решение всех проблем учёта финансов проектной организации.

Всё начинается в цейтноте и запаре, средств хватает. А потом организация скатывается в ожидание новых заказов и провалы по деньгам.

И так по кругу. Только на каждом цикле мы прирастаем фиксированными затратами и новыми сотрудниками. Уже нужно больше проектов, чтобы закрыть накопившиеся долги и выйти в плюс.

-2

Проблемы проектной организации

Проектному бизнесу сопутствуют наиболее распространённые проблемы. Посмотрим на каждую в отдельности и узнаем причины возникновения.

1. Работа в минус по части проектов.

Почему так происходит:

  • организация хватается за любые проекты, лишь бы людей загрузить и зарплату выплатить;
  • покорство перед клиентом — например, идут на поводу с многократными переделками (чаще всего за свой счёт).

2. Возникновение кассовых разрывов.

Почему так происходит:

  • фирма идёт на поводу у клиентов по рассрочкам, чтобы их удержать любой ценой;
  • зарплата сотрудников не привязана к результату или привязана, но неоптимально — например, фикс значительно больше бонуса.

3. Увеличивается дебиторка.

Почему так происходит:

  • компания соглашается на большие отсрочки клиентам;
  • плохо составлены акты — «токсичные» клиенты уходят в отказ по оплате.

4. У руководителя времени ни на что не хватает.

Почему так происходит:

  • собственник/руководитель сам много работает (если хочешь сделать хорошо, то сделай сам);
  • сотрудники не мотивированы из-за фиксированной зарплаты или неоптимальной привязке к результату (смотрим пункт 2).
-3

Рекомендации, что делать с таким учётом проектной организации и как выпутаться

☑️ Посчитать рентабельность каждого проекта (и большого, и маленького).

☑️ Выполнить однажды и делать это впредь:

  • сравнить проекты и направления по эффективности;
  • отказаться от наименее рентабельных;
  • направить больше усилий и средств в более эффективные.

☑️ Вывести из игры клиентов-халявщиков и сохранить только рентабельные проекты или с хорошими перспективами на окупаемость.

☑️ Взять под контроль внутренние сметы и работу с должниками.

-4

Отвечаем на вопрос, как это сейчас сделать лучше и эффективнее

Бухгалтерский учёт проектной организации следует максимально автоматизировать.

Тем самым вы сможете:

  • сбалансировать косвенные расходы,
  • сравнивать проекты по общим позициям,
  • составлять платёжный календарь,
  • считать эффективность своих действий,
  • применять роботизированные инструменты по уведомлениям клиентов и так далее.

Остановимся подробнее на примере сервиса «КУБ24. ФинДиректор».

1. Правильный учёт финансов проектной организации — делим расходы на прямые и косвенные.

  • Прямые расходы — это расходы на конкретный проект. Чем больше проектов, тем больше прямых расходов.
  • Косвенные расходы — это расходы на компанию в целом. Плохо, когда косвенных расходов много.

2. Подсчёт прибыли каждого проекта и сравнение с остальными проектами.

Инструменты «КУБ24. ФинДиректор» заносят расходы и доходы с выводом результата по каждому проекту:

  • рентабельность,
  • кассовый разрыв по проекту,
  • эффективность каждого сотрудника в проекте и так далее.

Все проекты сравниваются в большом общем отчёте. Наглядно, просто, доступно в любой момент времени.

3. Составляются сметы под каждый проект.

Ещё до заключения договора составляйте смету. В ней прописываются оговорённые с клиентом пункты, их стоимость и, что важнее всего, сроки оплаты.

💡 Смета для клиента должна создаваться на основе внутренней сметы проектной организации.

Во внутренней смете согласованы:

  • количество часов по каждому сотруднику,
  • стоимость покупки сторонних услуг,
  • стоимость необходимых материалов и товаров.

Посчитайте рентабельность. Постройте платёжный календарь по проекту.

4. Работа с должниками.

Есть очень простой инструмент автоматических напоминаний о неоплаченных счетах. В «КУБ24. ФинДиректор» сохраняются цепочки писем по работе с должниками — одним взглядом определяются тренды по дебиторкам.

5. Создание актов выполненных работ и актов сверки с клиентами.

Подписанные акты с клиентом — гарантия, что клиент не решит отказаться от уже выполненных обязательств со стороны вашей организации. Например, он уже не передумает платить (и не попросит скидку).

-5

***

Для опытного предпринимателя вышесказанное может показаться хорошо знакомой схемой решения проблем с учётом финансов в проектной организации.

Однако в суровой реальности бизнес проявляет сухую толерантность к указанным выше пунктам.

Потому что вручную всё исправлять накладно, трудно и порой просто некогда. «Не мешай механизму работать», — такого курса придерживаются собственники и руководители.

Специально для этих случаев мы разработали систему автоматизации управленческого учёта.

-6

👉 Ознакомьтесь с инструментарием «КУБ24. ФинДиректор».