В проектной организации учёт финансов затруднён:
- с клиентами то густо, то пусто;
- что-то вечно в минусе;
- кассовые разрывы уже как «здравствуйте»;
- ещё растёт дебиторка;
- и вечно ни на что не хватает времени.
Всё начинается в цейтноте и запаре, средств хватает. А потом организация скатывается в ожидание новых заказов и провалы по деньгам.
И так по кругу. Только на каждом цикле мы прирастаем фиксированными затратами и новыми сотрудниками. Уже нужно больше проектов, чтобы закрыть накопившиеся долги и выйти в плюс.
Проблемы проектной организации
Проектному бизнесу сопутствуют наиболее распространённые проблемы. Посмотрим на каждую в отдельности и узнаем причины возникновения.
1. Работа в минус по части проектов.
Почему так происходит:
- организация хватается за любые проекты, лишь бы людей загрузить и зарплату выплатить;
- покорство перед клиентом — например, идут на поводу с многократными переделками (чаще всего за свой счёт).
2. Возникновение кассовых разрывов.
Почему так происходит:
- фирма идёт на поводу у клиентов по рассрочкам, чтобы их удержать любой ценой;
- зарплата сотрудников не привязана к результату или привязана, но неоптимально — например, фикс значительно больше бонуса.
3. Увеличивается дебиторка.
Почему так происходит:
- компания соглашается на большие отсрочки клиентам;
- плохо составлены акты — «токсичные» клиенты уходят в отказ по оплате.
4. У руководителя времени ни на что не хватает.
Почему так происходит:
- собственник/руководитель сам много работает (если хочешь сделать хорошо, то сделай сам);
- сотрудники не мотивированы из-за фиксированной зарплаты или неоптимальной привязке к результату (смотрим пункт 2).
Рекомендации, что делать с таким учётом проектной организации и как выпутаться
☑️ Посчитать рентабельность каждого проекта (и большого, и маленького).
☑️ Выполнить однажды и делать это впредь:
- сравнить проекты и направления по эффективности;
- отказаться от наименее рентабельных;
- направить больше усилий и средств в более эффективные.
☑️ Вывести из игры клиентов-халявщиков и сохранить только рентабельные проекты или с хорошими перспективами на окупаемость.
☑️ Взять под контроль внутренние сметы и работу с должниками.
Отвечаем на вопрос, как это сейчас сделать лучше и эффективнее
Бухгалтерский учёт проектной организации следует максимально автоматизировать.
Тем самым вы сможете:
- сбалансировать косвенные расходы,
- сравнивать проекты по общим позициям,
- составлять платёжный календарь,
- считать эффективность своих действий,
- применять роботизированные инструменты по уведомлениям клиентов и так далее.
Остановимся подробнее на примере сервиса «КУБ24. ФинДиректор».
1. Правильный учёт финансов проектной организации — делим расходы на прямые и косвенные.
- Прямые расходы — это расходы на конкретный проект. Чем больше проектов, тем больше прямых расходов.
- Косвенные расходы — это расходы на компанию в целом. Плохо, когда косвенных расходов много.
2. Подсчёт прибыли каждого проекта и сравнение с остальными проектами.
Инструменты «КУБ24. ФинДиректор» заносят расходы и доходы с выводом результата по каждому проекту:
- рентабельность,
- кассовый разрыв по проекту,
- эффективность каждого сотрудника в проекте и так далее.
Все проекты сравниваются в большом общем отчёте. Наглядно, просто, доступно в любой момент времени.
3. Составляются сметы под каждый проект.
Ещё до заключения договора составляйте смету. В ней прописываются оговорённые с клиентом пункты, их стоимость и, что важнее всего, сроки оплаты.
💡 Смета для клиента должна создаваться на основе внутренней сметы проектной организации.
Во внутренней смете согласованы:
- количество часов по каждому сотруднику,
- стоимость покупки сторонних услуг,
- стоимость необходимых материалов и товаров.
Посчитайте рентабельность. Постройте платёжный календарь по проекту.
4. Работа с должниками.
Есть очень простой инструмент автоматических напоминаний о неоплаченных счетах. В «КУБ24. ФинДиректор» сохраняются цепочки писем по работе с должниками — одним взглядом определяются тренды по дебиторкам.
5. Создание актов выполненных работ и актов сверки с клиентами.
Подписанные акты с клиентом — гарантия, что клиент не решит отказаться от уже выполненных обязательств со стороны вашей организации. Например, он уже не передумает платить (и не попросит скидку).
***
Для опытного предпринимателя вышесказанное может показаться хорошо знакомой схемой решения проблем с учётом финансов в проектной организации.
⭐ Однако в суровой реальности бизнес проявляет сухую толерантность к указанным выше пунктам.
Потому что вручную всё исправлять накладно, трудно и порой просто некогда. «Не мешай механизму работать», — такого курса придерживаются собственники и руководители.
Специально для этих случаев мы разработали систему автоматизации управленческого учёта.
👉 Ознакомьтесь с инструментарием «КУБ24. ФинДиректор».
