Пример 1
Рабочие обособленного подразделения "Цех № 1 (швейный)" ООО "Стиль" трудятся в три смены:
- первая смена с 8.00 до 16.30 с перерывов на обед с 12.00 до 12.30 (8 дневных часов);
- вторая смена с 16.30 до 00.00 с перерывов на обед с 20.00 до 20.30 (5 дневных часов и 2 ночных часа);
- третья смена с 00.00 до 8.00 с перерывов на обед с 04.00 до 04.30 (2 дневных часа и 5,5 ночных часов).
Сменные графики для обособленного подразделения имеют периодичность 21 день. По общегосударственным праздничным дням обособленное подразделение не работает. В соответствии с коллективным договором за работу в ночное время производится доплата.
Выполняются следующие действия:
Для учета рабочего времени при многосменной работе создаются несколько графиков. Например, при трехсменной работе - три, при работе в четыре смены - четыре разных графика работы.
Настройка графика 1-й смены
Для создания графика работы для 1-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график.
- Раздел Настройка - Графики работы сотрудников.
- Кнопка Создать.
- В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.
- Если установлен флажок Автоматическое обновление по производственному календарю, то график за год будет автоматически обновляться при изменении производственного календаря. Если в график внесены ручные изменения, то при обновлении производственного календаря график будет полностью перезаполнен, а ручные изменения будут утеряны. Если флажок не установлен (или он не предусмотрен для этого графика), то обновление графика на год производится вручную по кнопке Заполнить. Флажок доступен в графиках "по дням недели", "по циклам произвольной длины", если в настройках указано, что нужно учитывать праздничные дни при заполнении.
- Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы.
- В поле Производственный календарь выберите необходимый производственный календарь. Данное поле будет доступно, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием Российская Федерация.
- В разделе Способ заполнения графика установите переключатель в положение По циклам произвольной длины.. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с полным циклом сменности с рабочими и нерабочими днями и количеством рабочих часов.
- Флажок При заполнении учитывать праздничные дни установлен по умолчанию. При установленном флажке при заполнении календаря графика учитываются праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час. Если сменная работа должна выполняться и в праздничные дни, флажок снимается. В нашем примере флажок остается установленным.
- Флажок При заполнении учитывать нерабочие дни установите, если есть периоды, когда организация не работает. При заполнении графика вместо Явки рабочее время заполняется как Оплачиваемые нерабочие дни. Флажок устанавливается автоматически и автоматически обновляется график работы, если в графике установлен флажок Автоматическое обновление по производственному календарю. При расчете зависящих от времени начислений время по новому виду Оплачиваемые нерабочие дни рассчитывается и учитывается наравне с обычной Явкой, включается и в норму, и в фактически отработанное время, в последующие расчеты среднего заработка. Организациям, которые продолжают работать в нерабочие дни, флаг При заполнении учитывать нерабочие дни устанавливать не нужно. В этом случае рабочее время заполнится в графике так, как это было раньше - видом времени Явка.
Какие сделать настройки для начисления заработной платы в нерабочие дни смотрите здесь. - Флажок Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя). Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя. Флажок Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд. При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флажок не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени. Флажок Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флажок Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установлен флажок Используется работа по неполной ставке. А в разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.
- Флажок Суммированный учет рабочего времени устанавливается для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени. В нашем примере флажок устанавливать не нужно. Флажок Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флажок Применение почасовой оплаты. Также если на данной закладке установлен флажок Переработки при суммированном учете времени, то появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флажка Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в графике можно указать, какая норма используется при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (раздел Зарплата - Регистрации переработок). В документе Регистрация переработок можно автоматически подсчитать переработки за произвольный период.
- В разделе Виды времени настраивается необходимость учета разных видов явок, ночных, вечерних часов и др:флажок Явка установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время;
флажки Ночные часы, Вечерние часы, Перерывы для кормления ребенка установите в случае, если график предусматривает работу в ночное и/или вечернее время, и часы работы в ночное и/или вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере, а также, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку. Флажки будут доступны, если аналогичные флажки будут установлены в настройке параметров расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата. В нашем примере установите флажок Ночные часы, т.к. по условиям примера сменный график предусматривается работу в ночное время;
флажок Вахта (флажок будет доступен, если установлен флажок Несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата) установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом. - В разделе Расписание работы описывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в табличную часть, но для них указывается нулевое количество рабочих часов. Для возможности автоматического заполнения сменного графика достаточно ввести один полный цикл чередования его рабочих смен и нерабочих дней (в нашем примере цикл 21 день). Автоматическое заполнение осуществляется циклично, т.е. считается, что после дня с максимальным номером снова следует день с номером один. Первый день, указанный в расписании работы как день номер 1, совпадает с датой начала отсчета сменности графика, указанной в поле Дата отсчета формы настройки графика. В нашем примере цикл графика начинается с 01.01.2021. В табличной части укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл первого графика:1 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной;
2 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной;
3 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной. - В поле Длительность рабочей недели указывается продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю). Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период). Длительность рабочей недели будет использоваться при определении нормы, например, для переработок. Но, при условии, если в графике указано, что норма определяется по данному графику. Если же в организации не используется учет переработок или норма учитывается по производственному календарю, то длительность рабочей недели для сменного графика может быть любой.
- В поле Дата отсчета задается дата, с которой начинается цикл графика, т.е. дата первого дня графика. В нашем примере - 01.01.2021.
- Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
18. Автоматически заполненный график работы 1-й смены представлен на рис. 2. Кнопка Записать.
Поскольку при работе во вторую и третью смену часть рабочего времени приходится на ночные часы, то при заполнении графика отдельно указывается, сколько часов в рабочий день приходится на ночное время. В итоговой строке для указанного месяца календаря показывается количество рабочих дней и общее количество ночных часов по графику сменной работы.
При необходимости по ссылке Изменить свойства графика... можно в любой момент вызвать форму Настройка графика работы и уточнить свойства графика.
19. Для формирования печатной формы графика работы 1-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 3).
Настройка графика 2-й смены
Для создания графика работы для 2-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график по кнопке Создать. В поле Наименование укажите название графика (в нашем примере - Смена 2 (швейный цех)) (рис. 4). В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные. Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы. Настройка графика для второй смены такая же, как и для первой, отличие только в расписании работы. В табличной части раздела Расписание работы укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл второго графика:
- 1 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной;
- 2 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной;
- 3 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной.
Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
Получаем автоматически заполненный график 2-й смены (рис. 5). Кнопка Записать.
Для формирования печатной формы графика работы 2-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 6).
Настройка графика 3-й смены
Для создания графика работы для 3-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график по кнопке Создать. В поле Наименование укажите название графика (в нашем примере - Смена 3 (швейный цех)) (рис. 7). В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные. Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы. Настройка графика для третьей смены такая же, как для первой и второй, отличие только в расписании работы. В табличной части раздела Расписание работы укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл третьего графика:
- 1 неделя: с понедельника по пятницу - 2 дневных часа и 5,5 ночных часов, суббота и воскресенье выходной;
- 2 неделя: с понедельника по пятницу - 8 дневных часов, суббота и воскресенье выходной;
- 3 неделя: с понедельника по пятницу - 5 дневных часов и 2 ночных часа, суббота и воскресенье выходной.
Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
Получаем автоматически заполненный график 3-й смены (рис. 8). Кнопка Записать.
Для формирования печатной формы графика работы 3-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 9).
Пример 2
Работа сторожей на складе производится по сменному графику сутки через трое в четыре бригады. Каждая бригада работает в следующие сутки. Начало смены в 6.00, окончание - в 6.00 следующих суток.
Необходимо настроить графики работы в программе.
Настройка графика 1-й смены
Для создания графика работы для 1-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график.
- Раздел Настройка - Графики работы сотрудников.
- Нажмите на кнопку Создать.
- В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.
- Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы.
- В поле Производственный календарь выберите необходимый производственный календарь. Данное поле будет доступно, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием Российская Федерация.
- В разделе Способ заполнения графика установите переключатель в положение По циклам произвольной длины. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с полным циклом сменности с рабочими и нерабочими днями и количеством рабочих часов.
- Флажок При заполнении учитывать праздничные дни установлен по умолчанию. При установленном флажке при заполнении календаря графика учитываются праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час. Если сменная работа должна выполняться и в праздничные дни, флажок снимается. В нашем примере флажок снимите.
- Флажок При заполнении учитывать нерабочие дни установите, если есть периоды, когда организация не работает. При заполнении графика вместо Явки рабочее время заполняется как Оплачиваемые нерабочие дни. Флажок устанавливается автоматически и автоматически обновляется график работы, если в графике установлен флажок Автоматическое обновление по производственному календарю. При расчете зависящих от времени начислений время по новому виду Оплачиваемые нерабочие дни рассчитывается и учитывается наравне с обычной Явкой, включается и в норму, и в фактически отработанное время, в последующие расчеты среднего заработка. Организациям, которые продолжают работать в нерабочие дни, флаг При заполнении учитывать нерабочие дни устанавливать не нужно. В этом случае рабочее время заполнится в графике так, как это было раньше - видом времени Явка.
Какие сделать настройки для начисления заработной платы в нерабочие дни смотрите здесь. - Флажок Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя). Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя. Флажок Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд. При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флажок не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени. Флажок Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флажок Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установлен флажок Используется работа по неполной ставке. А в разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.
- Флажок Суммированный учет рабочего времени устанавливается для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени. В нашем примере флажок установите. Флажок Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флажок Применение почасовой оплаты. Также если на данной закладке установлен флажок Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флажка Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в графике можно указать, какая норма используется при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (раздел Зарплата - Регистрации переработок). В документе Регистрация переработок можно автоматически подсчитать переработки за произвольный период.
- В разделе Виды времени настраивается необходимость учета разных видов явок, ночных, вечерних часов и др. Флажок Явка установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время. Флажки Ночные часы, Вечерние часы, Перерывы для кормления ребенка установите в случае, если график предусматривает работу в ночное и/или вечернее время, и часы работы в ночное и/или вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере, а также, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку. Флажки будут доступны, если аналогичные флажки будут установлены в настройке параметров расчета зарплаты в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний - закладка Почасовая оплата. В нашем примере установите флажок Ночные часы, т.к. по условиям примера сменный график предусматривается работу в ночное время.
- В разделе Расписание работы описывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в табличную часть, но для них указывается нулевое количество рабочих часов. Для возможности автоматического заполнения сменного графика достаточно ввести один полный цикл чередования его рабочих смен и нерабочих дней (в нашем примере цикл 4 дня). Автоматическое заполнение осуществляется циклично, т.е. считается, что после дня с максимальным номером снова следует день с номером один. Первый день, указанный в расписании работы как день номер 1, совпадает с датой начала отсчета сменности графика, указанной в поле Дата отсчета формы настройки графика. В нашем примере цикл графика начинается с 01.01.2021, сотрудники 1 смены работают в первый день четырехдневного цикла сменных работ, продолжают работать и во второй день цикла (время работы после полуночи), третий и четвертый день цикла - нерабочие дни. В табличной части укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл первого графика:1 день цикла: 14 дневных часов и 2 ночных часа;
2 день цикла: 6 ночных часов;
3 день цикла: выходной;
4 день цикла: выходной. - В поле Длительность рабочей недели указывается продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю). Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).
- В поле Дата отсчета задается дата, с которой начинается цикл графика, т.е. дата первого дня графика. В нашем примере - 01.01.2021.
- Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
17. Автоматически заполненный график работы 1-й смены представлен на рис. 2. Кнопка Записать.
При автоматическом заполнении графика производится подсчет количества рабочих часов, приходящихся на каждую дату года, и общее количество ночных часов по графику сменной работы.
При необходимости по ссылке Изменить свойства графика... можно в любой момент вызвать форму Настройка графика работы и уточнить свойства графика.
18. Для формирования печатной формы графика работы 1-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 3).
Настройка графика 2-й смены
Для создания графика работы для 2-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график по кнопке Создать. В поле Наименование укажите название графика (в нашем примере - 2 смена (бригада 2)) (рис. 4). В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные. Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы. Настройка графика для второй смены такая же, как и для первой, отличие только в расписании работы. Сотрудники 2 смены в первый день четырехдневного цикла сменных работ не работают (нерабочий день), работают во второй день четырехдневного цикла сменных работ и продолжают работать в третий день цикла (время работы после полуночи), четвертый день цикла - нерабочий день. В табличной части раздела Расписание работы укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл второго графика:
- 1 день цикла: выходной;
- 2 день цикла: 14 дневных часов и 2 ночных часа;
- 3 день цикла: 6 ночных часов;
- 4 день цикла: выходной.
Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
Получаем автоматически заполненный график 2-й смены (рис. 5). Кнопка Записать.
Для формирования печатной формы графика работы 2-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 6).
Настройка графика 3-й смены
Для создания графика работы для 3-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график по кнопке Создать. В поле Наименование укажите название графика (в нашем примере - 3 смена (бригада 3)) (рис. 7). В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные. Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы. Настройка графика для третьей смены такая же, как и для предыдущих смен, отличие только в расписании работы. Сотрудники 3 смены в первый и во второй день четырехдневного цикла сменных работ не работают (нерабочие дни), работают в третий день четырехдневного цикла сменных работ и продолжают работать в четвертый день цикла (время работы после полуночи). В табличной части раздела Расписание работы укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл второго графика:
- 1 день цикла: выходной;
- 2 день цикла: выходной;
- 3 день цикла: 14 дневных часов и 2 ночных часа;
- 4 день цикла: 6 ночных часов.
Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
Получаем автоматически заполненный график 3-й смены (рис. 8). Кнопка Записать.
Для формирования печатной формы графика работы 3-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 9).
Настройка графика 4-й смены
Для создания графика работы для 4-й смены введите в справочник Графики работы сотрудников новый график по кнопке Создать. В поле Наименование укажите название графика (в нашем примере - 4 смена (бригада 4)) (рис. 10). В поле Год, за который отображается график работы, с помощью кнопок со стрелками выберите рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные. Для настройки свойств данного графика работы нажмите на ссылку Изменить свойства графика..., в результате будет вызвана форма Настройка графика работы. Настройка графика для четвертой смены такая же, как и для предыдущих смен, отличие только в расписании работы. Сотрудники 4 смены работают в первый день четырехдневного цикла сменных работ (время работы после полуночи), второй и третий день цикла - нерабочие дни, работают в четвертый день четырехдневного цикла сменных работ. В табличной части раздела Расписание работы укажите режим работы по дням в течение цикла по кнопке Добавить.
Цикл второго графика:
- 1 день цикла: 6 ночных часов;
- 2 день цикла: выходной;
- 3 день цикла: выходной;
- 4 день цикла: 14 дневных часов и 2 ночных часа.
Завершение настройки свойств графика работы и автоматическое заполнение календаря графика по выполненным настройкам производится по кнопке ОК.
Получаем автоматически заполненный график 4-й смены (рис. 11). Кнопка Записать.
Для формирования печатной формы графика работы 4-й смены нажмите на кнопку График работы (рис. 12).
